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费用预算审批与报销核算标准模板

一、模板适用场景

二、费用预算与报销全流程指引

（一）预算编制阶段

需求提报

各部门根据年度工作计划或季度目标，填写《部门费用预算申请表》，明确费用项目、预算金额、测算依据（如历史数据、市场价格、工作量预估）、使用周期及预期效益，由部门负责人签字确认后提交至财务部门。

示例：行政部申请2024年Q1办公耗材预算5000元，需说明依据为2023年Q1实际支出4200元及预计10%的价格上涨幅度。

审核汇总

财务部门对接收的预算申请进行合规性审核，重点核查测算依据是否充分、金额是否合理、是否符合公司成本控制目标，对存在疑问的项目与部门沟通调整，最终汇总形成《年度/季度费用预算总表》，报总经理办公会审批。

预算下达

预算总表经审批通过后，财务部门向各部门下达正式预算额度，同步在财务系统中建立预算台账，实时监控预算执行情况。各部门需在额度内安排支出，不得超预算或无预算申请。

（二）费用执行与报销申请阶段

费用发生与凭证收集

员工因公发生费用时，需保证支出行为符合预算范围及公司费用标准（如差旅住宿标准、招待费标准），并取得合法合规的原始凭证（如采购小票、行程单、费用明细单），凭证需注明费用发生事由、日期、金额及相关人员签字。

报销单据填写

员工在费用发生后5个工作日内，通过OA系统或线下填写《费用报销单》，附原始凭证粘贴单（按类别排序粘贴），注明预算项目、费用归属部门、报销人、事由及金额，部门负责人对费用真实性及预算匹配性进行初审。

逐级审批

报销单按审批权限逐级流转：

单笔金额≤2000元：部门负责人→财务审核岗→财务经理

2000元＜单笔金额≤10000元：部门负责人→财务审核岗→财务经理→分管副总

单笔金额＞10000元：部门负责人→财务审核岗→财务经理→分管副总→总经理

审批人需在2个工作日内完成审核，重点核查费用真实性、预算符合性、单据完整性及审批流程规范性。

（三）费用核算与归档阶段

账务处理

财务部门对审批通过的报销单进行复核，确认无误后安排付款，并根据费用性质计入相应会计科目（如“管理费用-办公费”“销售费用-差旅费”），同步更新预算台账，核减对应部门预算额度。

预算分析

每月末财务部门编制《费用预算执行情况表》，对比实际支出与预算金额，分析差异原因（如价格波动、工作量变化、预算偏差），对超预算或预算执行率过低的部门进行预警，并反馈至管理层。

资料归档

报销单、原始凭证、审批记录等资料由财务部门按月整理，按会计档案管理规定归档保存，保存期限不少于5年，以备后续查阅或审计。

三、核心模板表格示例

表1：部门费用预算申请表

部门：_________

申请周期：____年____季度/年度

日期：____年_月_日

费用项目

预算金额（元）

测算依据

办公耗材

5,000

2023年Q1实际支出4,200元，预计价格上涨10%

差旅交通

8,000

预计4次客户拜访，单次往返交通费2,000元，住宿费800元/天×2天

培训费用

3,000

部门技能提升培训，外部讲师费2,000元，场地费1,000元

合计

16,000

—

部门负责人签字：

___________

财务审核意见：___________

总经理审批：

___________

表2：费用报销单

报销人：_________

部门：_________

日期：____年_月_日

报销类型：□日常□项目□其他

费用项目

发生日期

金额（元）

预算项目

市内交通费

2024-03-15

120

差旅交通

餐饮招待费

2024-03-16

350

业务招待

合计

470

—

—

部门负责人签字：

___________

财务审核：_______________

分管副总：_______________

付款方式：□银行转账□现金□其他

付款账户：________________

表3：费用预算执行情况表（示例：2024年Q1）

部门

预算金额（元）

实际支出（元）

执行率（%）

差异分析（超支/结余原因）

行政部

5,000

4,800

96%

结余200元，因3月采购延迟

业务部

8,000

9,200

115%

超支1200元，新增1次异地客户拜访

财务部

2,000

1,900

95%

结余100元，办公耗材批量采购优惠

合计

15,000

15,900

106%

业务部超支需重点关注

四、使用关键提示

预算刚性原则：各部门须严格执行预算，确需调整的，需提交《预算调整申请表》，说明调整原因、金额及影响，经总经理审批后方可执行，避免随意变更预算。

费用标准控制：严格执行公司《费用管理办法》中的标准（如差旅住宿标准：一线城市≤500元/晚，二线城市≤350元/晚），超标准部分需由分管副总特批并说明原因。

及时性与准确性：费用发生后需