行业的会议纪要及决议执行模板.docVIP

一、适用范围与典型应用场景

企业月度/季度经营分析会

项目启动会、阶段评审会

跨部门协调会、问题解决专题会

年度工作规划会、任务部署会

二、全流程操作步骤详解

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

会议发起人需提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3产品迭代优先级”“解决供应链交付延迟问题”），并制定结构化议程，明确各议题讨论时长、负责人。

示例议程：

上周任务完成情况回顾（15分钟，负责人：*主管）

本周重点任务部署（20分钟，负责人：*经理）

跨部门协作问题讨论（25分钟，负责人：*协调专员）

其他事项（10分钟）

确认参会人员与材料准备

通过邮件或即时通讯工具向参会人发送会议通知，包含时间、地点（或会议）、议程、需提前阅读的背景材料（如数据报表、项目文档）。

保证记录人提前熟悉议程，准备会议记录模板（可参照本模板表格部分）。

（二）会中记录：保证信息完整准确

聚焦核心内容，避免冗余记录

记录人需重点关注“讨论结论”“决议事项”“待办任务”，避免逐字记录无关对话。

关键信息记录要点：

讨论结论：对议题的最终判断（如“确定优先开发A功能模块，暂缓B模块”）；

决议事项：需执行的明确行动（如“市场部需在3月15日前完成竞品分析报告”）；

待办任务：具体任务描述、责任人、完成时间（需当场确认无误）。

实时标注争议点与待确认事项

对未达成一致的意见或需进一步核实的数据，标注“待确认”“需补充资料”，会后由发起人跟进。

（三）会后整理：形成标准化纪要文档

24小时内完成纪要初稿

按模板结构整理会议内容，包括：会议基本信息、议程回顾、讨论要点、决议事项、待办任务、附件列表。

决议事项需包含“决议编号”（如“2024-03-01-01”）、“具体内容”“责任部门/人”“完成时间”“验收标准”，保证可执行、可追溯。

审核与分发

初稿提交会议主持人审核，保证信息准确、责任明确；

审核通过后，1个工作日内通过邮件/企业协作平台发送给所有参会人，抄送相关领导，并要求签收确认。

（四）执行跟踪：闭环管理决议落地

建立决议执行跟踪表

以“决议编号”为唯一标识，在跟踪表中记录执行进度、反馈结果、问题处理情况，更新频率为“每周/每两周”（根据任务紧急程度调整）。

定期复盘与风险预警

责任人需在完成时间前2天反馈执行进度；若遇可能延期的风险，需提前3天提出并协调解决方案（如申请资源调整、变更时间节点）。

会议发起人每周召开“决议执行短会”，同步关键任务进展，解决跨部门协作障碍。

三、会议纪要及执行跟踪模板

（一）会议纪要模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

[如：2024年Q3产品规划会]

会议时间

[YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM]

会议地点

[会议室A/线上会议]

主持人

*[姓名]（[职位]）

记录人

*[姓名]（[职位]）

参会人员

[部门1]、[部门2]、*[部门3]（共X人）

缺席人员

*[姓名]（原因：[如：出差]）

会议议程

1.……2.……3.……

议程回顾与讨论要点

议题序号

议题名称

讨论要点

结论

1

上周任务回顾

*主管汇报：A任务完成80%（因数据延迟未收尾），B任务已交付。

确认A任务需在3月5日前完成数据补全，责任人：*专员。

2

本周任务部署

*经理提出：优先开发C功能，需技术部支持。

技术部抽调2名工程师配合，3月10日前完成需求评审，责任人：*技术主管。

决议事项

决议编号

决议内容

责任部门/人

完成时间

验收标准

当前状态

备注

2024-03-01-01

市场部完成竞品分析报告，包含功能对比、用户反馈及价格策略建议

市场部/*经理

2024-03-15

报告通过产品部审核，不少于20页

未开始

需补充数据

2024-03-01-02

供应链部与供应商沟通，保证3月20日前交付核心物料，提交书面承诺函

供应链部/*主管

2024-03-18

供应商书面回函

进行中

已联系3家供应商

附件列表

《Q3产品需求文档v2.0》

《上周任务完成情况统计表》

（二）决议执行跟踪表（模板）

决议编号

决议内容简述

责任人

计划完成时间

实际完成时间

进度（%）

执行反馈

问题处理

下一步行动

2024-03-01-01

竞品分析报告

*经理

2024-03-15

-

60%

已完成竞品功能对比，用户反馈部分需增加调研样本（完成度80%）

无

3月12日前补充调研

2024-03-01-02

核心物料交付确认

*主管

2024-03-18

-

40%

供应商A已承诺，供应商B需确认交期，供应商C价格偏高需协商（完成度50%）

协商供应商B交期

3月14日前完成3家供应商确认

四、关键注意事项与风险规避

信息准确性优先

纪要中的决议、责任人、时间节点需经会议主持人当场确认，避免因记录错