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人事档案安全管理操作手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范人事档案管理工作，保障人事档案的真实性、完整性、安全性和可用性，维护单位和个人的合法权益，依据国家有关档案管理、保密工作及人事管理的法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于本单位所有人事档案的接收、建立、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密、鉴定和销毁等管理工作。本单位所有涉及人事档案管理工作的部门及相关人员均须严格遵守本手册规定。

1.3基本原则

人事档案安全管理遵循以下原则：

统一领导、分级负责：人事档案工作实行统一领导，明确各级管理职责，确保责任到人。

安全第一、预防为主：将档案安全置于首位，建立健全安全防范机制，消除安全隐患。

依法管理、规范操作：严格遵守国家法律法规和档案管理规定，确保各项操作有章可循、规范有序。

保密原则：人事档案属于党和国家的核心机密，档案管理人员必须严格遵守国家保密法律法规，严守档案纪律，确保档案信息不泄露。

第二章组织领导与职责

2.1组织领导

单位应明确分管人事档案工作的领导，将人事档案安全管理纳入单位重要议事日程，定期研究解决档案安全管理工作中的重大问题，保障档案工作所需的人员、经费和设施设备。

2.2部门职责

人事部门是人事档案管理的职能部门，负责统筹规划、组织实施和监督检查本单位的人事档案安全管理工作，具体包括：

制定和完善本单位人事档案安全管理规章制度和操作细则。

组织开展档案管理人员的政治思想教育、业务培训和保密教育。

负责档案库房的规划、建设和日常维护管理。

监督检查各项档案安全管理规章制度的执行情况，及时发现和整改安全隐患。

2.3档案管理人员职责

档案管理人员是人事档案安全管理的直接责任人，应具备良好的政治素质、业务能力和职业道德，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律。其主要职责包括：

严格执行档案管理的各项规章制度，确保档案的收集、整理、保管、利用等环节规范有序。

负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、干燥、通风，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等工作。

熟悉所管档案的情况，准确、及时地提供档案利用服务，严格履行借阅、查阅手续。

严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容，不得擅自复制、摘抄、拍摄、传播档案信息。

定期对档案进行清点核对，发现问题及时报告并采取补救措施。

第三章档案库房管理

3.1库房选址与建设

档案库房应选择地势较高、干燥通风、环境安静、远离火源、水源和污染源的地方。库房建筑应符合国家有关档案建筑设计规范要求，具备良好的防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等条件。

3.2库房设施设备

档案库房应配备必要的安全设施设备：

“三铁一器”：即铁门、铁窗、铁柜（档案柜）和灭火器材。档案柜应选用坚固耐用、防撬防盗的金属柜。

温湿度调控设备：根据档案保管要求，配备空调、除湿机、加湿器等设备，将库房温度控制在适宜范围，相对湿度控制在适宜范围。

防虫防鼠设备：定期投放防虫药剂和设置防鼠设施，并做好记录。

照明设备：库房照明应选用白炽灯或防爆灯具，避免阳光直射档案。

通风设备：保持库房空气流通，必要时安装机械通风装置。

消防设备：按规定配备足够数量且有效的灭火器、消防栓等消防器材，并定期检查维护，确保其完好有效。

监控报警设备：有条件的单位应安装防盗报警装置和视频监控系统，对库房进行24小时监控。

3.3库房日常管理

出入管理：非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。库房钥匙应由专人保管，不得随意转借或复制。

温湿度记录：每日定时测量并记录库房温湿度，发现异常及时采取调控措施。

清洁卫生：保持库房内外清洁卫生，定期进行清扫和消毒，杜绝污染源。

安全检查：每日下班前应对库房门窗、水电、消防设施等进行全面检查，确保安全。节假日前应进行一次全面的安全大检查。

禁止行为：库房内严禁吸烟、用火、存放易燃易爆物品、食品和个人生活用品。严禁在库房内使用明火或非档案工作所需的电器设备。

第四章档案接收与移出管理

4.1档案接收

接收人事档案时，档案管理人员应认真核对档案材料的完整性、准确性和规范性，具体包括：

核对档案转递通知单与所转档案是否相符，档案材料是否齐全、准确。

检查档案材料是否符合归档要求，手续是否完备，有无涂改、勾画、抽取、撤换等现象。

对接收的档案材料，应及时登记、编号、上架，并在档案管理系统中更新相关信息。

接收过程中发现问题，应及时与原档案管理单位联系解决，并做好记录。

4.2档案移出

档案移出包括档案转递、移交等情况，应严格按照规定程序办理：

因工作调动、辞职、辞退、解除劳动合同、升学、参军等原因需要转出档案的，档案管理人员应根据相关证明材料，及时将档案按规定转递至新的档案接收单位。