行政后勤服务流程标准化管理模板.docVIP

行政后勤服务流程标准化管理模板

一、适用范围说明

二、核心服务流程操作说明

（一）办公物资申领与管理流程

需求提出

各部门员工根据工作需要，填写《办公物资申领表》（详见模板表格1），注明物资名称、规格型号、申领数量、用途说明及预计使用日期。

部门后勤对接专员汇总本部门申领需求，核对物资必要性（如重复申领需说明原因），签字确认后提交至行政部门。

需求审核

行政部门收到申领表后，1个工作日内完成审核：

常规物资（如笔、纸、文件夹等）：核对库存，若库存充足直接审批；若库存不足，标注“需采购”后流转至采购环节。

非常规物资（如专业设备、高价值耗材）：需部门负责人签字，并经行政部门*经理审批，确认是否符合采购预算及公司规定。

物资发放/采购

库存充足物资：审核通过后，行政部门通知申领人领取，领取时在《办公物资发放登记表》签字确认，更新库存台账。

库存不足物资：行政部门根据审批结果启动采购流程，优先选择合作供应商，保证3个工作日内完成采购并发放，同步更新库存信息。

复盘优化

行政部门每月汇总物资申领与发放数据，分析各部门使用频率、库存周转率，对积压物资提出调配建议，优化采购计划。

（二）会议室使用管理流程

预约申请

员工通过企业内部OA系统或行政部门线下提交《会议室预订申请表》（详见模板表格2），注明使用日期、时间段、参会人数、会议主题、所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）及特殊需求（如茶水、横幅等）。

资源核查与确认

行政部门收到申请后，2小时内核查会议室availability（避免时间冲突、设备重叠），确认后通过系统回复预订成功；若冲突，与申请人协商调整时间或推荐替代会议室。

场地准备

使用前1小时，行政部门工作人员根据预订要求布置会议室：调试设备、检查桌椅摆放、补充文具（如白板笔、便签纸），保证茶水间有饮用水（如需茶水服务）。

使用监督与复位

会议期间，行政部门安排专人或通过监控系统巡查，保证会议室设备正常使用、场地整洁；会议结束后，提醒申请人带走个人物品，工作人员30分钟内完成设备复位、垃圾清理、桌椅归位。

使用反馈

会议结束后1个工作日内，行政部门向申请人发送《会议室使用满意度调查表》，收集设备稳定性、服务效率等反馈，每月汇总分析，优化会议室管理。

（三）设备设施维修服务流程

故障报修

设备（如电脑、打印机、空调、照明设施等）出现故障时，使用人填写《设备维修服务申请表》（详见模板表格3），注明设备名称、设备编号、故障现象、发生时间及影响程度（如“影响日常办公”“轻微故障可暂缓”）。

故障评估与派工

行政部门收到申请后，1小时内联系使用人确认故障细节，判断是否为简单可处理问题（如卡纸、重启即可解决）；若为复杂故障，标注维修优先级（紧急：影响核心业务；普通：不影响工作），指派维修负责人（内部技术人员或外部合作维修商）。

现场维修与结果确认

维修负责人携带工具/备件前往现场，维修时向使用人说明故障原因及维修方案；维修完成后，使用人现场测试设备功能，在《设备维修服务申请表》“结果确认”栏签字。

记录归档与成本统计

行政部门将维修申请表、更换备件清单、维修费用凭证（如有）整理归档，每月统计维修频次、高故障设备清单，对频繁故障设备提出更换或升级建议。

（四）访客接待服务流程

接待申请

部门需接待访客时，提前1-2个工作日填写《访客接待登记表》（详见模板表格4），注明访客姓名/单位、来访人数、职务、来访事由、接待部门、接待人、预计到达/离开时间及特殊需求（如翻译、停车指引等）。

信息同步与准备

行政部门收到申请后，确认访客信息，通知前台、保安、司机（如需接送）等岗位：

前台准备访客胸卡、茶水（根据访客偏好，如咖啡、茶水）；

保安提前开放访客通道，核对身份信息；

接待人至前台迎接访客，引导至会议室。

接待执行与记录

接待过程中，陪同人员遵守商务礼仪，控制会议时间；访客离开时，引导至公司出口，协助叫车（如需）。

前台在《访客接待登记表》记录实际到达/离开时间、接待时长，每日汇总至行政部门。

反馈与归档

接待结束后，接待人向行政部门反馈访客满意度（如接待流程、服务态度等），访客接待登记表按月整理归档，便于后续查询。

（五）后勤保障应急响应流程

突发情况上报

发生突发后勤事件（如停电、漏水、设施损坏影响安全等），发觉人第一时间向行政部门及直属上级汇报，说明事件类型、发生地点、影响范围及紧急程度。

应急启动与处置

行政部门接到报告后，立即启动应急预案：

小型事件（如局部漏水）：指派维修人员30分钟内到场处置；

中型事件（如区域停电）：联系物业/供电部门同步排查，安抚受影响员工，启用应急照明；

大型事件（如安全隐患）：上报公司管理层，疏散人员，联系专业救援机构。

后续跟进与总结

事件解决后24小时内，行政部门提交《后勤保障应急响应表》（详见模板表格5