企业沟通会议记录表标准化模板.docVIP

企业内部沟通会议记录表标准化模板

一、适用范围

二、操作流程

（一）会前准备

明确会议要素：会议发起人需提前确认会议主题、目标、时间、地点（或线上会议）、参会人员（含主持人、记录人），并预估会议时长。

提前发布通知：通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，注明会议议程、需提前准备的资料（如项目进度表、议题背景说明等），并提醒记录人准备本模板。

准备记录工具：记录人提前熟悉模板内容，准备好电子版模板（或纸质版），保证可快速记录会议要点；若需录音辅助，需提前征得主持人及参会人员同意。

（二）会中记录

填写基础信息：会议开始后，记录人首先填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称、具体日期、起止时间、地点（或线上会议平台）、主持人、记录人、参会人员名单（可标注部门及职务）、缺席人员及原因（如需）。

记录议程与讨论内容：按照会议议程逐项记录，每项议程需注明“讨论要点”（核心争议点、关键意见分歧）及“发言人摘要”（简述主要参会人员的观点，用“（部门/职务）”代替人名，如“市场部经理提出需增加推广预算”）。避免记录个人主观评价，保证客观反映讨论情况。

明确决议事项：对会议达成的共识或结论，需单独记录“决议事项”，注明“决议内容”“达成依据”（如“基于客户反馈及数据调研结果”）及“责任人”（明确到具体部门及个人，用“*（部门/姓名）”代替）。

列清待办事项：对会议中确定的后续行动，逐条记录“待办事项”，包括“任务描述”“负责人”“截止时间”（精确到日期）及“完成状态”（初始为“未开始”，会后更新）。待办需具体可执行，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“X月X日前提交初稿”）。

记录附件与备注：如会议涉及演示文稿、数据报表、方案文档等附件，需在“附件及备注”中注明名称；其他需补充说明的事项（如下次会议安排、临时动议等）可记录在备注栏。

（三）会后整理

核对与补充信息：会议结束后2个工作日内，记录人需根据会议内容及录音（如有）核对记录准确性，补充遗漏的要点，保证决议事项、待办任务等关键信息完整无误。

提交审核：将整理完成的会议记录提交主持人审核，确认内容无误后，由主持人签字（或电子签名）确认。

分发与归档：审核通过后，通过企业内部渠道将会议记录分发给所有参会人员及相关方；同时将电子版记录存入企业共享文件夹（按“部门-会议类型-日期”分类），纸质版（如需）由行政部统一归档保存，保存期限不少于1年。

（四）跟踪与更新

记录人需在待办事项截止日前1天，提醒负责人；待办完成后，负责人及时更新“完成状态”，记录人定期（如每周）汇总待办进展，并在下次会议中通报。

三、标准模板内容

企业内部沟通会议记录表

会议基本信息

会议名称

例：部门2024年第三季度工作推进会

会议日期

YYYY年MM月DD日

会议时间

HH:MM-HH:MM

会议地点/线上平台

例：公司3楼会议室/钉钉会议（会议号：X）

主持人

*（部门/职务）

记录人

*（部门/职务）

参会人员

（部门/职务）、（部门/职务）、……（共人）

缺席人员及原因

例：*（部门/职务）——因出差

会议议程与讨论内容

序号

议程主题

1

Q3销售目标分解

2

新产品上线推广方案

……

……

决议事项

序号

决议内容

1

华东区销售目标下调10%，同步增加5%推广预算

2

新产品推广方案于X月X日前确定最终版

……

……

待办事项

序号

任务描述

1

修订华东区销售目标分解表，提交管理层审核

2

确定短视频平台推广合作方，签订合同

……

……

附件及备注

附件名称

例：Q3销售目标分解表（初稿）、新产品推广方案.pptx

备注说明

下次会议时间：2024年8月20日14:00；请各负责人提前准备待办进展汇报

四、关键注意事项

客观性与准确性：记录需忠实反映会议内容，避免主观臆断或遗漏关键信息；决议、待办等需明确责任人及时间节点，避免模糊表述。

保密管理：会议记录涉及企业内部敏感信息（如战略规划、财务数据等），仅限参会人员及相关方查阅，严禁外传；电子版需加密存储，纸质版由行政部专人管理。

及时性与规范性：会后务必按时完成整理、审核与分发，保证信息同步及时；模板格式需统一，不得随意增删栏目，如需调整需经行政部备案。

动态跟踪：记录人需定期跟进待办事项进展，保证会议决议落地；对于未按时完成的任务，及时上报协调解决，避免拖延影响整体工作。

术语统一：记录中涉及企业内部专业术语、项目名称等需与公司文件保持一致，避免歧义；人名、部门名称需使用规范称谓，保证信息可追溯。