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企业产品出货流程标准化手册

一、引言

本手册旨在为公司产品从订单确认到最终送达客户手中的全过程，提供一套规范、高效、可追溯的操作指引。通过标准化出货流程，旨在提升运作效率、确保产品质量、降低运营风险、提高客户满意度，并为持续改进提供数据支持。所有涉及产品出货环节的部门及人员均需严格遵照执行。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本手册适用于公司所有自产及代理产品的国内及国际出货业务，涵盖从客户订单接收、评审、库存核查、生产协调、包装、检验、仓储、物流安排直至货物送达客户并完成签收反馈的完整流程。

（二）基本原则

1.客户导向：以满足客户需求为核心，确保订单交付的及时性与准确性。

2.效率优先：优化流程节点，减少不必要的环节，提升整体运作效率。

3.质量为本：在出货各环节严格把控产品质量，防止不合格品流出。

4.合规操作：严格遵守国家及地方相关法律法规，以及公司内部各项管理制度。

5.可追溯性：确保出货过程中的关键节点信息清晰、准确、可追溯。

6.持续改进：定期对出货流程进行回顾与评估，针对问题点进行优化调整。

三、产品出货流程详解

（一）订单接收与评审

1.订单接收：销售部门或指定岗位人员负责接收客户订单，订单形式包括但不限于书面合同、邮件确认、ERP系统录入等。接收后需立即核对订单信息的完整性与准确性，包括客户名称、联系方式、产品型号规格、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、付款方式、包装要求、特殊备注等。

2.订单评审：销售部门牵头，会同生产、库存管理、财务等相关部门对订单进行评审。评审内容包括：现有库存是否满足订单需求、生产能力是否匹配交货期要求、特殊定制产品的技术可行性、原材料采购周期、客户付款条件是否符合公司规定、是否存在影响交付的潜在风险等。评审结果应在规定时限内反馈给客户，并形成书面评审记录。

3.订单确认与录入：评审通过后，与客户确认最终订单细节，双方达成一致后，将订单信息准确录入公司ERP或订单管理系统，生成正式的生产通知单或发货通知单，并及时传递至相关执行部门。

（二）库存核查与生产/采购协调

1.库存核查：库存管理部门（或仓库）根据已确认的订单信息，在系统中进行库存查询，核实对应产品的实际可用数量、库位、批次及效期（如适用）。

2.库存满足：若库存数量充足且符合订单要求，库存管理部门（或仓库）根据发货通知单，启动备货流程。

3.库存不足/无库存：若库存不足或无库存，由生产计划部门根据订单需求及生产能力，制定生产计划并下达至生产部门组织生产；对于需要采购的原材料或外协件，由采购部门及时启动采购流程，确保生产顺利进行。生产或采购过程中需对进度进行跟踪，确保满足订单交货期。

（三）生产/备货完成与入库

1.生产完成：生产部门按照生产计划完成产品生产后，需进行自检，确保产品符合质量标准。自检合格后，填写入库申请单，连同合格证明（如适用）一并提交至质量管理部门进行入库检验。

2.入库检验：质量管理部门依据产品标准及订单要求对产品进行检验，检验合格后在入库申请单上签字确认，准予入库。不合格品按《不合格品控制程序》处理。

3.产品入库：仓库管理员凭经质量管理部门确认的入库申请单，对产品进行数量清点、规格核对，并将产品存放于指定库位，同时在库存管理系统中完成入库操作，更新库存数据。

（四）出货计划与安排

1.制定出货计划：物流部门（或销售部门协调物流）根据订单交货日期、客户地点、产品特性（如尺寸、重量、是否危险品等）以及库存备货情况，制定详细的出货计划。出货计划应明确发货日期、物流方式（如快递、汽运、海运、空运等）、承运商选择、预计到达时间等。

2.物流方式与承运商选择：综合考虑成本、时效、安全性及客户偏好等因素，选择合适的物流方式及具备相应资质和良好信誉的承运商。对于长期合作的承运商，应签订合作协议。

3.运输安排与确认：物流部门（或相关人员）与选定的承运商进行沟通，确认运输细节（如提货时间、地点、联系人、运输路线等），并下达运输指令。对于国际货运，还需提前办理报关、报检等手续。

（五）拣货、包装与标识

1.拣货：仓库管理员根据发货通知单及出货计划，在库存管理系统中生成拣货单，按照“先进先出”（FIFO）或其他指定原则进行拣货。拣货过程中需仔细核对产品型号、规格、数量，确保准确无误。

2.包装：拣选出的产品按照订单要求及《产品包装规范》进行包装。包装应能有效保护产品在运输过程中不受损坏，同时考虑防潮、防震、防锈、防盗等因素。对于有特殊包装要求的订单，需严格按照客户指示执行。

3.标识：包装完成后，在外包装上粘贴清晰、规范的shippingmark（唛头）及标签，内容至少应包括：产品名称/型号、订单号、客户名称、目的地、箱号/