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跨部门沟通协作会议流程模板

一、适用场景说明

重大项目启动会：明确项目目标、职责分工及跨部门协作机制；

问题攻坚研讨会：针对跨部门流程卡点、资源冲突等议题，协同制定解决方案；

阶段性成果对齐会：同步各部门工作进展，协调后续资源与计划；

年度/季度目标共识会：对齐公司级目标，分解各部门任务并明确协作节点。

二、会议全流程操作指南

（一）会前准备阶段：夯实基础，避免盲目

明确会议核心目标与议题

召集人（通常为项目牵头部门负责人或指定协调人）需提前梳理会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线跨部门协作计划”“解决研发与测试环节需求传递延迟问题”），将议题按优先级排序，明确每个议题的预期成果（如“输出明确的时间节点表”“达成需求同步流程共识”）。

确定参会人员及职责分工

邀请与议题直接相关的部门负责人及核心执行人（如涉及产品研发，需邀请研发部、产品部、测试部负责人及具体接口人*），避免无关人员参会导致效率低下；

提前明确会议主持人（负责控场、引导讨论）、记录人（负责记录关键结论及行动项），主持人建议由中立或牵头部门人员担任，保证会议不偏离主题。

准备会议材料并提前分发

召集人需整理背景资料（如项目计划书、问题数据统计表、各部门前期提交的协作需求清单），保证材料数据准确、逻辑清晰；

提前2-3个工作日将会议通知（含目标、议题、时间、地点/、参会人员、材料）通过企业内部系统发送至参会人，提醒其提前阅读材料、准备意见。

（二）会中执行阶段：聚焦目标，高效协同

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场，简要说明会议目标及核心议题，强调会议纪律（如“围绕议题发言，避免无关讨论”“每人发言时间控制在3分钟内”）；

确认参会人员到齐情况，如有关键人员缺席，需明确其是否委托他人代为决策或后续补充意见。

议题逐项讨论与决策（核心环节，时长按议题数量分配）

按“背景介绍→现状分析→意见征集→方案共识”的顺序推进每个议题：

背景介绍：由议题相关责任部门简要说明当前情况（如“目前研发需求传递存在30%的信息偏差，导致测试返工率上升”）；

现状分析：引导各部门从自身角度出发，分析问题根源或协作难点（如研发部提出“需求文档描述模糊”，产品部提出“需求变更未同步测试部”）；

意见征集：主持人保证每个参会人都有发言机会，鼓励跨部门提问（如“测试部对需求同步流程是否有补充建议？”），避免“部门本位主义”；

方案共识：针对讨论结果，聚焦“谁来做、做什么、何时完成”，形成明确决策（如“由产品部牵头，每周五下班前同步下周需求变更清单至研发、测试部接口人*”）。

形成明确行动项并同步确认

记录人实时整理每个议题对应的行动项，填写《跨部门会议行动项跟踪表》（见第三部分），包含“行动项描述、责任部门、负责人姓名、完成时间”；

主持人逐项向责任部门确认行动项的可行性，保证“责任到人、时限明确”，避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“9月15日前完成”）。

会议总结与下一步计划（5分钟）

主持人总结会议达成的共识、关键行动项及负责人；

明确下次会议时间（如“每周三下午3点召开项目进度会”）或沟通机制（如“建立跨部门协作群，实时同步进展”）。

（三）会后跟进阶段：闭环管理，保证落地

整理并分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人）、核心议题讨论过程、达成的共识、行动项跟踪表（含负责人、时间）；

纪需经主持人审核无误后，在1个工作日内发送至所有参会人及相关领导，抄送各部门存档。

跟踪行动项进展

召集人/记录人通过会议系统、协作群或定期跟进，监督行动项执行情况，对逾期未完成的任务，及时与责任部门沟通（如“研发部需求同步表延迟提交，是否需要协调资源支持？”）；

每次跟进后更新《行动项跟踪表》的“当前状态”（如“进行中”“已完成”“需延期”），并同步至相关人员。

闭环复盘与流程优化

对周期性跨部门会议（如周会、月会），每月末可组织一次简短复盘，分析会议效率、行动项完成率及协作痛点，持续优化会议流程（如“缩短议题背景介绍时间，增加方案讨论环节”）。

三、配套模板工具

（一）会议议程表

时间

议题名称

负责人

预计时长

输出成果

14:00-14:10

开场及议程确认

主持人*

10分钟

会议目标共识

14:10-14:40

Q3产品上线需求同步流程优化

产品部*

30分钟

需求同步流程方案及责任人

14:40-15:10

研发与测试资源协调计划

研发部、测试部

30分钟

资源分配表及时间节点

15:10-15:20

行动项确认及下次会议安排

全体参会人

10分钟

行动项跟踪表（初稿）

（二）跨部门会议行动项跟踪表

序号

行动项描述

责任部门

负责人姓名

完成时间

当前状态

备注

1

制定需求同步模板，明确必填字段

产品部

*

9月10日