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会议策划执行方案详细清单模板

一、适用场景与价值说明

二、策划执行全流程操作指南

（一）前期策划阶段：明确方向，夯实基础

需求沟通与目标确认

操作内容：与会议发起人（如总监、部门负责人）沟通，明确会议核心目标（如信息同步、决策制定、品牌推广）、参会人员范围（内部员工/外部嘉宾/线上线下结合）、期望成果（如产出行动计划、收集客户反馈）。

输出成果：《会议需求确认函》，包含主题、目标、时间、地点、规模等关键信息，经发起人签字确认。

方案设计与议程规划

操作内容：根据目标设计会议形式（全体大会/分组讨论/圆桌论坛），制定详细议程（精确到分钟，如09:00-09:30签到，09:30-10:00领导致辞），明确各环节负责人（如主持人经理、嘉宾对接人专员）。

输出成果：《会议策划方案》《详细议程表》，需包含流程图、时间节点、人员分工。

预算编制与资源协调

操作内容：细化预算科目（场地租赁、餐饮茶歇、物料制作、设备租赁、人员费用、应急备用金等），获取至少3家供应商报价（如场地*酒店、搭建A公司），协调内部资源（如会议室预定、IT支持、行政支持）。

输出成果：《会议预算明细表》《供应商比选表》，预算需预留10%-15%备用金。

嘉宾与参会人员邀约

操作内容：拟定《嘉宾邀约函》（含会议主题、时间、地点、行程安排、回执方式），通过邮件/电话/专属发送，3天内跟进确认；内部参会人员通过OA系统发起通知，同步会议议程及注意事项。

输出成果：《嘉宾/参会人员名单及回执统计表》，实时更新确认状态。

（二）中期执行阶段：精准落地，动态管控

场地与物料准备

操作内容：提前7天确认场地（布局、音响、投影、网络），完成搭建方案审核；提前3天清点物料（背景板、指示牌、会议资料、礼品、签到用品），保证数量准确、质量达标。

输出成果：《场地验收清单》《物料清点表》，需经执行负责人*主管签字确认。

流程彩排与设备调试

操作内容：提前1天组织全流程彩排（含签到、开场、各环节衔接、闭幕），重点测试音响、麦克风、投影、灯光、直播设备；模拟突发情况（如设备故障、嘉宾迟到），验证应急预案可行性。

输出成果：《彩排问题整改清单》《设备调试报告》。

现场执行与人员调度

操作内容：

签到区：设置签到台、指示牌，安排2名工作人员（助理、专员）负责核对信息、发放资料袋；

会议区：主持人控场，技术人员全程值守，后勤人员随时响应需求（如加座、更换物料）；

茶歇区：提前30分钟布置，保证餐饮供应及时，安排专人引导分流。

输出成果：《现场执行人员分工表》《突发事件处理记录表》。

（三）后期总结阶段：闭环管理，沉淀经验

资料整理与成果输出

操作内容：收集会议签到表、照片、视频、录音，整理会议纪要（含决议事项、行动计划、责任人及时间节点），24小时内发送给参会人员；外部会议需产出《会议总结报告》，反馈目标达成情况。

输出成果：《会议纪要》《活动影像资料包》《总结报告》。

费用结算与复盘归档

操作内容：核对供应商费用明细与合同，完成付款流程（需提供发票、验收单）；组织策划团队复盘，总结成功经验（如流程顺畅）与改进点（如时间把控不足），更新《会议策划执行SOP》。

输出成果：《费用结算表》《会议复盘会议纪要》《归档资料清单》（含方案、预算、签到表、总结报告等）。

三、核心环节清单模板

（一）前期准备清单表

序号

项目名称

具体内容

负责人

完成时间

备注（如特殊要求）

状态（□未完成□已完成）

1

会议需求确认

目标、主题、参会规模、时间地点

*经理

X月X日

需发起人签字

□

2

方案设计

会议形式、议程、流程图

*主管

X月X日

需包含应急预案

□

3

预算编制

场地、餐饮、物料等6类费用明细

*专员

X月X日

备用金15%

□

4

嘉宾邀约

外部嘉宾名单、邀函发送、回执统计

*助理

X月X日

需电话跟进确认

□

5

场地预定

主会场、分会场、签到区布置方案

*主管

X月X日

需测试网络与设备

□

（二）中期执行关键控制表

环节

控制要点

责任人

完成时间

检查标准

场地搭建

背景板尺寸、LOGO位置、指示牌数量

*主管

会前1天

与方案一致，无错漏

设备调试

音响无杂音、投影清晰、直播流畅

*技术员

会前2小时

全设备测试3次无故障

签到流程

参会人员签到效率、资料发放完整性

*助理

会前30分钟

平均每人签到≤1分钟

茶歇供应

餐饮种类、数量、摆放位置

*后勤

会前20分钟

无缺货，区域标识清晰

（三）后期总结归档表

序号

归档资料名称

内容要求

负责人

完成时间

存档位置

1

会议方案与议程

最终版，含签字确认的需求确认函

*经理

会后3天

企业共享文件夹-会议档案

2

参会人员名单

含签到表、回执统计、嘉宾联系方式

*专员

会后1天

共享文件夹-参会人员信息

3

会议影像资料

精选照片5