合同履行跟进表合同条款登记工具.docVIP

合同履行跟踪表通用合同条款登记工具

引言

为规范企业合同全生命周期管理，保证通用合同条款的标准化登记与动态监控，降低履约风险，提升跨部门协作效率，特制定本工具模板。本工具聚焦合同履行过程中的条款登记、进度跟踪、异常预警等核心环节，适用于企业法务、业务、财务、项目管理等多部门协同场景，助力实现合同管理的精细化与数据化。

工具适用场景与核心价值

一、典型应用场景

法务部门条款备案：对合同中通用条款（如付款、违约、争议解决等）进行标准化登记，形成企业条款知识库，避免条款冲突或遗漏。

业务部门进度跟踪：实时掌握合同关键节点（如交付、验收、付款）的履行状态，保证业务按计划推进。

财务部门节点监控：依据付款条款登记表，跟踪应收/应付款时间，避免逾期风险，保障资金流转效率。

审计部门合规审查：通过条款登记与履行记录，快速追溯合同执行合规性，支持审计追溯与风险排查。

二、核心价值

标准化管理：统一条款登记格式，减少因条款表述不一导致的理解偏差。

动态化监控：实时更新履行进度，实现合同执行过程的可视化。

风险预警：通过逾期、异常状态标记，提前识别履约风险并触发应对机制。

数据沉淀：积累企业合同条款与履约数据，为后续合同谈判、模板优化提供决策依据。

工具使用全流程操作指南

第一步：基础信息前置准备

在使用工具前，需收集并整理以下基础信息，保证数据完整性与准确性：

合同基础信息：合同编号（唯一性标识）、合同名称、签约主体（甲方/乙方全称）、签约日期、合同类型（如采购、销售、服务、租赁等）、合同金额（大写/小写）、币种、合同有效期（起始日-终止日）。

关联方信息：项目负责人（业务对接人，如经理）、法务对接人（如律师）、财务对接人（如会计）、供应商/客户联系人（如总监）。

合同文件：合同扫描件（PDF格式，含签字盖章页）、补充协议（如有）、技术附件（如服务标准、验收规范等）。

第二步：通用合同条款标准化登记

根据合同类型，识别并登记通用条款，重点明确条款类型、履行标准及责任主体，保证条款可执行、可跟踪。操作步骤

筛选通用条款类型：从合同中提取以下核心通用条款（可根据企业实际业务调整）：

付款条款：付款节点（如预付款、进度款、尾款）、付款比例、付款方式（银行转账/承兑汇票）、付款账户信息、开票要求（类型、时间）。

交付/服务条款：交付内容（货物/服务清单）、交付地点、交付时间、验收标准（如GB标准、双方确认的图纸）、验收流程（初验/终验）。

违约责任条款：违约情形（如逾期交付、质量不达标、逾期付款）、违约金计算方式（如日万分之五）、赔偿范围（直接损失/间接损失）、违约处理流程（协商/仲裁/诉讼）。

保密条款：保密信息范围（技术资料、客户信息等）、保密期限（如合同期内+合同终止后3年）、违约保密责任。

争议解决条款：争议解决方式（协商/仲裁/诉讼）、管辖机构（如仲裁委员会/法院）、适用法律。

填写条款登记明细：将筛选出的条款信息录入“通用合同条款登记明细表”（详见模板表格），具体要求：

条款编号：按类型+顺序编码（如“FK-001”表示付款条款第1条，“JF-002”表示交付条款第2条），便于索引。

条款具体内容：优先引用合同原文，如需简化需保证核心要素（如时间、比例、标准）无遗漏，避免口语化表述。

履行标准：将条款内容转化为可量化、可检查的指标（如“收到发票后30日内付款”需明确“发票收到日”的认定标准；“交付后5个工作日内完成验收”需明确“验收合格”的判定依据）。

负责部门：明确条款履行的责任主体（如付款条款由财务部负责，交付条款由业务部负责），避免职责不清。

第三步：合同履行跟踪动态记录

根据已登记的条款，实时跟踪关键节点履行情况，记录进展、异常及处理措施，保证信息同步。操作步骤

识别关键履行节点：从条款登记表中提取需跟踪的时间节点或里程碑事件（如“预付款支付日”“货物交付日”“初验合格日”“尾款支付日”）。

录入履行状态：在“合同履行跟踪动态记录表”中，按节点记录以下信息：

当前状态：默认为“未开始”，启动节点后更新为“进行中”，完成后更新为“已完成”；若逾期或存在异常，标记为“逾期”或“异常”。

时间信息：计划完成时间（以条款登记为准）、实际完成时间（完成后填写）、逾期时长（仅“逾期”状态需计算，如“逾期5天”）。

责任人：明确每个节点的执行人（如“预付款支付”由财务会计负责，“货物交付”由业务主管负责）。

记录异常与处理：若节点出现异常（如交付延迟、验收不通过），需填写“存在问题”（如“供应商生产延期，导致交付延迟3天”）、“处理措施”（如“已与供应商协商，延迟至X月X日交付，每日扣除合同总额0.1%违约金”）、“下一步计划”（如“X月X日前跟踪供应商发货，获取物流单号”）。

第四步：数据更新与归档管理

定期更新机制：

日常更新：履行节点完成后