企业信息管理制度框架模版.docVIP

企业信息管理制度框架模版

一、制度目的与适用范围

本制度旨在规范企业内部信息的产生、采集、存储、使用、共享及销毁等全生命周期管理，保证信息的准确性、完整性、安全性和合规性，为企业战略决策、业务运营及风险控制提供可靠的信息支撑。

适用范围：本制度适用于企业各部门、全体员工（含正式员工、实习生、外包人员）及外部合作方（如需接触企业信息），涵盖企业在经营管理活动中产生的各类信息，包括但不限于业务数据、客户资料、财务记录、技术文档、人事档案、合同协议等。

二、信息分类与分级管理

（一）信息分类

根据信息属性及业务场景，企业信息分为以下类别：

业务信息：与核心业务相关的数据，如客户信息（含联系方式、需求记录）、供应商信息、产品/服务信息、销售数据、市场调研报告等。

管理信息：企业内部运营管理相关的数据，如人事信息（含员工基本信息、绩效记录）、财务信息（含预算、成本、报销数据）、行政信息（含会议纪要、制度文件、资产台账）等。

技术信息：技术研发、知识产权相关的数据，如研发项目文档、技术方案、专利申请材料、系统、测试数据等。

合规信息：法律法规及监管要求相关的数据，如审计报告、许可证件、合规性审查记录、合同协议中的法律条款等。

（二）信息分级

根据信息敏感程度及泄露后可能造成的影响，信息分为以下四级：

密级

定义

示例

管理要求

公开级

可向外部公开，泄露后不会对企业造成负面影响

企业官网公开信息、宣传手册

可通过企业官网、宣传资料等渠道公开，无需特殊审批

内部级

仅限企业内部使用，泄露可能对企业运营造成轻微影响

内部通知、部门工作计划

通过内部办公系统流转，禁止向外部泄露，复制需经部门负责人审批

秘密级

仅限特定岗位人员接触，泄露可能对企业造成较大经济损失或声誉损害

未公开的财务数据、客户核心需求

加密存储，访问需经部门负责人及分管领导审批，禁止携带出办公区域

机密级

核心敏感信息，泄露可能对企业造成重大损失或法律风险

未公开的技术专利、并购重组方案

专人专管存储，访问需经总经理审批，禁止电子传输，纸质文件需标注“机密”字样

三、管理职责分工

（一）信息管理委员会

组成：由总经理任主任，分管行政、财务、业务、技术的副总经理任副主任，各部门负责人为成员。

职责：审批信息管理制度及分级标准；统筹协调跨部门信息管理事宜；审议重大信息安全事件处置方案；定期评估制度执行效果并修订完善。

（二）行政部（信息管理牵头部门）

制定信息管理制度及配套流程；组织信息分类分级的动态更新；监督各部门信息管理制度的执行情况；协调信息安全事件的应急响应；负责员工信息管理培训。

（三）业务部门

负责本部门产生信息的采集、初步分类及日常维护；保证信息的准确性和及时性；严格控制本部门秘密级、机密级信息的访问范围；配合信息安全管理检查。

（四）信息技术部

负责信息系统的搭建与维护，保障信息存储环境的安全；提供技术支持，如信息加密、权限管理、数据备份等；监测信息系统安全，防范黑客攻击、数据泄露等风险。

（五）人力资源部

负责员工信息安全培训及考核；签订员工保密协议，明确信息管理责任；对离职员工的信息访问权限及时注销。

四、信息全生命周期管理流程

（一）信息采集与维护

采集规范

信息采集应遵循“真实、准确、完整”原则，禁止采集无关或虚假信息。

业务信息由业务部门根据业务需求采集，客户信息需经客户本人同意（涉及个人隐私时），财务信息由财务部按会计准则采集。

采集方式包括系统录入、表单提交、文档等，需记录采集人、采集时间及信息来源。

维护更新

各部门为信息维护责任主体，定期检查信息的准确性，发觉错误或过期信息应及时修正或删除。

客户信息、供应商信息等动态数据至少每季度更新一次；静态数据（如人事档案、技术文档）每年复核一次。

（二）信息存储与安全

存储方式

电子信息：存储于企业指定的内部服务器或云平台（需符合数据安全标准），禁止存储于个人电脑、私人移动硬盘等非授权设备。

纸质信息：分类存入专用档案柜，秘密级、机密级文件需锁闭，并标注密级及保存期限。

安全保障

信息系统访问需通过账号密码验证，秘密级以上信息访问需采用“双人双锁”或动态口令等强认证方式。

信息技术部定期进行数据备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据需异地存储，保证可恢复性。

禁止在非加密网络环境中传输秘密级以上信息，电子传输需使用企业指定的加密工具。

（三）信息使用与共享

内部使用

员工仅因工作需要访问相关信息，超出权限的访问需提交《信息使用申请表》（见附件1），经部门负责人及分管领导审批后方可使用。

严禁、复制无关信息，秘密级以上信息使用后需及时清理本地缓存。

外部共享

因业务需要向外部共享信息（如向合作伙伴提供客户数据），需经信息管理委员会审批，签订《信息共享保密协议》，明确信息使用范围、保密义务及违约责任。