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业主委员会首次会议流程指引

业主委员会（以下简称“业委会”）的首次会议，标志着业主自治管理进入实质性运作阶段。这不仅是一次简单的碰面，更是明确职责、建立规则、凝聚共识的关键起点。为确保首次会议规范、高效、有序进行，特制定本流程指引，供各小区业委会参考。

一、会前准备：未雨绸缪，确保会议顺利

凡事预则立，不预则废。首次会议的召集人（通常是业主大会筹备组组长或临时推举的召集人）需提前做好充分准备。

1.确定会议召集人：明确本次会议的临时召集人，负责会前的各项组织协调工作。

2.发出会议通知：

*通知应至少提前一定期限（参照《业主大会议事规则》或当地规定，如无明确规定，建议不少于七日）向全体业委会委员发出。

*通知内容应包括：会议时间、地点、参会人员（全体业委会委员）、会议主要议程、需携带的材料（如有）及联系人。

3.准备会议资料：

*拟审议的《业主委员会会议议事规则》（草案）——这是业委会内部运作的“宪法”，需优先讨论。

*《业主大会议事规则》、《管理规约》中与业委会职责相关的条款摘要。

*业主委员会委员名单及基本信息表。

*会议签到表、选票（如涉及选举主任、副主任）、表决票（如涉及其他议案）。

*会议议程草案。

*可能需要的空白纸张、笔、投影仪、白板等。

4.布置会议场地：选择安静、整洁、能容纳所有委员的场所，确保会议不受干扰。

二、会议召开：规范有序，达成共识

会议应按时召开，由召集人主持。若召集人未能出席，可由其指定或委员们临时推举一人主持会议开场。

1.会议开场与议程确认（主持人）：

*宣布会议正式开始，感谢各位委员的出席和业主的信任。

*简要说明本次会议的目的和重要性。

*核实委员到场情况，确认会议有效性（通常需过半数委员出席方能召开）。签到并记录。

*审议并通过本次会议议程。如有委员提出新的议题，可经讨论后决定是否加入或安排至下次会议。

2.学习与解读核心文件（主持人或指定委员）：

*共同学习《业主大会议事规则》中关于业委会职责、议事方式、表决程序的规定。

*共同学习《管理规约》中与业委会工作相关的条款。

*这一步是为了让所有委员对自身权责和工作边界有清晰认知，非常重要。

3.选举业主委员会主任、副主任（关键环节）：

*说明主任、副主任的职责和选举办法（通常在《业主大会议事规则》中有规定，如无，则需先讨论确定选举办法）。

*提名候选人：可由委员自荐、互荐或按筹备组建议。

*选举过程：可采用等额或差额选举，投票方式（如无记名投票、举手表决等）需明确。

*计票与宣布结果：推选计票人、监票人（可由非候选人委员担任），当场计票并公布结果。新当选的主任、副主任应发表简短感言。

*注意：主任、副主任必须是业委会委员。

4.确定业主委员会秘书（或记录员）：

*秘书职责通常包括会议记录、文件保管、信息传达、资料整理等。

*可由主任提名，或委员自荐/互荐，经表决产生。秘书可以是委员，也可以是非委员的业主志愿者（若议事规则允许），但核心是确保其责任心和公正性。

5.审议并通过《业主委员会会议议事规则》（全体委员）：

*逐条审议《业主委员会会议议事规则》（草案），包括但不限于：会议召集程序、通知方式、参会人数要求、表决方式、决议生效条件、会议记录要求、委员的权利与义务、保密纪律、利益冲突回避原则、档案管理等。

*充分讨论，对有争议的条款进行修改完善，最终表决通过。此规则将指导未来业委会的所有会议。

6.讨论并明确近期工作重点与分工（主任主持，全体委员参与）：

*主任根据业主大会的决议和当前小区的实际情况，提出近期（如未来三个月或半年）业委会的工作方向和重点任务，例如：

*选聘/续聘物业服务企业（若已授权）。

*审核物业服务合同条款。

*制定小区公共收益管理办法。

*建立与物业公司的沟通机制。

*小区安全、环境等问题的初步排查与跟进。

*委员们共同讨论，明确各项任务的优先级。

*根据委员的特长、意愿和工作精力，进行初步的工作分工，明确各项任务的负责人或牵头委员。强调分工不分家，重大事项集体决策。

7.审议《业主委员会会议议事规则》以外的其他重要议题（如需要）：

*如涉及公章刻制、银行账户开立等紧急或必要事项，可在此环节进行讨论和表决。

*每项议题的讨论应充分，确保每个委员都有发言机会。

8.会议总结与下一步安排（主任）：

*主任总结本次会议的主要成果，回顾通过的决议和达成的共识。

*明确各项任务的负责人、完成时限和下次会议的初步安排（时间、议题预告）。

*强调委员的责任与义务