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工程建设项目档案管理规范（标准版）

第1章总则

1.1档案管理的适用范围

1.2档案管理的职责分工

1.3档案管理的基本原则

1.4档案管理的标准化要求

第2章档案的收集与整理

2.1档案的收集流程

2.2档案的分类与编号

2.3档案的整理方法

2.4档案的保管要求

第3章档案的归档与移交

3.1档案的归档流程

3.2档案的移交标准

3.3档案的交接手续

3.4档案的保管期限划分

第4章档案的保管与保护

4.1档案的存储环境要求

4.2档案的防潮与防尘措施

4.3档案的防火与防虫处理

4.4档案的修复与保护技术

第5章档案的利用与查阅

5.1档案的查阅权限

5.2档案的查阅流程

5.3档案的借阅管理

5.4档案的检索与利用方法

第6章档案的销毁与处置

6.1档案的销毁条件

6.2档案的销毁程序

6.3档案的处置要求

6.4档案的销毁记录管理

第7章档案管理的监督检查

7.1档案管理的监督检查内容

7.2档案管理的监督检查方式

7.3档案管理的监督检查责任

7.4档案管理的整改与处罚

第8章附则

8.1本规范的适用范围

8.2本规范的实施日期

8.3本规范的解释权与修订说明

第1章总则

1.1档案管理的适用范围

工程建设项目档案管理适用于各类新建、改建、扩建、拆除等工程活动，涉及建设单位、施工单位、设计单位、监理单位及相关部门在项目全生命周期中产生的各类技术、管理、合同、验收等文件资料。根据《工程建设项目档案管理规范》（GB/T28827-2012），档案管理覆盖项目立项、勘察、设计、施工、验收、竣工等所有阶段，确保资料完整、准确、可追溯。

在实际操作中，工程档案的保存期限通常为项目完成后5至10年，部分特殊项目可能需要更长时间。例如，某大型基础设施项目因涉及国家安全和公共利益，档案保存期延长至20年，以确保后续审计、纠纷处理或政策评估的需求。

1.2档案管理的职责分工

工程建设项目档案管理由建设单位统一负责，明确各参与单位的职责范围。建设单位需指定专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档及移交工作。施工单位则需在施工过程中配合提供技术资料，监理单位负责监督档案管理的执行情况，设计单位需提供设计文件作为档案的一部分。

在实际操作中，某省住建厅推行的“档案归档责任制”要求各参建单位签订责任书，明确档案管理责任人，确保档案资料的完整性与合规性。例如，某市在推进智慧城市建设时，将档案管理纳入项目验收环节，要求各参建单位提交电子档案，实现档案数字化管理。

1.3档案管理的基本原则

工程建设项目档案管理应遵循“统一管理、分类归档、规范整理、便于利用”的基本原则。档案管理需确保资料的真实性和完整性，避免因管理不善导致档案损毁或丢失。

在实际操作中，档案管理需遵循“谁产生、谁负责”的原则，确保资料来源清晰、责任明确。例如，某工程在竣工验收前，由建设单位组织专业人员对所有档案进行核查，确保无遗漏、无错误。同时，档案管理应注重分类和标识，便于后续查找与调阅。

1.4档案管理的标准化要求

工程建设项目档案管理应符合《工程建设项目档案管理规范》（GB/T28827-2012）及相关行业标准，确保档案的规范性、系统性和可追溯性。

在实际操作中，档案管理需遵循“一案一档”原则，即每份档案都有唯一的编号和标识，便于管理和检索。例如，某项目在档案管理过程中，采用电子档案管理系统，实现档案的数字化存储与版本控制，提高了档案的可查性与安全性。档案应按类别、时间、项目等进行分类，确保资料的有序管理。

2.1档案的收集流程

在工程建设项目中，档案的收集流程是确保信息完整性和可追溯性的关键环节。通常，档案的收集始于项目启动阶段，即在立项、设计、施工、验收等不同阶段，按照规定的程序进行。例如，在项目立项阶段，需收集立项批复文件、可行性研究报告等；在设计阶段，需收集设计图纸、设计变更通知等；施工阶段则需收集施工日志、工程变更单、材料进场记录等；验收阶段则需收集竣工验收报告、质量评估报告等。整个流程需遵循统一的档案管理制度，确保每个环节的信息都能被准确记录和归档。

2.2档案的分类与编号

档案的分类与编号是档案管理的基础，有助于实现档案的快速查找与有效管理。根据《工程建设项目档案管理规范》的要求，档案通常按项目类别、建设阶段、文件类型等进行分类。例如，项目文件可按“立项文件”“设计文件”“施工文件”“验收文件”等进行分类；同一类别的文件则按“阶段”“类别”“编号”等进行细分。编号方面，