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项目需求说明书标准化编写模板（保障质量版）

一、引言

项目需求说明书是项目启动与执行的“基石”，其质量直接影响项目范围界定、资源分配及最终交付效果。为统一需求描述规范、减少歧义、规避需求变更风险，特制定本标准化模板。本模板通过明确框架、细化流程、强化评审机制，保证需求内容的完整性、准确性与可追溯性，为项目质量管控提供核心依据。

二、适用范围与典型应用场景

典型应用场景包括：

新项目立项前，需明确客户/业务方核心诉求时；

现有系统升级迭代，需梳理新增或优化需求时；

跨部门协作项目，需统一各方对需求的理解时；

项目范围复杂，需通过结构化文档规避需求遗漏时。

三、标准化编写流程与操作步骤

需求说明书编写需遵循“调研-分析-编写-评审-修订-定稿”的闭环流程，保证每个环节输出可验证的成果。具体步骤

步骤一：需求调研准备（明确目标与范围）

操作内容：

组建需求调研小组：由项目经理张工牵头，业务分析师李工、技术负责人王工及关键用户代表赵经理共同参与，明确分工（如李工主导访谈，王工评估技术可行性）。

定义调研范围：基于项目章程，明确本次需求调研的业务领域（如“销售订单管理”）、用户角色（如销售专员、财务审核岗）及边界（如不包含库存模块接口）。

准备调研工具：设计访谈提纲、需求调研问卷、业务流程草图模板，并预约用户访谈时间（如每场访谈60分钟，提前3天发送会议议程）。

输出成果：《需求调研计划》《用户访谈记录表》《业务流程初步草图》。

步骤二：需求信息收集（多渠道获取原始需求）

操作内容：

深度访谈：针对关键用户（如销售部门负责人刘总），采用“场景式提问法”（如“请描述一笔订单从录入到审核的全流程，当前遇到的最大痛点是什么？”），记录用户显性需求（如“订单状态实时更新”）及隐性需求（如“减少人工核对工作量”）。

文档分析法：收集现有系统操作手册、业务流程文档、用户反馈记录（如近3个月订单处理的投诉数据），提炼共性需求（如“老系统订单导出格式不兼容Excel”）。

现场观察法：跟随业务人员实操（如观察销售专员孙工处理订单的实际操作步骤），记录流程断点（如“需手动在3个系统间切换数据”）。

输出成果：《原始需求清单》《用户反馈汇总表》《业务流程现状分析报告》。

步骤三：需求分析与整理（分类、去重与优先级排序）

操作内容：

需求分类：将原始需求划分为功能需求（如“订单自动校验库存”）、非功能需求（如“系统响应时间≤3秒”）、业务约束（如“需符合财务数据安全规范”）三类。

需求去重与合并：对重复需求（如不同用户提出的“订单状态推送”功能）进行合并，消除冗余。

优先级排序：采用MoSCoW法则（必须有Shouldhave、可以有Couldhave、Won’thavethistime）对需求分级，标注优先级（如“订单自动校验库存”为“必须有”）。

输出成果：《需求分类清单》《需求优先级排序表》。

步骤四：需求文档编写（按模板框架填充内容）

操作内容：

严格参照本模板“四、模板核心内容框架”逐项编写，保证每个模块内容完整、描述清晰（如功能需求需包含“触发条件-输入-处理逻辑-输出”全流程）。

使用标准化术语：避免模糊表述（如“尽快”“优化”），改用可量化指标（如“订单处理耗时从30分钟缩短至5分钟”）。

关联业务目标：每项需求需明确其对项目目标的贡献（如“订单自动校验库存”可支撑“订单交付准确率提升至99.5%”）。

输出成果：《项目需求说明书（初稿）》。

步骤五：需求评审与修订（多维度验证需求质量）

操作内容：

内部评审：由项目组内部（张工、李工、王工）对初稿进行评审，重点检查需求完整性（是否覆盖核心业务场景）、一致性（前后需求是否存在矛盾）、可测试性（是否可设计验收用例）。

用户评审：组织业务方代表（赵经理、刘总、孙工）召开评审会，逐条确认需求是否符合实际业务需求，记录用户异议（如“订单状态推送需包含短信+双渠道”）。

修订与闭环：针对评审问题，由李工牵头修订需求，更新需求编号与版本号，并反馈给评审方确认，直至所有异议关闭。

输出成果：《需求评审问题清单》《需求说明书修订版（V1.1）》《评审确认签字表》。

步骤六：文档定稿与归档（标准化发布与存储）

操作内容：

最终版需求说明书需经项目经理张工、业务方负责人赵经理联合签字确认，标注版本号（如V2.0）、发布日期及生效范围。

将文档纳入项目配置管理库，存储路径为“项目共享文件夹”，并同步至企业项目管理平台（如禅道、Jira），保证权限可控（仅项目组成员及授权人员可查阅）。

发放需求文档至相关方（开发团队、测试团队、运维团队），并记录《文档发放签收表》。

输出成果：《项目需求说明书（正式版）》《文档发放签收表》《配置管理记录》。

四、模板核心内容框架与表格

（一）项目基本信息表

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