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供应链管理流程与采购指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于企业采购部门、供应链管理团队及项目负责人，涵盖从需求识别到采购执行的全流程管理。具体场景包括：

日常采购需求：生产物料、办公用品、设备维护等常规物资的采购规划；

新项目启动：新产品研发、产线扩建等项目中的供应链搭建与供应商协调；

供应商优化：现有供应商绩效评估、新供应商引入及合作关系管理；

成本控制：通过流程规范与谈判策略实现采购成本降低，提升供应链效率。

无论是中小型企业构建基础采购体系，还是大型集团优化供应链协同，均可参考本指南落地实施。

二、标准化操作流程详解

（一）需求识别与确认

目标：明确采购需求，避免遗漏或过度采购，保证需求与业务目标一致。

关键动作：

需求提报：需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，注明物资名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等信息，提交至采购部门。

需求审核：采购经理会同需求部门主管对需求合理性进行审核，重点核查数量是否匹配生产/使用计划、预算是否符合财务规定，必要时组织技术部门*对规格标准进行确认。

需求冻结与调整：审核通过后，需求信息录入采购管理系统，冻结需求（防止临时变更）；若需调整，需由需求部门提交变更申请，重新走审核流程。

（二）供应商寻源与选择

目标：筛选符合资质、价格合理、质量可靠的供应商，建立多元化供应渠道。

关键动作：

供应商寻源：通过行业平台、展会、推荐名录等渠道收集潜在供应商信息，优先选择具备相关行业经验、资质证书齐全的企业。

资格预审：要求供应商提供营业执照、生产许可证、质量体系认证（如ISO9001）、过往合作案例等资料，采购团队*对资质真实性进行核验，剔除不符合要求的供应商。

供应商评估：对通过预审的供应商，从价格、质量、交期、服务、合作稳定性五个维度进行量化打分（详见模板1），评估小组由采购、技术、质量部门*组成，确定候选供应商名单。

谈判与确定：与候选供应商进行商务谈判（价格、付款方式、交付条款）和技术谈判（工艺标准、质量控制方案），综合评估后选择最优供应商，形成《供应商选择报告》，报采购总监*审批。

（三）合同签订与执行

目标：明确双方权责，规避法律风险，保证采购订单顺利执行。

关键动作：

合同拟定：法务专员*根据谈判结果，依据《合同法》及公司制度拟定采购合同，核心条款包括：物资描述、数量价格、交付时间地点、质量验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

合同评审：采购、法务、财务部门*联合评审合同条款，重点审核合规性、价格合理性、付款条件与公司资金政策匹配度，评审通过后由双方授权代表签署。

订单下达：采购专员*根据合同信息《采购订单》，明确订单编号、物资明细、交付时间、收货地址等，发送至供应商并确认回复。

执行跟踪：采购专员*通过系统或定期沟通跟踪订单进度，若出现生产延迟、物流异常等问题，及时协调供应商解决，保证按期交付。

（四）交付验收与入库

目标：保证物资数量准确、质量合格，符合生产或使用要求。

关键动作：

到货通知：供应商发货后，将物流单号、发货时间等信息反馈至采购部门，采购专员*通知仓库及质量部门准备收货。

数量验收：仓库管理员*核对到货物资与采购订单数量是否一致，检查外包装是否完好，填写《到货验收单》（详见模板3），注明实收数量、异常情况（如破损、短少）。

质量检验：质量部门*根据合同约定的质量标准（如国标、行标、技术协议）对物资进行检验，包括外观检查、功能测试、文件审核（如合格证、检测报告），检验结果记录在《质量检验报告》中。

入库与反馈：检验合格的物资办理入库手续，仓库更新库存信息；不合格物资由采购专员*联系供应商进行退换货或索赔，同步反馈至需求部门。

（五）结算与付款

目标：规范资金支付流程，保证财务合规，维护供应商合作关系。

关键动作：

对账：采购专员*根据合同约定与供应商对账，核对采购订单、验收单、发票信息是否一致，《对账单》提交财务部门。

发票审核：财务部门*审核发票真实性（发票抬头、税号、金额是否与合同一致）、合规性（发票类型是否符合报销要求），审核通过后录入财务系统。

付款审批：财务部门根据付款条件（如预付款、到货付款、验收后付款）及公司审批流程，提交付款申请，经财务经理、总经理*审批后安排支付。

供应商反馈：付款完成后，财务部门将付款凭证发送至供应商，采购专员跟进供应商确认收款，保证双方账务一致。

（六）供应商绩效评估与优化

目标：持续优化供应商队伍，提升供应链整体效率。

关键动作：

数据收集：每季度/半年收集供应商绩效数据，包括准时交付率、合格品率、价格竞争力、服务响应速度、问题解决效率等（详见模板5）。

绩效评估：采购团队*根据《供应商绩效评估表》对供应商进行评分，将评分结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。

结果应用：

优秀供应商