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采购订单与供应商评估工具模板使用指南
一、适用场景与价值
常规物料采购：如生产原料、办公用品、标准件等需长期、稳定供应的物资；
项目专项采购：如工程建设、设备安装等涉及多批次、多品类物料的采购项目；
供应商合作优化：对现有供应商的履约能力进行量化评估，为后续合作决策提供依据。
通过标准化流程与工具，可提升采购效率、降低合规风险，同时推动供应商管理从“经验驱动”向“数据驱动”转型。
二、操作流程详解
步骤1：采购需求确认与供应商筛选
需求明确：由需求部门（如生产部、行政部）提交《采购申请单》，注明物料名称、规格型号、需求数量、质量标准、交货时间及预算上限，经部门负责人*审批后传递至采购部门。
供应商初选：采购部门根据物料特性（如技术要求、供应周期），从合格供应商库中筛选3-5家候选对象，优先选择历史合作良好、资质齐全的供应商。若需新增供应商，需完成《供应商准入评估表》（包含营业执照、生产许可证、质量体系认证等资质审核）。
步骤2：采购订单与审批
订单信息录入：采购员根据确认的需求及供应商报价，在《采购订单模板》中填写完整信息，包括：订单编号（格式：PO-年月日-流水号）、供应商全称及联系方式、物料明细（名称、规格、单位、数量、单价、金额）、交货地点、交付时间、付款方式（如“月结30天”）、质量验收标准等。
内部审批：订单需按审批层级流转，采购经理审核价格合理性及交货周期，财务部审核预算匹配度，最终由采购总监*签字确认。审批完成后，订单加盖公司公章，通过书面形式或加密电子版发送至供应商。
步骤3：订单执行与履约跟踪
交付确认：供应商按订单约定交付物料后，需求部门需在3个工作日内完成数量清点与质量验收，填写《物料验收单》，注明合格数量、不合格项（如外观瑕疵、功能不符）及处理意见（如退货、换货）。
异常处理：若出现延迟交货、质量不达标等问题，采购部门需第一时间与供应商沟通，明确责任方及解决方案（如赔偿、后续订单扣减），并记录《采购异常处理表》。
步骤4：供应商绩效评估
评估周期：按月度/季度/年度（根据物料重要性确定）对合作供应商进行评估，评估结果作为续约、订单分配或淘汰的依据。
数据收集：从采购订单系统、验收记录、异常处理表中提取供应商关键绩效数据，包括：交货准时率（=准时交货次数/总交货次数×100%）、物料合格率（=验收合格数量/总交付数量×100%）、问题响应速度（从提出问题到收到解决方案的平均时长）、价格竞争力（与市场均价对比）等。
评分与评级：根据《供应商评估表》对各项指标量化评分（如质量占比40%、交货占比30%、服务占比20%、价格占比10%），总分≥90分为“优秀”，80-89分为“良好”，70-79分为“合格”，＜70分为“待改进”。评估结果需经采购经理及需求部门负责人共同确认。
步骤5：结果应用与档案归档
结果应用：对“优秀”供应商可增加订单份额或给予付款优惠；对“待改进”供应商发出整改通知，连续两次评估不达标则启动淘汰流程；对“合格”供应商维持现有合作，针对性提出改进建议。
档案归档：将采购订单、验收单、评估表、异常处理表等资料整理归档，保存期限不少于3年，保证采购过程可追溯。
三、模板结构设计
表1：采购订单模板
字段名称
填写说明
示例
订单编号
格式：PO-年月日-流水号（如PO001）
PO001
供应商名称
全称与营业执照一致
XX科技有限公司
供应商联系方式
电话、地址（无需邮箱）
，地址：XX市XX区
需求部门
提出采购申请的部门
生产部
物料明细
按行填写名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（需含税）
名称：钢材，规格：Φ10mm，单位：kg，数量：1000，单价：5.2元，金额：5200元
交货地点
详细收货地址
XX市XX区工厂仓库
交付时间
年月日（精确到天）
2023年10月15日
付款方式
如“货到付款30天”“月结60天”
月结30天
质量验收标准
国家标准、行业标准或企业技术规范
GB/T700-2006
订单金额（大写）
中文大写
伍仟贰佰元整
审批人
采购总监签字
手写签名：*
订单日期
创建订单的年月日
2023年10月1日
表2：供应商评估表（季度）
供应商名称
XX科技有限公司
评估周期
2023年Q3
评估维度
指标说明
评分标准
得分
质量表现（40分）
物料合格率
≥98%：40分；95%-97%：30分；90%-94%：20分；＜90%：0分
35分（合格率96%）
交货履约（30分）
交货准时率
100%：30分；95%-99%：20分；90%-94%：10分；＜90%：0分
25分（准时率96%）
服务响应（20分）
问题响应速度（≤24小时响应）
24小时内响应：20分；48小时：10分；＞48小时：0分
18分（
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