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法律事务部合同管理规范指南

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本指南。本指南旨在为公司各部门及员工提供合同管理全流程的操作指引，确保合同管理工作的专业化、标准化与规范化。

（二）适用范围

本指南适用于公司及所属各单位对外签订、履行的各类合同、协议、备忘录以及其他具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的管理。公司内部管理性文件的制定与执行，不适用本指南。

（三）基本原则

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规定。

2.风险控制原则：以事前防范为核心，强化合同风险识别、评估与应对，确保合同条款严谨，最大限度降低法律风险。

3.效率与效益原则：在确保合规与风险可控的前提下，优化合同管理流程，提高合同审批与履行效率，保障公司经营目标实现。

4.权责明晰原则：明确各部门在合同管理中的职责分工，确保各司其职、各负其责，协同配合。

二、合同立项与谈判阶段

（一）项目可行性与风险评估

业务部门在发起合同前，应对项目的商业可行性、市场风险、政策风险等进行初步评估，并形成书面评估意见。对于重大或高风险项目，应组织跨部门（包括法律事务部）进行联合评审。

（二）合同相对方资信调查

1.业务部门负责对合同相对方的主体资格、经营范围、履约能力、商业信誉、财务状况、涉诉情况等进行必要的资信调查。

2.法律事务部可提供资信调查的方法指导与必要的支持，对于重要或首次合作的相对方，应要求其提供相关资质证明文件。

3.经调查发现相对方资信状况不佳或存在重大潜在风险的，业务部门应审慎合作，并及时向公司管理层及法律事务部报告。

（三）谈判策略与法律支持

1.业务部门应根据项目情况制定谈判策略，明确核心商业条款与可让步条款。

2.法律事务部应在谈判前介入，提供法律意见，协助业务部门理解法律风险点，并可根据需要参与重大合同的谈判过程，特别是涉及法律风险的条款谈判。

三、合同起草与审核

（一）合同起草要求

1.优先使用标准文本：公司已制定标准合同文本的，应优先采用。标准合同文本由法律事务部根据法律法规变化及公司业务发展情况定期修订。

2.非标准文本起草：无标准文本的，由业务部门或法律事务部根据交易实际情况起草。起草时应确保合同目的明确，条款完整、具体、严谨，权利义务对等，语言表述准确、无歧义。

3.主要条款完整性：合同一般应包含当事人基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。根据交易特性，还可增加保密、知识产权、不可抗力、通知与送达等条款。

（二）合同审核流程与职责

1.业务部门初审：合同起草完毕后，业务部门负责人应对合同的商业条款、技术条款的真实性、准确性、可行性进行审核，并对合同的履行负责。

2.相关职能部门审核：根据合同性质及内容，涉及财务、技术、风控、合规等其他职能部门职责的，应提交相关部门进行专业审核。

3.法律事务部审核：法律事务部主要负责对合同的合法性、合规性、条款严谨性、风险控制措施的有效性进行审核，提出法律修改意见。审核重点包括：

*合同主体资格及签约权限；

*合同内容是否违反法律、行政法规的强制性规定；

*合同条款是否完备、逻辑是否清晰、权利义务是否明确；

*违约责任是否具有可操作性；

*争议解决方式的选择是否合理；

*知识产权、保密义务等特殊条款的设定。

4.审核反馈与修改：各审核部门应在规定时限内完成审核并书面反馈意见。业务部门应根据审核意见对合同进行修改，对有异议的审核意见，应与审核部门充分沟通协调。

四、合同签署与用印管理

（一）签署权限与授权

1.公司法定代表人是公司对外签约的全权代表。

2.法定代表人可根据公司章程及相关规定，授权其他人员代为签署特定类型或金额的合同。授权委托书应明确授权范围、权限期限，并由法定代表人签署。

3.签约人应在授权范围内签署合同，超越授权范围的签署行为，须经法定代表人书面追认方为有效。

（二）用印规范

1.合同文本经最终审核确认无误后，方可申请用印。

2.用印前应核对合同文本是否为最终审定版，签署是否完整、规范。

3.公司公章、合同专用章的使用管理应严格遵守公司印章管理规定，履行审批手续。

4.严禁在空白合同、空白纸张或内容未确定的合同草本上加盖公司印章。

（三）签署后的文本管理

1.合同签署后，应确保合同文本份数充足，通常包括公司留存份、对方留存份，必要时报送相关部门备案。

2.合同原件由档案管理部门（或指定部门）统一归档保存，业务部门可留存复印件或扫描