会议记录与决策执行跟进表会议要点与行动项对应版.docVIP

会议记录与决策执行跟踪表（会议要点与行动项对应版）使用指南

一、适用工作场景

本工具适用于各类需产出明确结论及后续行动的会议场景，尤其适合需要跨部门协作、任务落地跟踪的工作场景，具体包括：

项目例会：同步项目进度、解决卡点、明确下一阶段任务及责任人；

部门协调会：跨部门资源对接、流程优化决策，避免责任推诿；

专题研讨会：针对特定议题（如产品迭代、市场策略）形成结论并拆解为可执行动作；

复盘总结会：回顾阶段工作成果与问题，提炼经验并转化为改进行动；

决策评审会：对重要方案（如预算审批、合作方案）达成共识后，跟踪决策落地情况。

通过本工具，可保证会议结论不遗漏、行动项可追溯、执行进度可视化，提升会议效率与决策落地率。

二、工具使用步骤详解

（一）会前准备：明确会议目标与框架

梳理会议议程：提前与主持人确认会议核心议题（如3-5个关键议题），明确每个议题的讨论目标（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门数据对接问题”）。

准备基础材料：收集与议题相关的背景资料（如项目数据、方案初稿），提前1天发送给参会人，保证与会者提前熟悉内容，减少会议中重复说明时间。

准备工具模板：提前打印或创建电子版“会议记录与决策执行跟踪表”（见第三部分模板），标注“会议基本信息”“会议要点”“行动项”等核心模块，方便记录时快速填写。

（二）会议记录：聚焦要点与结论

会议中需重点关注“议题讨论结论”和“待办行动”，避免记录大量无关细节。具体操作：

按议题分段记录：根据会议议程，逐个议题记录讨论过程，优先保留“关键结论”（如“确定优先级为A、B、C三项”“同意采用方案二”），而非“谁发言了什么”。

区分“结论”与“讨论过程”：对每个议题，先记录最终结论（结论需明确、无歧义，如“由技术部负责开发客户反馈模块，而非市场部提案的积分模块”），再简要记录支撑结论的关键理由（如“客户反馈中‘功能实用性’提及率68%，高于积分功能的23%”）。

标记“待行动项”：当会议中明确“谁做什么、何时完成”时，立即在“行动项”模块标注，并关联对应议题（如“议题1：客户反馈功能优化”下标注“行动项1：技术部负责完成需求文档初稿”）。

（三）行动项拆解：保证可执行、可跟踪

会议结束后1小时内，需对记录的“行动项”进行标准化拆解，保证每个行动项包含以下核心要素（避免“尽快完成”“跟进一下”等模糊表述）：

任务描述：具体做什么（如“完成客户反馈功能需求文档”，而非“处理客户反馈”）；

关联议题：对应哪个会议结论（如“关联议题1：客户反馈功能优化”）；

负责人：唯一责任人（避免“多人负责”，确需协作时明确第一负责人，如“主导，协助”）；

截止时间：具体日期+时间节点（如“2023-10-1518:00前”，而非“下周”）；

交付物：需提交的成果（如“需求文档V1.0（含功能清单、原型图）”）；

优先级：高/中/低（根据会议结论或业务紧急程度标注，如“高：需配合Q3产品上线”）。

（四）会后整理：表格填写与分发

完善表格内容：将会议记录的“要点”与拆解后的“行动项”对应填入模板，保证“议题-结论-行动项”逻辑闭环（如“议题1的结论→对应行动项1、2、3”）。

标注“状态”字段：初始状态默认“未开始”，若会议中已明确启动，可标注“进行中”。

分发与确认：会议结束后2小时内，将表格发送给所有参会人及相关部门负责人，并行动项负责人确认“任务描述、截止时间、交付物”无歧义，避免理解偏差。

（五）跟踪更新：定期检查与闭环管理

日常跟踪：行动项负责人需在截止时间前1天，在表格“进度更新”栏填写当前进展（如“需求文档已完成80%，待确认用户角色权限”），并会议发起人或指定跟踪人（如*项目经理）。

节点复盘：对截止时间在“本周/本月”的行动项，每周/每月组织简短复盘会（10-15分钟），重点检查“未完成”原因（如资源不足、需求变更），并明确调整方案（如“截止时间顺延至10-20，*市场部需同步提供用户画像数据”）。

闭环归档：行动项完成后，负责人需在“完成情况”栏填写结果（如“需求文档已通过*产品经理评审，邮件确认”），并交付物附件，状态更新为“已完成”。若未完成，需说明原因及后续计划，状态标注“逾期-需协调”。

三、标准化模板表格

表1：会议基本信息

项目

内容

会议名称

Q3产品迭代需求评审会

会议时间

2023-10-1014:00-16:00

会议地点

3楼会议室A（线上会议：腾讯会议号56）

主持人

（产品部经理）

记录人

（项目助理）

参会人

（技术部）、赵六（市场部）、孙七（运营部）

会议目标

确定Q3产品迭代优先级，明确各功能模块负责人及时间节点

表2：会议要点与行动项对应表

序号

议题主题

会议要点（结论/关键讨论）

对应行动项

负责人

截止时间

优先级

交付物

状态

进度更新（负责人