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采购需求与供应商评估标准流程工具

适用场景说明

本工具适用于各类企业、事业单位及其他组织的采购管理工作，尤其适用于以下场景：

新项目采购启动：如企业新产品研发所需原材料采购、办公设备首次采购等，需从需求梳理到供应商选定全流程规范；

常规物资采购：如日常办公用品、生产辅料等重复性采购，需统一评估标准保证供应商稳定性；

供应商年度/季度复评：对现有合作供应商的履约能力、服务质量、价格水平等进行定期评估，优化供应商结构；

跨部门协同采购：涉及需求部门、采购部、财务部、法务部等多部门参与的采购项目，明确职责分工与流程节点。

通过本工具，可实现采购需求标准化、供应商评估客观化，有效降低采购风险、提升采购效率，保障采购活动的合规性与经济性。

操作流程详解

步骤一：采购需求发起与确认

目的：明确采购需求的合理性、完整性与准确性，避免需求模糊导致后续采购偏差。

操作内容：

需求部门填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额、用途说明及技术参数（如适用，需附技术图纸或样品要求）；

需求部门负责人*对需求的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至采购部；

采购部联合需求部门、财务部对需求进行复核：财务部重点审核预算是否符合公司财务制度，采购部重点审核技术参数是否明确、数量是否合理，需求部门配合补充说明模糊信息；

复核通过后，形成《采购需求确认表》，由需求部门负责人、采购经理、财务部负责人*三方签字确认，作为后续采购活动的依据。

参与角色：需求部门、需求部门负责人*、采购部、财务部

输出成果：《采购需求申请表》《采购需求确认表》

步骤二：供应商寻源与资质预审

目的：筛选具备基本履约能力的潜在供应商，缩小评估范围，提高后续评估效率。

操作内容：

采购部根据采购需求类型（如货物类、服务类、工程类）选择合适的寻源方式：

公开招标：通过采购平台、行业媒体发布招标公告，邀请不特定供应商参与；

邀请招标：向3家及以上合格供应商发出投标邀请（需提前建立合格供应商库）；

询价采购：对标准化、低价值物资，向不少于3家供应商发出询价单；

单一来源采购：仅唯一供应商可满足需求时（如专利产品），需履行审批手续。

收集供应商报名资料，包括但不限于：营业执照副本、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如委托代理人办理）、过往类似业绩合同（近2年）等；

采购部联合需求部门、法务部对供应商进行资质预审，重点核查：

营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容；

资质证书是否符合行业要求，是否在有效期内；

过往业绩中是否存在重大违约记录（可通过信用中国等官方渠道查询，需注意信息合规性）；

财务状况是否良好（无重大债务纠纷、未被列为失信被执行人）。

预审通过后，形成《供应商资质预审合格名单》，通知供应商参与后续采购流程。

参与角色：采购部、需求部门、法务部

输出成果：《供应商资质预审合格名单》《供应商报名资料汇总表》

步骤三：供应商信息收集与方案评审

目的：全面知晓供应商的综合实力，对比其产品/服务方案与需求的匹配度。

操作内容：

向《供应商资质预审合格名单》中的供应商发放《供应商信息登记表》及《采购文件》（含技术要求、商务条款、投标/报价格式等）；

供应商按要求提交完整资料，包括：

《供应商信息登记表》（补充公司规模、生产/服务能力、技术团队配置、质量保障体系等内容）；

详细报价单（需明确单价、总价、报价有效期、是否含税等）；

技术方案/服务方案（针对需求中的技术参数或服务要求，提供具体实施方案、交付周期、售后服务承诺等）；

样品（如适用，需在规定时间内提交，由需求部门进行封存与测试）。

采购部组织需求部门、技术专家（如需）成立方案评审小组，对供应商提交的技术方案、服务方案进行评审，重点评估：

方案是否符合需求中的技术参数与质量标准；

交付周期是否满足项目时间要求；

售后服务方案（如质保期限、响应时间、维修服务等）是否完善。

参与角色：采购部、需求部门、技术专家（外部或内部）

输出成果：《供应商技术/服务方案评审记录》《供应商报价汇总表》

步骤四：供应商综合评估与打分

目的：通过量化指标客观评价供应商，选定最优合作方。

操作内容：

成立供应商评估小组，成员包括采购部（占30%权重）、需求部门（占40%权重）、财务部（占15%权重）、法务部（占15%权重），保证评估多维度、无偏向；

制定《供应商评估打分表》，明确评估维度、权重及评分标准（参考“配套工具模板”中的《供应商评估打分表》）；

评估小组根据供应商资料及前期评审结果，独立打分并签字确认，取平均分作为最终得分；

按得分从高到低排序，形成《供应商评估报告》，列出各供应商得分、排名及主要优劣势分析。

关键点：