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会议议程规划与执行手册标准版

一、适用范围

本手册适用于各类组织内部会议的规划与执行管理，包括但不限于部门例会、项目推进会、决策研讨会、跨部门协调会等常规会议，以及年度总结会、专题分析会等专项会议。旨在通过标准化流程提升会议效率、保证会议目标达成，适用于行政人员、项目负责人、会议组织者及参会全员。

二、核心流程与操作步骤

（一）会前规划：奠定会议基础

明确会议核心目标

操作：组织者需与发起人（如部门负责人、项目组长）沟通，确定会议要解决的核心问题（如“确定Q3项目实施方案”“解决跨部门协作卡点”），避免目标模糊（如“讨论工作”）。

输出：《会议目标确认单》（含目标描述、预期成果、衡量标准）。

确定参会人员与角色分工

操作：根据目标筛选必要参会人员（决策者、执行者、相关方），避免无关人员参会；明确角色分工：

主持人：把控流程、引导讨论；

记录人：记录关键结论、待办事项；

发言人：代表团队汇报（如需）；

时间控制人：提醒各环节时限（可由主持人兼任）。

输出：《参会人员及角色清单》（含姓名、部门、联系方式、角色）。

拟定会议议程（关键环节）

操作：按“目标-议题-时间”逻辑设计议程，遵循“先重要后紧急”“先决策后讨论”原则，每个议题预留讨论+总结时间（总时长可按“总时长×1.2”预留缓冲）。

示例：

时间

议题

负责人

预计时长

备注（需准备材料）

14:00-14:05

开场与目标重申

主持人

5分钟

会议目标确认单

14:05-14:25

Q3项目方案汇报与讨论

*某经理

20分钟

项目方案PPT、数据对比表

14:25-14:45

跨部门协作问题协商

主管A、主管B

20分钟

协作卡点清单

14:45-14:55

结论总结与任务分配

主持人

10分钟

——

输出：《会议议程表》（需提前24小时发给参会人员）。

准备会议材料与场地

操作：

材料：整理议题相关资料（PPT、数据、背景文档），提前1天发送至参会人员，要求提前阅读；

场地：根据会议类型选择场地（小型讨论用会议室、大型汇报用阶梯厅），提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议软件）、座位安排（按角色分区）、物资（饮用水、便签纸、笔）。

输出：《会议材料清单》《场地设备检查表》。

发送正式会议通知

操作：通过邮件/企业发送通知，包含：会议主题、时间（起止时间+时区）、地点（线上会议附）、议程、参会人员、准备事项、联系人及联系方式。

示例通知【会议通知】关于Q3项目推进会的安排（2023年X月X日14:00-15:00）

（二）会中执行：保证会议有序高效

会前5分钟：签到与设备检查

操作：记录人在入口处组织签到（或线上签到表），主持人/时间控制人提前检查设备（麦克风、投影、网络），保证会议准时开始。

开场：聚焦目标与规则

操作：主持人开场，明确3件事：

重申会议目标（“今天我们重点解决Q3项目方案落地问题”）；

宣读会议规则（“每人发言不超过3分钟”“不跑题、不重复”）；

介绍角色分工（“本次记录由*助理负责，时间由我把控”）。

议题推进：按议程引导讨论

操作：

主持人按议程顺序引导，每个议题先由负责人汇报（“请*经理先介绍项目方案”），再开放讨论（“大家对方案是否有补充或建议？”）；

控制讨论节奏：避免偏离议题（如跑题时及时拉回：“这个话题很重要，但本次会议我们先聚焦方案可行性，可会后单独沟通”），避免少数人垄断发言（“请*同事也分享一下看法”）；

记录人实时记录：关键结论（如“确定采用方案A”）、待办事项（如“*部门需在X月X日前提交资源需求”）、争议点（如“技术部门与市场部门对时间节点存在分歧，需进一步评估”）。

总结与确认：形成可执行结论

操作：所有议题讨论完毕后，主持人总结：

重申关键结论（“本次会议确定3件事：方案采用A、资源需求由*部门周五前提交、下周二二次讨论时间节点”）；

确认待办事项：明确任务、负责人、完成时限（如“任务1：资源需求清单；负责人：*主管A；完成时间：X月X日17:00前”）；

询问参会人员是否有补充（“以上结论是否有异议？无异议则进入下一环节”）。

结束：明确后续安排

操作：主持人宣布会议结束，告知：

纪要发布时间（“纪要将在24小时内发给大家”）；

待办事项跟踪方式（“任务进度将在企业群同步，请负责人及时更新”）；

下次会议安排（如需）。

（三）会后跟进：保障成果落地

24小时内输出会议纪要

操作：记录人整理纪要，内容需包含：

基本信息：会议主题、时间、地点、参会人员、缺席人员（及原因）、主持人、记录人；

议题讨论：每个议题的核心观点、争议点；

结论与待办：结论汇总、待办事项（任务描述、负责人、完成时限、优先级）；

附件：会议材料、签到表等。

示例纪要框架：

【会议纪要】Q3项目推进会（2023年X月X日14:00-15:00）

一、参