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行政人员工作审批流程标准化模板

一、适用范围与常见审批类型

办公用品采购与领用申请

会议室使用与活动场地安排

差旅行程与住宿审批

固定资产维修与报废申请

外部服务供应商合作对接（如保洁、安保等）

文件复印、打印等外包服务需求

其他行政事务性工作的临时审批需求

二、标准化操作流程详解

步骤1：发起申请——明确需求，填写基础信息

申请人（行政人员）根据实际工作需求，登录企业OA系统或填写纸质《行政事务审批表》，首先明确审批事项类型（如“办公用品采购”“会议室使用”等）。

填写核心基础信息：申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系方式（内线电话）、预计完成时间（如“需于X月X日前采购到位”）。

详细描述申请事项：包括具体需求内容（如“采购A4纸500张、签字笔100支”）、使用场景（如“为季度会议准备物料”）、特殊要求（如“需环保材质，预算不超过500元”）。

步骤2：提交材料——附件齐全，支撑需求合理性

根据审批事项类型，补充必要的附件材料，保证需求可验证、可追溯：

采购类：提供《询价对比表》（至少2家供应商报价）、《库存盘点表》（确认无库存或库存不足）；

场地使用类：提供《会议活动方案》（含时间、人数、设备需求）；

维修类：提供《故障情况说明》（附设备现状照片）、《维修报价单》（若涉及外部维修）；

差旅类：提供《出差审批单》（含行程、事由、交通住宿标准）。

检查附件材料是否完整、清晰，关键信息（如金额、日期、数量）是否与申请表一致，避免因材料缺失导致审批延误。

步骤3：部门初审——审核必要性，控制部门成本

申请人将完整的申请材料提交至本部门负责人（*某某）进行初审。

部门负责人重点审核：

事项必要性：是否符合部门工作计划，是否为非必要开支或重复申请；

预算合理性：是否在部门年度/月度预算范围内，超预算部分是否说明理由；

资源匹配：是否有内部可调配资源（如库存办公用品、闲置会议室）可替代，避免浪费。

初审通过后，部门负责人在审批表中签字确认，并标注“同意初审”；若不通过，需注明具体原因（如“超出季度预算，建议压缩采购数量”），退回申请人修改。

步骤4：行政审核——合规核查，统筹资源调配

初审通过后，材料流转至行政部主管（*某某）进行专业审核。

行政部审核要点：

流程合规性：是否符合公司《行政管理制度》中对应条款（如采购流程是否需公开招标、差旅标准是否符合职级规定）；

资源统筹：检查公司现有资源是否可满足需求（如库存办公用品是否充足、会议室是否已被占用），优先内部调配；

成本控制：对比历史采购价格或市场均价，评估报价合理性，提出优化建议（如“建议选择批量采购折扣方案”）。

审核通过后，行政部主管签字确认；若需调整（如更换供应商、修改场地时间），与申请人沟通后修改材料，重新提交。

步骤5：领导审批——权限确认，最终决策

根据审批事项金额或重要性，流转至对应层级领导审批：

常规事项（金额≤2000元或标准流程内）：由行政总监（*某某）审批；

重大事项（金额＞2000元或涉及跨部门协调）：由分管副总（*某某）审批；

特殊事项（如年度供应商框架协议签订）：需提交总经理（*某某）最终审批。

领导重点审核：事项是否符合公司战略方向、是否影响整体运营效率、预算是否在可控范围内。审批通过后签字确认；若驳回，注明核心原因（如“与Q3行政预算冲突，暂缓执行”），并退回行政部协调。

步骤6：结果反馈——闭环跟踪，及时告知

审批通过后，行政部主管在1个工作日内通过OA系统或邮件将审批结果反馈给申请人，并同步执行部门（如采购部、后勤部）；

若需外部执行（如采购、供应商对接），行政部负责跟进进度，定期向申请人反馈（如“供应商已确认交货期为X月X日”）；

审批驳回时，行政部需将具体原因及修改建议反馈给申请人，协助调整后重新发起流程。

步骤7：归档记录——留存凭证，便于追溯

所有审批材料（含电子版和纸质版）由行政部统一归档，归档内容包括：审批表、附件材料、执行结果（如采购合同、验收单）、沟通记录等；

归档时按“审批事项-日期-编号”分类管理，保存期限不少于3年，保证后续审计或查询时可快速调取。

三、审批流程通用表单模板

行政事务审批表

表单编号

XZ-2023-X

申请日期

年月日

申请人

*某某

所属部门

行政部

联系方式

内线：

预计完成时间

年月日前

审批事项类型□办公用品采购□会议室使用□差旅审批□固定资产维修□其他______

事项紧急程度□紧急（24小时内处理）□一般（3个工作日内完成）□不急（按常规流程）

申请事项详细说明（可附页）

*示例：为“2023年第三季度客户答谢会”采购会议物料，包括：定制横幅1条（预算200元）、A4纸10包（预算250元）、签字笔50支（预算300元），合计750元。物料需于9月15日前送达