企业电子档案管理制度文本.docxVIP

第一章总则

第一条目的与依据

为规范本企业电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，提高档案管理效率和利用水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。

第二条定义

本制度所称电子档案，是指本企业在生产经营、管理、研发等各项活动中直接形成的，具有保存价值的数字形态的记录，包括文字、图表、图像、音频、视频、数据库等不同形式。

第三条适用范围

本制度适用于企业各部门及全体员工在工作中形成、接收、处理和保管的各类电子档案。企业控股子公司可参照执行，或根据实际情况另行制定，但需向企业档案管理部门备案。

第四条基本原则

电子档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：确保电子档案的内容真实可靠，与形成时的原始状态一致，其形成、流转、修改等过程可追溯。

（二）完整性原则：保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据的完整无缺。

（三）可用性原则：确保电子档案在规定的保管期限内，能够被准确检索、读取和理解，并符合规定的利用要求。

（四）安全性原则：采取必要的技术和管理措施，保障电子档案的信息安全，防止未经授权的访问、篡改、泄露和丢失。

（五）全程管理原则：对电子档案从形成、流转、归档、保管到利用、鉴定、销毁的整个生命周期进行全过程管理。

（六）分类管理原则：根据电子档案的内容、性质、重要程度和利用需求进行科学分类和有序管理。

第二章管理机构与职责

第五条管理机构设置

企业设立档案工作领导小组，由企业分管领导任组长，成员包括各主要业务部门负责人及档案管理部门负责人。档案工作领导小组负责统筹规划企业档案工作，协调解决档案管理中的重大问题。

企业档案管理部门（可设在办公室或行政部等综合管理部门）为电子档案管理的日常工作机构，配备专职或兼职档案管理人员，负责电子档案的具体管理工作。

第六条档案管理部门职责

档案管理部门主要履行以下职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善企业电子档案管理制度及相关工作细则。

（二）负责企业电子档案管理系统的建设、维护和推广应用。

（三）指导和监督各部门电子文件的形成、积累、整理和预归档工作。

（四）负责电子档案的接收、审核、著录、分类、保管、统计、利用和鉴定销毁工作。

（五）组织开展电子档案的安全保密和备份工作，确保电子档案的长期可读和安全存储。

（六）组织档案管理人员的业务培训，提高其专业素养和操作技能。

（七）负责企业历史电子档案的数字化转换及管理工作（如适用）。

（八）参与企业重要活动、重大项目的电子文件材料归档验收工作。

第七条各业务部门职责

各业务部门是电子文件形成和预归档的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门电子文件的管理工作，其主要职责包括：

（一）在日常工作中，按照本制度及相关规范要求，规范形成、收集和积累本部门业务活动中产生的电子文件。

（二）对本部门形成的电子文件进行整理、鉴定和预归档，并定期向档案管理部门移交。

（三）配合档案管理部门开展电子档案的利用和检查工作。

（四）对本部门兼职档案员进行业务指导和监督。

第八条员工职责

企业全体员工在工作中形成的具有保存价值的电子文件，均有义务按规定及时整理、提交给本部门兼职档案员或直接向档案管理部门归档。员工应自觉遵守电子档案管理的各项规定，爱护电子档案，保守档案秘密。

第三章电子文件的形成与归档

第九条电子文件的形成与积累

各部门及员工在业务活动中形成电子文件时，应确保其真实性、完整性和有效性。电子文件的格式应符合国家及行业相关标准，优先选用通用、开放、稳定的格式。文件命名应规范统一，能够准确反映文件内容和特征。

电子文件形成后，形成者应及时进行积累，确保不丢失、不损坏。对于重要的电子文件，应同时保存其形成背景信息和修改记录。

第十条电子文件的归档范围

电子文件的归档范围参照本企业纸质档案的归档范围执行，主要包括但不限于：

（一）企业设立、变更、注销等相关的批准文件、登记证书、章程、合同协议等。

（二）企业发展规划、战略决策、年度计划、工作总结、会议纪要等。

（三）财务管理、人力资源管理、物资管理、生产经营、市场营销、研发创新等各项业务管理活动中形成的具有保存价值的电子文件。

（四）对外行文、收文及相关处理记录。

（五）重要的会议材料、培训资料、宣传报道等。

（六）其他按照规定应当归档的电子文件。

第十一条电子文件的归档时间

电子文件的归档时间一般为：

（一）具有年度总结性、计划指导性的文件，在年度终了后规定时间内归档。

（二）项目类文件，在项目完成或告一段落后规定时间内归档。

（三）日常事务性文件，可按月、季或半年度定期归档。

（四）合同协议、重要审批文件等，在办理完毕后及时归档。

具体归档时限由档案管理部门根据文件类型和业务特点另行