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行政文件归档与存储管理标准化流程

一、适用工作场景

本流程适用于各类企事业单位、社会组织的行政文件管理工作，具体包括：日常行政事务中产生的通知、报告、会议纪要、请示批复等文件；年度或专项工作中形成的计划、总结、调研材料等；具有保存价值的合同、协议、凭证类文件；以及需要长期或永久保存的规章制度、沿革资料等历史文件。无论是日常文件处理、年度集中归档，还是专项文件整理、历史档案移交，均可参照本流程执行，保证行政文件管理的规范性与系统性。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初步筛选

操作目标：全面收集应归档文件，剔除无效或重复内容，保证归档文件的完整性。

操作内容：

明确归档范围：根据文件价值（如政策依据、凭证参考、历史记录等），收集具有保存价值的行政文件，包括但不限于：

上级单位下发的需执行的文件（通知、意见等）；

本单位制发的正式文件（报告、请示、批复、会议纪要等）；

部门间往来的重要函件、审批材料；

专项工作（如审计、检查、项目建设）形成的全套资料；

具有保存价值的合同、协议、会议记录、照片、音视频等载体文件。

剔除无效文件：对收集的文件进行初步审核，剔除重复件、草稿（除非有最终生效稿标识）、无保存价值的临时性便函、内容不完整的残缺文件等。

移交与交接：各部门指定文员（如部门文员）于每月5日前将上月筛选后的文件移交至档案管理部门（或综合办公室），填写《文件交接清单》，双方签字确认。

责任人：各部门文员、档案管理员

输出成果：《文件交接清单》（一式两份，部门与档案室各存一份）

（二）文件分类与编号

操作目标：通过科学分类与统一编号，实现文件的有序排列与快速检索。

操作内容：

文件分类：采用“年度-机构-问题”三级分类法，具体为：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（机构）：按文件形成或承办部门划分，如“办公室”“人力资源部”“财务部”等；

三级分类（问题）：按文件内容主题划分，如“综合管理”“人事管理”“财务管理”“会议材料”等。

示例：“2024年-办公室-综合管理”。

文件编号：采用“部门代码-年度-流水号”规则编制归档号，具体为：

部门代码：用部门名称首字拼音首字母表示（如办公室“BGS”、人力资源部“RLZYB”）；

年度：用4位数字表示（如“2024”）；

流水号：按文件分类顺序从“001”开始连续编制，每年重新编号。

示例：“BGS-2024-001”表示“办公室2024年第1号归档文件”。

标签标注：在文件首页右上角用铅笔标注归档号，同时在文件袋（或文件夹）封面粘贴分类标签，注明“年度-机构-问题”及归档号。

责任人：档案管理员、各部门文员

输出成果：分类后的文件（含归档号标签）、《文件分类目录表》

（三）文件整理与装订

操作目标：保证文件格式规范、装订牢固，便于长期保存与查阅。

操作内容：

文件排序：按归档号顺序对同类文件进行排列，同一文件内按“正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，印件在前、定稿在后”的原则排序。

页码编制：采用铅笔在文件右上角编写页码（单页文件编在右上角，双面文件编在右上角或右下角，图表、照片等作为插页的，需在备注中说明页码范围）。

去除金属物：拆除文件夹、订书钉、回形针等金属装订物，避免氧化损坏文件。

装订成册：采用线装或胶装方式装订，厚度不超过2cm；对无法装订的报表、图纸等，可装入统一规格的档案袋或文件夹，并在封面上注明文件名称、归档号、页数。

编制目录：按分类填写《归档文件目录表》，内容包括：归档号、文件标题、文号（如有）、形成日期、页数、保管期限、备注等。

责任人：档案管理员

输出成果：装订成册的文件、《归档文件目录表》（一式三份，档案室留存两份，移交部门一份）

（四）归档登记与移交

操作目标：完成文件正式归档手续，明确权责与存放位置。

操作内容：

审核验收：档案管理员对整理好的文件进行审核，检查分类是否准确、编号是否连续、装订是否规范、目录是否完整，验收不合格的退回部门重新整理。

填写归档登记表：审核通过后，填写《归档文件登记表》，详细记录文件名称、归档号、形成部门、形成日期、页数、保管期限、移交人、接收人、归档日期等信息。

移交入库：档案管理员将归档文件存放至指定档案柜（或档案库房），在柜体外侧粘贴《档案存放位置索引表》，注明“年度-机构-问题”及对应的柜号、层号。

签字确认：移交人与接收人在《归档文件登记表》上签字，各执一份作为凭证。

责任人：档案管理员、各部门文员

输出成果：《归档文件登记表》（签字版）、《档案存放位置索引表》

（五）存储环境与日常保管

操作目标：为文件提供适宜的存储环境，保证文件实体安全。

操作内容：

存储环境要求：档案库房需保持通风、干燥，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%；配备防火、防潮、防虫、防鼠、防盗