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采购订单审批流程及表单规范

一、适用范围与核心价值

本规范适用于企业内部所有采购订单的审批管理，涵盖原材料、设备、办公用品、服务外包等各类采购场景。通过标准化审批流程与表单设计，实现采购需求的合规性、预算可控性及责任可追溯性，保证采购活动高效、透明，同时降低运营风险，支持企业资源合理配置。

二、审批流程全步骤详解

（一）需求发起与表单填写

发起主体：由采购需求部门（如生产部、行政部、项目部）申请人*发起，填写《采购订单审批表》（见模板部分）。

填写要求：

明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价，保证信息准确无误；

附件需包含《采购需求说明书》（说明采购必要性、用途）、至少3家供应商比价记录（或单一来源采购说明）、相关合同/技术协议（如适用）；

预算编码需与财务预算系统关联，保证预算余额充足。

（二）部门负责人初审

审核内容：需求部门负责人*对采购需求的合理性、必要性进行审核，重点确认：

采购内容是否符合部门年度工作计划；

数量、规格是否与实际需求匹配；

预算是否在部门可控范围内。

输出结果：通过后签字确认；不通过则退回申请人*并注明修改意见。

（三）采购部门合规性审核

审核主体：采购部专员及采购经理。

审核内容：

供应商资质：审核供应商营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）是否齐全有效；

价格合理性：对比历史采购价格、市场价格或招标结果，确认报价公允；

采购方式合规性：根据金额及采购类型（如集中采购、分散采购）确认是否符合企业《采购管理办法》规定的流程（如招标、询比价、竞争性谈判等）。

输出结果：合规通过则签署意见；不合规则要求需求部门补充材料或重新选择供应商。

（四）财务部门复核

审核主体：财务部成本会计及财务经理。

审核内容：

预算核对：确认采购总金额是否在预算额度内，超预算部分需附《预算调整申请表》；

付款条款：审核付款方式、账期是否与企业财务政策一致（如预付款比例、发票要求等）；

成本合理性：对大额采购进行成本效益分析，避免资源浪费。

输出结果：通过后签字确认；不通过则退回采购部门并说明理由。

（五）分管领导/总经理审批

审批层级：根据采购金额划分审批权限（示例）：

金额≤5万元：分管采购副总*审批；

5万元＜金额≤20万元：总经理*审批；

金额＞20万元：提交总经理办公会集体审议。

审批重点：结合采购战略、业务重要性及资金状况，最终审批订单生效。

（六）订单与下达

操作主体：采购部专员*根据审批通过的《采购订单审批表》，在ERP系统中正式采购订单，编号规则为“PO-年份-部门代码-序号”（如PO-2024-CG-001）。

下达要求：订单需加盖采购专用章，通过书面或电子方式送达供应商，并同步抄送需求部门、财务部备案。

（七）执行跟踪与归档

跟踪主体：采购专员*负责跟踪订单交付进度，协调供应商按时送货/提供服务，需求部门配合验收。

验收确认：货物/服务送达后，需求部门需在3个工作日内完成验收，填写《验收单》，注明数量、质量是否符合要求，并签字确认。

归档管理：审批完成的《采购订单审批表》《验收单》《供应商资质文件》等资料由采购部统一整理归档，保存期限不少于5年。

三、采购订单审批表模板

基本信息

申请部门

申请人

申请日期

年月日

采购类型□原材料□设备□办公用品□服务外包□其他（请注明）

预算编码

预算金额（元）

实际申请金额（元）

采购明细

规格型号

单位

数量

单价（元）

总价（元）

供应商名称

供应商联系人及电话

交货期

交货地点

合计金额（大写）

审批流程

部门/岗位

审批意见

签字

日期

需求部门审核

负责人*

采购部审核

专员*

经理*

财务部审核

成本会计*

经理*

分管领导/总经理审批

分管副总/总经理

验收确认

需求部门验收人*

附件清单

□需求说明书□比价记录□供应商资质□合同草案□其他：

备注

（如紧急采购、单一来源采购原因说明等）

四、关键执行要点

信息真实性：申请人需对提交的采购需求、供应商信息及附件材料的真实性负责，虚报、瞒报将按企业相关规定追责。

审批时效：各审批环节需在2个工作日内完成反馈（紧急采购可缩短至1个工作日，需在备注中注明“紧急”并经分管领导*签字确认）。

紧急采购处理：因生产急需等特殊情况无法走正常流程的，可先由需求部门负责人口头申请，分管副总审批后，采购部先行下单，但需在3个工作日内补全审批手续。

变更管理：采购订单后如需变更数量、价格或交期，需重新提交《采购订单变更申请表》，经原审批流程审核后方可执行。

供应商管理：采购部需定期对合作供应商进行评估（每季度一次），评估结果作为后续采购合作的依据，对不合格供应商及时清退。

合规禁止：严禁审批流程中“先执行后审批”“越级审批”或“简化审批环节”，保证每笔采购均有