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办公室日常采购流程管理规范

一、引言

办公室日常采购是保障企业正常运营、提升工作效率的基础性工作。为进一步规范采购行为，降低采购成本，提高资金使用效益，确保采购过程的公开、公平、公正，杜绝不必要的浪费与潜在风险，特制定本规范。本规范旨在为各部门提供清晰、可操作的采购指引，适用于公司内部所有日常办公物资及服务的采购活动。

二、采购原则

1.需求导向原则：采购活动应严格基于实际工作需求，避免盲目采购和超范围采购。

2.经济性原则：在满足质量和服务要求的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本获取所需物品或服务。

3.合规性原则：采购流程必须遵守公司财务制度及相关法律法规，确保所有采购行为合法合规。

4.效率性原则：优化采购流程，缩短采购周期，保障物资及时供应。

5.透明性原则：采购过程中的关键环节（如供应商选择、价格确定等）应保持一定的透明度，接受监督。

三、采购范围与分类

1.常规办公消耗品：如纸张、笔墨、文件夹、订书机、计算器、打印机硒鼓/墨盒等日常消耗量较大的物品。

2.办公设备及配件：如电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机及其维修配件等。

3.办公家具：如办公桌、椅、文件柜、会议桌椅等。

4.低值易耗品：单价较低、使用周期较短的物品，如剪刀、胶带、便利贴等。

5.服务类采购：如办公设备维修保养、绿植租赁、保洁服务、小型会议场地租赁等。

6.其他经批准的零星办公物资采购。

四、采购流程

（一）需求提出与申请

1.需求发起：各部门根据实际工作需要，由经办人填写《办公用品采购申请表》（或公司指定的线上申请系统）。申请表需详细注明：物品名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、需求日期、用途等信息。

2.部门审核：申请表由部门负责人审核，确认需求的真实性、必要性及合理性。部门负责人应对本部门的采购需求负总责。

3.特殊情况：对于紧急或临时突发的小额采购需求，在符合公司规定的前提下，可适当简化申请流程，但事后需按规定补办相关手续。

（二）需求审核与库存核查

1.行政部门（或采购专员）复核：行政部（或指定的采购专员）收到经部门负责人审核的采购申请后，应对需求的合规性进行复核，并核查公司现有库存。

2.库存优先：如申请物品库存尚有结余，应优先从库存中调配，避免重复采购。确需补充的，再行采购。

3.汇总采购：对于常规、小额的办公消耗品，行政部（或采购专员）可根据历史消耗数据及各部门需求，定期（如每周或每两周）汇总采购，以提高采购效率和议价能力。

（三）供应商选择与询价

1.供应商库管理：公司应建立合格供应商名录，优先从名录中选择信誉良好、价格合理、服务优质的供应商。对供应商的资质、产品质量、价格、交货期、售后服务等进行定期评估。

2.询价与比价：

*对于预估金额较小的采购，可采用电话、即时通讯工具等方式向至少两家及以上供应商询价。

*对于预估金额较大或重要的采购项目，应向至少三家及以上供应商发出书面询价单，明确采购物品的详细要求，获取书面报价单。报价单应要求供应商盖章或负责人签字。

*询价过程中，应坚持“货比三家”原则，综合考虑价格、质量、服务、付款条件等因素，选择最优供应商。

3.单一来源采购：因特殊原因（如专利、专有技术、紧急抢修等）只能从唯一供应商处采购的，需提供充分的书面说明，经相关领导批准后方可实施。

（四）采购执行与订单下达

1.采购审批：根据采购金额的不同，履行相应的审批权限。具体审批权限由公司根据实际情况另行规定。审批通过后，方可执行采购。

2.下达订单：确定供应商后，行政部（或采购专员）应与供应商签订采购订单（或采购合同，对于大额或长期合作），明确物品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款方式及违约责任等条款。

3.订单跟踪：采购人员应主动与供应商保持沟通，跟踪订单履行情况，确保物品按时、按质、按量送达。

（五）物品验收与入库

1.到货通知：供应商送货时，应及时通知行政部（或采购专员）及需求部门共同进行验收（或由行政部统一验收后通知需求部门领用）。

2.验收内容：核对物品名称、规格型号、数量、品牌是否与订单一致；检查物品外观是否完好，有无破损、过期等情况；对于有质量标准的物品，应进行必要的质量抽检。

3.验收记录：验收合格后，由验收人在送货单或验收单上签字确认。对于不合格的物品，应拒绝接收，并及时通知供应商进行退换货处理。

4.入库登记：验收合格的物品，由行政部（或仓库管理员）办理入库手续，登记《办公用品库存台账》，明确存放位置。

（六）付款结算与账务处理

1.发票管理：供应商应提供合法有效的发票，发票信息需与采购订单、验收单一致。

2.报销与付款：经办人凭