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采购合同管理规范及模板

一、适用范围与业务场景

本规范及模板适用于企业各类采购业务中的合同管理环节，涵盖原材料采购、设备采购、服务采购（如技术服务、运维服务等）等场景。无论是常规性日常采购还是一次性项目采购，均需通过标准化合同管理流程明确双方权责、保障交易安全、防范潜在风险，保证采购活动合规、高效完成。

二、标准化操作流程

（一）采购需求确认

发起需求：业务部门根据生产经营或项目需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，部门负责人*签字确认后提交至采购部门。

需求审核：采购部门对接需求部门，确认采购需求的合理性、必要性与预算匹配度，重点核查技术参数是否清晰、交付时间是否可行，形成《采购需求审核意见》反馈至需求部门。

（二）供应商选择与商务洽谈

供应商寻源：采购部门通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家合格供应商）等方式确定候选供应商，优先选择纳入合格供应商名录的单位，并核查供应商的营业执照、相关资质证书（如生产许可证、经营许可证等）的有效性。

商务洽谈：与候选供应商就采购价格、交付周期、付款方式、运输方式、售后服务、违约责任等商务条款进行沟通洽谈，形成《商务洽谈记录》，明确双方初步合作意向。

（三）合同起草与内部评审

合同起草：采购部门根据《采购需求申请表》及《商务洽谈记录》，使用本规范附件《采购合同模板》起草合同文本，保证合同内容完整、条款清晰，包括但不限于：合同主体信息、采购标的、数量与质量标准、价款与支付方式、交付与验收、违约责任、争议解决方式等。

内部评审：

法务评审：法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性，是否存在法律风险（如格式条款是否公平、违约责任是否明确等），出具《法务评审意见》；

财务评审：财务部门审核合同金额与预算的一致性、付款方式的合理性（如预付款比例、质保金约定等），保证资金支付流程可控，出具《财务评审意见》；

业务部门复核：需求部门确认合同技术参数、交付时间等是否符合实际需求，出具《业务复核意见》。

评审通过后，由采购部门汇总意见修改合同文本；评审未通过的，退回采购部门与供应商重新协商调整。

（四）合同审批与签订

审批流程：修改后的合同文本按审批权限逐级报批，一般流程为：采购部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理*（根据企业权限设置调整）。

用印与签订：审批通过的合同，由采购部门加盖合同专用章（或公章），供应商需加盖单位公章及法定代表人签字（或授权代表签字），保证合同签署主体与合同主体一致。合同一式多份（通常至少3份，买卖双方各执1份，采购部门存档1份），双方各执部分具有同等法律效力。

（五）合同履行与交付验收

交付跟踪：采购部门负责跟踪供应商履约进度，督促供应商按合同约定时间、地点交付标的物，并提前通知需求部门做好接收准备。

验收确认：

数量验收：需求部门对照合同清单核对交付物品/服务的数量是否一致；

质量验收：按合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术图纸等）进行检验，必要时可委托第三方检测机构出具检测报告；

验收结果：验收合格后，需求部门填写《采购验收单》，由验收人*签字确认；验收不合格的，需及时通知采购部门，根据合同约定（如换货、退货、索赔等）处理，并形成《不合格品处理记录》。

（六）合同付款与结算

付款申请：采购部门根据《采购验收单》、合同约定的付款条件（如“验收合格后30日内支付合同总额90%”），填写《付款申请单》，附合同复印件、验收单、发票（如需）等资料，按财务审批流程报批。

资金支付：财务部门审核无误后，通过银行转账等方式向供应商支付款项，保证支付信息与合同约定一致（如收款账户、账号等）。

（七）合同变更、解除与归档

变更与解除：

合同履行过程中如需变更（如数量调整、交付时间延期等），双方应协商一致并签订《合同变更协议》，明确变更内容、责任及费用调整等；

因不可抗力或供应商违约导致合同无法履行的，需按合同约定解除合同，并由采购部门牵头处理善后事宜（如退货、赔偿等），形成《合同解除协议》。

归档管理：合同签订后，采购部门将合同正本、审批文件、评审意见、验收单、付款凭证等资料整理成册，编号归档（档案编号规则：年份+采购部门简称+合同序号，如“2024采-001”），保存期限不少于合同履行结束后5年，保证档案完整、可追溯。

三、合同模板及填写指引

采购合同模板

合同编号：__________

甲方（采购方）：________________________

统一社会信用代码：________________________

法定代表人：____________________________

地址：__________________________________

联系人：*_____