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文档撰写格式规范及标准化指南

一、适用范围与应用场景

本规范适用于各类企业内部文档、项目交付文档、技术手册、合同协议、管理报告等正式文本的撰写与排版，旨在统一文档风格、提升内容专业性、降低沟通成本。具体场景包括：

新员工入职文档：如岗位职责说明书、工作流程手册，帮助新人快速理解工作要求；

项目全周期管理：如立项报告、进度计划、验收报告，保证项目信息传递准确；

产品与技术输出：如产品说明书、API文档、技术方案，保障技术信息可复用；

合规与存档需求：如审计报告、法律合同、年度总结，满足企业合规管理与历史追溯要求。

二、文档撰写标准化操作流程

（一）需求分析与目标明确

明确文档受众：确定文档的阅读对象（如管理层、技术人员、客户），针对不同受众调整内容深度与表述方式（如技术文档需注重细节，管理文档需突出结论）。

界定核心目标：清晰说明文档要解决的问题（如“规范采购流程，减少审批时间”）或传递的核心信息（如“产品V2.0新增功能说明”）。

收集基础资料：整理与文档相关的数据、政策、案例等，保证内容依据充分（如引用公司制度需标注制度编号，引用数据需注明来源）。

（二）结构框架搭建

根据文档类型设计逻辑清晰的结构通用框架如下（可增删调整）：

模块

说明

封面

包含文档标题、版本号、编制部门/人、编制日期、密级（如“内部公开”“机密”）等。

目录

自动目录，标注页码，层级不超过3级（如“1.1.1”）。

前言/引言

说明文档编制目的、适用范围、术语定义（如本文档中“API”特指“应用程序接口”）。

按逻辑分章节撰写，每章设置标题，章节编号连续（如“1项目背景”“2实施方案”）。

附录

补充细节（如数据表格、政策原文、术语对照表），注明附录编号（附录A、附录B）。

修订记录

记录版本变更情况（如“V1.1：2024-03-15，某某修订审批流程”）。

（三）内容撰写与规范应用

术语统一：建立文档专属术语表，避免同一概念使用多种表述（如“用户端”统一为“客户端”，“下单”统一为“提交订单”）。

逻辑清晰：采用“总-分”结构，章节内容先结论后说明，段落间用过渡句衔接（如“基于上述问题，提出以下解决方案”）。

数据准确：数据需标注来源（如“根据2024年Q1销售数据”），图表需编号（如图1、表2）并配标题（如图1：2023-2024年用户增长趋势）。

语言规范：使用书面语，避免口语化表达（如“搞定”改为“完成”，“差不多”改为“基本符合”）；禁用歧义词（如“大概”“可能”需替换为“预计”“预估”）。

（四）审核修订与质量把控

初审：由编制人自查，重点检查内容完整性、数据准确性、格式一致性（如字体、页码）。

复审：由部门负责人或领域专家审核，重点检查逻辑合理性、专业术语准确性、目标达成度。

终审：由管理层或归口管理部门（如行政部、法务部）审核，重点检查合规性、保密性、与公司制度的一致性。

修订反馈：审核意见需明确标注（如“第3章需补充成本测算依据”），编制人逐条修订并反馈修订结果。

（五）格式校对与排版输出

字体与字号：

一级标题（黑体，三号，加粗），二级标题（楷体，四号，加粗），三级标题（宋体，小四，加粗）；

宋体，小四，行距1.5倍；

图表宋体，五号，居中。

页边距与页码：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页码居中（封面不编页码）。

输出格式：优先使用PDF格式（保证排版不乱），如需编辑可保留Word原稿，文件命名规则为“文档类型-编号-版本号”（如“项目报告-PRJ2024-001-V1.1”）。

（六）发布归档与版本管理

发布：终审通过后，按文档密级通过指定渠道发布（如内部OA系统、共享云盘），并同步更新文档台账（记录文档编号、发布时间、查阅权限）。

归档：文档发布后3个工作日内，将最终版PDF及原稿归档至公司文档管理系统，归档路径按“部门-年份-文档类型”分类（如“市场部-2024-产品文档”）。

版本控制：文档修订时更新版本号（规则：V主版本号.次版本号，如V1.0→V1.1→V2.0），旧版本需标记“已废止”并保留至少1年（用于追溯）。

三、标准化模板与工具清单

（一）文档封面模板

字段

填写说明

文档标题

简明扼要，如“项目采购流程规范”（不超过25字）

文档编号

按公司编号规则填写（如“PRJ2024-001”代表“2024年项目第001号文档”）

版本号

初始版本为V1.0，修订后依次递增

编制部门/人

部门或个人姓名，如“采购部”“某某”

编制日期

YYYY-MM-DD格式（如“2024-03-15”）

密级

根据内容敏感度选择（内部公开/内部机密/绝密）

审批人

部门负责人签字或电子审批标识

（二）修订记录表模板

版本号

修订日期

修订人

修订内容摘要

审核人

修订原因

V1.0

2024-03-10

某某

初稿编