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业务洽谈会议记录与合同审查工具指南

一、工具应用场景说明

本工具适用于企业内外部各类业务洽谈场景，包括但不限于：新合作项目对接、现有合作条款修订、服务采购谈判、联合开发协议沟通等。通过系统记录会议关键信息并结构化审查合同条款，可有效避免沟通遗漏、明确权责边界、降低法律风险，同时为后续合同签订、项目执行及争议解决提供依据。特别适用于销售、采购、法务、项目负责等多部门协作场景，保证跨团队信息同步与决策一致。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确目标与资料同步

确定会议核心议题：提前梳理洽谈重点（如合作范围、付款方式、交付周期、违约责任等），明确本次会议需达成的目标（如达成合作意向、确定条款框架等）。

准备背景资料：整理合作方资质文件（如营业执照、过往合作案例）、内部需求文档（如项目SOW、预算审批表），以及初步合同草案（如有），提前发送给参会人员预审。

通知参会人员：明确会议时间、地点（或线上会议）、参会人员（主方需包含业务负责人、法务接口人，客方需对接决策人），并提醒携带相关资料。

（二）会议记录：实时捕捉关键信息

记录基础信息：由专人负责记录，填写会议名称、时间、地点、参会人员（区分主方/客方，记录姓名及职务）、主持人、记录人。

按议程跟踪讨论内容：根据会议议题逐项记录讨论要点，包括：

各方观点陈述（如客方对报价的异议、主方对交付周期的承诺）；

关键数据（如合作金额、阶段性里程碑、付款比例）；

分歧点及初步解决方案（如“客方提出付款周期延长30天，主方同意增加履约保证金作为对价”）。

确认决议与待办事项：会议结束时，逐条梳理已达成一致的决议，明确“做什么（事项）-谁负责（责任人）-何时完成（时间节点）”，并请参会人员现场确认，避免后续争议。

（三）会议纪要整理与分发

核对与补充信息：会后2个工作日内，记录人根据会议记录核对参会人员名单、决议内容及待办事项，补充遗漏细节（如未当场明确的条款，需及时与相关负责人确认）。

形成正式纪要：按模板整理会议纪要，语言简洁客观，避免主观评价，重点标注“决议事项”“待办事项”及“附件清单”（如会议PPT、签署的备忘录等）。

审批与分发：经主方业务负责人及法务接口人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门（如财务、法务、项目管理部），并要求签收确认，保证信息同步。

（四）合同审查：基于纪要逐项把关

对照会议纪要核对条款：以会议决议为基础，审查合同条款是否准确反映洽谈结果，重点关注：

主体信息：合同方名称、统一社会信用代码、法定代表人是否与资质文件一致；

核心条款：合作范围、标的物描述、质量标准、交付时间、付款方式及节点、违约责任、知识产权归属等是否与会议纪要一致；

风险条款：争议解决方式（管辖法院/仲裁机构）、保密范围、不可抗力定义、合同解除条件等是否存在法律漏洞。

标记问题并汇总意见：对不一致或存在风险的条款，用“审查意见”标注具体问题（如“合同第3.2条约定付款周期为60天，但会议纪要明确为45天，需修订”），并附修改建议，形成《合同审查表》。

跨部门沟通与修订：将审查表反馈至业务部门确认业务逻辑，法务部门确认法律合规性，由业务方与合作方沟通修订，直至条款无争议。

（五）合同签订与归档

最终版本确认：修订后的合同经双方业务及法务负责人双签确认，形成最终版本。

归档管理：将会议纪要、合同审查表、最终合同文本、双方资质文件等整理归档，注明“项目名称-合同编号-日期”，保存期限不少于合同履行结束后5年，保证可追溯。

三、核心模板工具

（一）业务洽谈会议记录模板

会议基本信息

会议名称

会议时间

会议地点

（线上/线下，线下需填写具体地址）

线上会议

主方参会人员

姓名：（职务：业务经理）姓名：（职务：法务专员）

客方参会人员

主持人

姓名：*（职务：）

记录人

会议议程与讨论内容

议题一：合作范围确认

-主方提出合作内容包括A、B、C三项服务，客方同意增加D项（详见附件《服务清单》）。-分歧点：客方要求D项服务需额外增加2名技术人员，主方同意但报价上浮5%（客方认可）。

议题二：付款方式

-原约定“签约付30%，验收付70%”，客方提议“分三期付款：签约付20%，中期里程碑付40%，验收付40%”。-决议：调整为客方提议的三期付款，中期里程碑定义为“项目完成60%并提交测试报告”。

议题三：违约责任

-主方要求“逾期交付每日按合同总额0.1%支付违约金”，客方要求上限为合同总额5%。-决议：采纳客方意见，违约金上限5%，同时增加“因不可抗力导致的逾期不视为违约”条款。

决议事项汇总

序号

决议内容

1

合作范围包含A、B、C、D四项服务，D项报价上浮5%

2

付款方式调整为三期：签约20%、中期40%、验收40%

3

违约金上限5%，不可抗力条款补充进合同

附件清单|1.《服