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行政会议纪要编写模板规范

一、适用会议类型与场景

常规例会：如周/月/季度行政工作例会、部门工作协调会，用于同步工作进展、部署阶段性任务；

专题会议：如制度评审会、办公流程优化会、行政专项工作推进会（如办公环境改造、固定资产盘点等），聚焦特定议题的讨论与决策；

临时会议：如突发事项处理会、紧急工作部署会，用于快速响应并明确临时性工作安排；

跨部门会议：如资源协调会、项目对接会，需记录多部门意见共识与协作分工。

二、会议纪要编写全流程

（一）会前准备：夯实记录基础

明确会议核心信息

提前获取会议通知，确认会议主题、时间、地点、主持人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员等基础信息，避免记录遗漏。

若会议涉及多个议题，提前梳理议题清单，明确各议题的讨论目标（如“决策”“征求意见”“同步进展”），预设记录重点。

收集会议背景材料

调取与议题相关的previous纪要、数据报表、方案草案等材料，熟悉会议讨论的上下文，保证记录时能准确关联背景信息。

对复杂议题（如制度修订、预算方案），提前标注关键数据（如历史费用、执行节点），便于会中快速抓取重点。

准备记录工具

电子化记录：优先使用会议纪要模板（如Word/在线文档），设置好标题、段落格式，预留议题、决议、行动项等填写模块；支持实时语音转文字（需会后人工校对），提高记录效率。

纸质辅助：重要会议可准备纸质笔记本，标注“待确认”“需补充”等标记，避免电子设备故障导致信息丢失。

（二）会中记录：聚焦关键信息

实时记录发言要点

按“议题-发言人-核心观点”结构记录，避免逐字逐句转录，重点抓取：问题分析（如“当前流程中审批环节耗时过长”）、意见分歧（如“A部门建议压缩预算，B部门认为需保障质量”）、共识结论（如“同意增加审核岗，缩短2天审批时间”）。

对关键数据、时间节点、负责人名等信息（如“3月15日前完成”“由*总牵头”）需即时核对，保证准确无误。

区分“讨论过程”与“最终决议”

讨论过程：简要记录不同观点（如“多数人认为方案可行，少数人提出需补充风险评估”），避免冗长描述，突出“争议焦点”即可。

最终决议：明确标注“决议”“决定”“一致同意”等关键词，记录最终结论（如“决议通过《2024年办公设备采购管理办法》”），避免模糊表述（如“大概”“可能”）。

同步记录行动项

对会议明确的待办事项，单独记录“行动项清单”，包含：任务内容（如“更新员工手册考勤制度”）、负责人（如“行政部*经理”）、完成时限（如“4月10日前”）、所需资源（如“需法务部协助审核”），保证“事事有人管、件件有时限”。

（三）会后整理：规范输出定稿

核对信息与补充细节

会后1小时内整理初稿，对照会议录音/笔记（若有）补充遗漏信息，重点核对：参会人员名单、决议结论、行动项负责人及时限等，保证“零误差”。

对存疑信息（如未明确的完成时间、需跨部门协调的任务），及时向主持人或相关负责人确认，避免主观臆断。

结构化梳理与语言精炼

按“会议基本信息-会议议程与讨论情况-决议事项-行动项跟踪-备注”的逻辑框架整理内容，保证层次清晰、逻辑连贯。

语言需简洁客观，避免口语化（如“我觉得”改为“会议认为”）、主观评价（如“该方案不合理”改为“部分人员提出方案可行性待商榷”），使用中性、规范的书面语。

审核与分发

初稿完成后，提交主持人/部门负责人审核，重点确认决议准确性、行动项完整性，根据反馈修改后定稿。

定稿后24小时内通过内部渠道（如OA系统、工作群）分发至参会人员及相关部门，并同步归档（电子档+纸质档），留存期限不少于3年（涉密会议按保密规定执行）。

三、行政会议纪要标准模板

[公司/部门名称]行政会议纪要

一、会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：2024年第一季度行政工作例会

会议时间

例：2024年3月5日（星期三）14:00-16:00

会议地点

例：总部3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

例：行政总监*总

记录人

例：行政专员*

参会人员

例：行政部经理、人事部主管、财务部*专员、各分支机构行政负责人（共8人）

缺席人员及原因

例：华东区行政主管*（因公出差）

列席人员

例：IT部*工程师（支持线上会议技术保障）

二、会议议程与讨论情况

序号

议题名称

讨论要点记录（简述核心观点、争议焦点及共识）

1

2023年行政工作总结汇报

经理汇报：全年完成办公成本管控（较预算降低5%）、优化了3项审批流程；主管提出“需加强固定资产盘点效率”的改进建议。

2

2024年Q1行政重点工作部署

决议：①3月底前完成全公司消防设施检修（负责人：专员）；②4月推行无纸化会议（负责人：经理，需协调IT部支持）。

3

办公环境升级方案讨论

争议：A区墙面翻新预算（部建议15万，部认为12万可行）；共识：优先采用