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2025/12/21

汇报人：WPS

账簿凭证管理制度

CONTENTS

目录

01

制度概述

02

账簿管理

03

凭证管理

04

制度执行与监督

制度概述

01

制度定义与目的

账簿凭证管理制度的内涵界定

指企业对会计账簿、原始凭证等资料的填制、审核、保管等环节制定的规范，如某制造业企业明确发票需双人复核签字。

保障会计信息真实性的核心目标

通过规范凭证取得与记录流程，杜绝虚假交易记录，如某上市公司因凭证管理疏漏导致财务造假被证监会处罚。

制度定义与目的

支撑企业内控体系的关键作用

建立凭证流转审批链条，例如某集团要求费用报销凭证需经部门经理、财务总监双签字方可入账。

满足财税合规要求的基础保障

依据《税收征管法》，企业需保存凭证至少10年，某餐饮企业因凭证丢失被税务机关追缴税款50万元。

制度适用范围

企业主体范围

适用于集团总部及下属子公司，如某制造业集团要求各地分公司统一执行电子账簿登记制度，覆盖财务、审计等部门。

业务活动范围

涵盖采购付款、销售收款等全部经济业务，某贸易公司明确规定境外销售合同凭证需保存电子扫描件至少10年。

账簿管理

02

账簿种类与设置

总账设置规范

企业需按国家统一会计制度设置总账，如制造业企业需设置“生产成本”“库存商品”等总账科目，记录全部经济业务总括核算资料。

明细账分类管理

明细账按子目细分，如商贸企业“应收账款”明细账需按客户名称设户，详细记录每笔应收款发生与收回时间、金额。

账簿种类与设置

01

日记账登记要求

出纳需逐笔登记现金、银行存款日记账，每日结出余额，如某公司规定每日下班前核对账实，确保资金安全。

02

备查账簿设置情形

对租入固定资产等未在总账核算的业务，需设备查簿，如某工厂租入设备时详细记录租赁期限、租金支付方式。

账簿登记规则

凭证审核与依据规范

登记账簿前需审核原始凭证真实性，如某贸易公司2023年因未核销售合同导致账簿多记收入120万元，后通过凭证追溯修正。

记账规范与改错要求

需按业务发生顺序逐笔登记，摘要简明，字迹清晰。某制造企业采用红字冲销法更正错账，保留修改痕迹以备税务核查。

账簿保管要求

保管环境规范

需存放于干燥通风的档案室，配备温湿度计，温度控制在14-24℃，湿度45%-60%，如某会计事务所因潮湿导致账簿霉变被处罚。

保管期限管理

总账、明细账等永久保存，日记账保存30年，到期经审批后销毁，参考2021年某国企超期账簿违规销毁案例。

借阅登记制度

设置借阅登记簿，记录借阅人、事由及归还日期，某上市公司曾因未登记借阅导致账簿丢失被监管通报。

账簿的更换与销毁

01

公司内部各业务部门

涵盖财务部、销售部等所有产生经济业务的部门，如销售部签订合同后需及时将凭证提交财务部归档。

02

子公司及控股企业

包括异地子公司，例如某集团北京子公司的采购账簿凭证需按总公司制度统一管理。

凭证管理

03

凭证的分类与格式

01

凭证审核规范

登记前需审核原始凭证真实性，如某贸易公司要求会计对采购发票与合同金额核对一致后才可登记入账。

02

书写规范要求

账簿记录需使用蓝黑墨水笔，字迹清晰，某制造企业因出纳用圆珠笔登记现金账被审计指出不合规。

凭证的填制与审核

指定专人保管

企业应指定财务部门档案管理员负责账簿保管，如某上市公司设置专职档案岗，每日检查库房温湿度并记录。

规范保管期限

总账、明细账等永久保存，日记账保存30年，参考财政部《会计档案管理办法》，某国企因超期销毁账簿被处罚。

严格借阅流程

内部借阅需经财务总监审批，外部审计借阅须登记用途和归还时间，某会计师事务所借阅时需提交单位介绍信。

凭证的传递与保管

总账设置规范

企业需根据国家统一会计制度，设置总分类账记录全部经济业务，如某制造业企业按资产、负债等六大类科目设置总账账簿。

明细账分类管理

对总账科目进一步细分，如应收账款明细账按客户名称设置，某贸易公司以此清晰记录各客户的应收款项明细。

凭证的传递与保管

日记账登记要求

现金和银行存款日记账需逐日逐笔登记，某餐饮企业每日结束后核对日记账与实际库存现金，确保账实相符。

备查账簿设置

对租入固定资产等未在总账中反映的事项设置备查簿，某物流公司通过备查簿详细记录临时租用车辆的信息。

凭证的装订与归档

账簿凭证管理的核心内涵

指企业对会计账簿、原始凭证等资料的填制、审核、保管等全流程规范，如某上市公司要求凭证需双人复核签字。

保障财务信息真实性目标

通过制度约束确保数据可靠，如某集团因凭证造假被罚2000万元，凸显制度对防篡改的关键作用。

支撑合规审计的基础功能

税务部门核查某企业时，凭借规范账簿快速完成审计，避免因凭证缺失导致的50万元罚款。

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