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财务报销流程及规范操作指引

一、引言

财务报销作为企业日常运营中的一项基础且关键的工作，直接关系到企业资金的规范使用、成本的有效控制以及财务信息的真实准确。为进一步加强公司财务管理，明确报销流程，规范报销行为，提高工作效率，确保各项费用支出符合国家法律法规及公司内部管理制度要求，特制定本指引。本指引旨在为公司全体员工提供清晰、可操作的报销指导，确保每一笔费用都经得起检验，共同维护公司的经济秩序和整体利益。

二、报销事前准备

在费用发生之前，充分的准备工作是确保报销顺利进行的首要环节，不仅能有效避免后续不必要的麻烦，也是实现费用合理控制的基础。

（一）费用预算与事前申请

各项费用支出应遵循“先预算、后支出”的原则。对于有明确预算控制的费用项目，员工应在预算范围内安排支出。对于一些特定类型的费用，如业务招待费、差旅费中的非常规行程、大额采购等，通常需要在费用发生前履行事前申请或审批程序。员工需提前填写相应的申请单据，说明费用发生的事由、预计金额、时间等信息，按规定权限报请相关负责人审批。未经事前审批或超出预算的费用，原则上不予报销，特殊情况需提供充分理由并经更高层级审批。

（二）原始凭证的获取与规范

原始凭证是报销业务的唯一合法依据，其真实性、合法性和完整性直接决定了报销的有效性。员工在发生费用时，务必主动向对方索取符合规定的原始凭证，主要为发票。

1.发票基本要求：

*必须是国家税务部门监制的正规发票，印有清晰的发票监制章。

*发票抬头必须完整、准确地填写公司法定全称，不得简写或错写。

*发票内容应详实，包括：开票日期、服务或商品名称、规格型号（如适用）、单位、数量、单价、金额（大小写必须一致且清晰）。购买商品较多时，若发票无法详尽列出，应附对方出具的详细购物清单，并加盖与发票一致的销货单位印章。

*发票税率及税额（如适用）应规范填写。

*发票不得涂改、挖补、刮擦，如有填写错误，应由开票方重新开具。

2.其他原始凭证：除发票外，根据费用性质可能还需要其他辅助凭证，如：

*差旅费中的行程单（机票、火车票等）、住宿费明细、会议通知等；

*外部培训费的培训通知、协议等；

*采购物品的验收单、入库单等。

三、报销单的规范填报

在各项费用发生并取得合规原始凭证后，员工应及时、准确地填写公司统一格式的《费用报销单》或通过指定的线上报销系统进行填报。

（一）填写要求

1.信息完整准确：报销单上的各项栏目，如报销部门、报销人、报销日期、费用所属项目（如有）、费用事由（需简明扼要描述费用发生的具体业务背景和用途）、附件张数等，均需填写完整、准确、清晰。

2.费用归类清晰：根据费用的性质，准确选择费用科目或费用类型（如差旅费、办公费、业务招待费、交通费等），不同类型的费用应分别填写报销单或在同一报销单上分栏列明，便于财务核算与统计分析。

3.金额填写规范：

*各项费用的金额应与所附原始凭证的金额保持一致，并准确计算合计金额。

*大小写金额必须同时填写，且大小写金额必须一致。大写金额应顶格书写，小写金额前需加人民币符号“￥”。

4.字迹工整：如为手工填写，需使用蓝黑或黑色墨水笔，字迹清晰、工整，不得潦草。线上填报则需确保录入信息无误。

（二）附件的整理与粘贴

原始凭证是报销单的重要组成部分，其整理和粘贴的规范性直接影响报销审核效率。

1.分类整理：将同一报销单对应的原始凭证按费用类别或时间顺序进行分类整理。

2.规范粘贴：

*应使用公司统一的报销粘贴单或干净的A4纸张作为粘贴底纸。

*将原始凭证自右向左、由上至下，鱼鳞式平铺粘贴在粘贴单上，确保凭证稳固，不易脱落。

*粘贴时应注意留出凭证的左边或左上角空白区域，以便装订成册。

*较小的原始凭证（如定额发票、停车票等）应均匀排列，避免重叠粘贴，确保每张凭证的关键信息（如金额、发票代码、发票号码）清晰可见。

*原始凭证的金额部分不得被覆盖或折叠。

*附件张数应与报销单上填写的附件张数一致（通常以自然张数计算）。

四、审批流程的规范执行

报销单填写完毕并附上原始凭证后，应按照公司规定的审批权限和审批流程，依次报请相关负责人审批。

（一）审批权限与流程

公司会根据费用性质、金额大小及部门层级设定不同的审批权限和审批路径。员工需熟知并严格遵守。一般审批流程可能包括：

1.报销人所在部门负责人审批：部门负责人对本部门员工报销费用的真实性、合理性及业务相关性进行审核。

2.财务部门审核：财务部门是费用报销的专业审核环节，主要审核原始凭证的合规性、完整性，报销金额的准确性，报销单填写的规范性，费用列支的合理性及是否符合公司财务制度规定等。

3.更高层级审批：根据费用金额或公司规定