商务活动会议筹备及执行计划书.docVIP

商务活动会议筹备及执行计划书通用工具模板

一、适用会议类型与场景描述

二、筹备与执行全流程指南

阶段一：会议前期筹备（会前4-6周启动）

明确会议核心目标与定位

关键动作：与发起方（如部门负责人、客户代表）沟通，确定会议的核心目的（如决策、沟通、汇报、合作等）、预期成果（如达成共识、输出方案、签订协议等）及会议类型（正式/非正式、线上/线下）。

输出物：《会议目标确认书》（明确主题、目标、预期成果、时间建议）。

组建筹备团队与分工

关键动作：根据会议规模设立筹备组，明确核心角色及职责：

总协调人*：统筹整体进度，对接发起方，负责关键决策；

策划组*：设计会议议程、内容框架、互动环节；

执行组*：负责场地、物料、嘉宾、后勤等落地执行；

宣传组*：负责邀请函设计、报名渠道对接、会前信息传递；

财务组*：制定预算、跟踪费用支出、完成结算。

输出物：《筹备团队分工表》（含姓名、角色、职责、联系方式）。

制定会议预算方案

关键动作：根据会议规模、类型、需求，细化预算科目，包括：

场地费（含设备租赁）；

物料费（印刷品、礼品、指示牌等）；

餐饮费（茶歇、午餐/晚餐，需标注是否含酒水）；

嘉宾费用（交通、住宿、劳务费，如适用）；

人员费用（临时工作人员、礼仪等）；

其他（保险、应急备用金等）。

输出物：《会议预算明细表》（需预留10%-15%备用金）。

确定会议时间与参会人员

关键动作：

时间选择：避开法定节假日、企业重要业务节点，优先选择周二至周四上午（参会精力较集中）；

参会人员：明确核心嘉宾（如外部客户、行业专家）、内部参会人员（按部门/层级筛选）、服务人员（如主持人、速记员），提前统计人数（含备用名额）；

发送邀请：提前3-4周发送正式邀请函（含会议主题、时间、地点、议程概要、RSVP截止日期）。

输出物：《参会人员名单及需求表》（含姓名、单位、职务、联系方式、特殊需求，如dietaryrestrictions）。

场地与物料筹备

场地选择：根据会议类型确定场地（如酒店会议室、企业会议室、线上会议平台），重点确认：

容量（主会场+分会场，预留10%余量）；

设备（投影、音响、麦克风、灯光、网络、同传设备，如需）；

位置（交通便利性、停车场、周边配套）；

服务（茶歇区、签到处、储物区、应急通道）。

物料准备：根据议程设计制作物料，包括：

会务物料：签到表、会议手册、议程卡、笔、纸、桌牌；

宣传物料：背景板、易拉宝、指示牌、礼品袋；

电子物料：PPT模板、签到二维码、线上会议及密码。

输出物：《场地需求清单》《物料清单及采购进度表》。

阶段二：会议中期执行（会前1周至会议当天）

会前最终确认（会前3天）

关键动作：

与场地方确认：最终人数、设备调试时间、餐饮安排；

与嘉宾确认：行程、演讲需求、特殊要求；

内部彩排：主持人串词、流程衔接、互动环节测试（如投票、问答）；

物料到位：印刷品、礼品、设备等清点并分类存放。

输出物：《会议最终确认清单》（场地、嘉宾、物料、人员等）。

现场布置与流程演练（会前1天）

关键动作：

场地布置：背景板安装、桌椅摆放（按会议形式：课桌式/圆桌式/剧院式）、指示牌摆放、设备调试（音响、麦克风、投影测试）；

人员分工：明确签到组、引导组、技术组、后勤组现场负责人及对接方式；

流程演练：主持人、嘉宾、工作人员按议程模拟走场，重点把控时间节点（如开场、茶歇、演讲切换）。

输出物：《现场布置方案》《现场人员分工表》。

会议当天执行

签到接待（会前1小时）：

签到处设置：签到表（含电子签到二维码）、会议资料袋（含手册、议程、笔、礼品）、引导人员（佩戴工牌，指引路线）；

嘉宾接待：重要嘉宾由专人引导至休息室，确认演讲设备需求。

会议流程执行（按议程推进）：

开场：主持人开场（5分钟），介绍会议主题、目标、流程；

核心环节：嘉宾演讲、议题讨论、互动环节（如QA、分组研讨），严格控制各环节时间（提前设置计时提醒）；

茶歇/午餐：引导参会人员至指定区域，保证餐饮供应及时、卫生；

总结：主持人总结会议成果，明确后续行动项（如责任人、时间节点）。

突发情况处理：

设备故障：技术人员5分钟内响应，启用备用设备（如备用麦克风、笔记本电脑）；

人员迟到：预留座位，安排专人递送会议资料；

流程延误：主持人灵活调整环节时长，必要时与总协调人沟通。

阶段三：会议后期收尾（会后1-2周）

资料整理与分发

关键动作：

收集会议资料：演讲PPT、会议纪要、签到记录、照片/视频素材；

整理输出：24小时内发送《会议简报》（含核心成果、行动项），3个工作日内发送《会议完整资料包》（含纪要、PPT、合影等）。

输出物：《会议纪要模板》《资料分发清单》。

反馈收集与复盘

关键动作：

发放反馈问卷：线上收集参会人员对会议内容、流程、服务的评价（如满意度评