会议记录及后续跟进标准化流程模板.docVIP

适用范围与核心价值

本标准化流程模板适用于企业内部各类工作会议（如项目推进会、部门协调会、季度总结会等）的记录与后续跟进，旨在通过规范化的流程保证会议信息准确传递、任务责任明确、执行进度可追溯，从而提升会议效率与成果落地率，减少因信息遗漏或责任不清导致的工作延误。

标准化操作流程详解

一、会前准备：明确目标与框架

会议发起

组织人明确会议目的（如“确定Q3项目关键节点”“解决跨部门协作瓶颈”），提前1-2个工作日通过会议工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含主题、时间、地点（或线上会议）、参会人员（经理、主管、*专员等）、预计时长及需提前准备的资料（如项目进度表、问题清单）。

议程确认

组织人梳理核心议题（建议不超过5项，避免发散），按优先级排序形成会议议程，提前同步给参会人员，保证大家提前思考，会上高效讨论。

二、会中记录：聚焦关键信息

角色分工

指定专人担任记录人，建议使用“会议记录模板”（见配套工具）实时记录，重点包括：

讨论要点：针对每个议题的核心观点（如“市场部建议增加线上推广预算”“技术部需评估开发周期”）；

决议事项：经讨论达成的共识（如“同意增加推广预算，上限5万元”“技术部需在3日内提交评估报告”）；

待办事项：明确任务描述、负责人、截止时间（如“专员负责整理推广方案，8月15日前提交”“主管负责协调技术部评估时间，8月12日前完成”）。

信息核对

会议结束前，记录人快速宣读待办事项，参会人员现场确认负责人及截止时间，避免遗漏或歧义。

三、会后整理：形成正式记录

记录完善

会议结束后24小时内，记录人整理会议内容，补充会中未详细记录的背景信息（如“增加推广预算的依据：上月线上转化率提升20%”），保证逻辑清晰、语言简洁，避免口语化表述。

分发与确认

将整理后的会议记录（含决议、待办事项）通过邮件或即时通讯工具发送给所有参会人员，标注“请于X月X日前确认是否有遗漏”，若有异议需在24小时内反馈，确认后形成最终版存档。

四、任务跟进：动态跟踪与反馈

任务登记

将待办事项录入“任务跟进表”（见配套工具），明确“任务描述、负责人、截止时间、优先级（高/中/低）、当前状态（待开始/进行中/已完成/延期）”，同步给负责人及部门负责人。

进度跟踪

负责人需在截止时间前1天反馈进度（如“方案已完成80%，预计8月14日提交”），若遇延期风险，需提前说明原因及调整计划（如“因需补充竞品分析，延期至8月16日提交”）。

定期复盘

每周例会中，组织人需同步任务跟进表中的“未完成”事项，分析原因（如资源不足、需求变更），协调解决，保证任务按计划推进。

五、闭环管理：成果归档与复盘

任务完成确认

任务完成后，负责人提交成果物（如方案、报告），记录人在“任务跟进表”中更新状态为“已完成”，并附上成果或存档路径。

会议复盘

重要会议（如项目启动会、总结会）结束后，组织人需组织参会人员复盘会议效果（如“本次会议是否达成目标？任务分配是否合理？”），总结经验优化后续流程。

资料归档

将最终版会议记录、任务跟进表、成果物等统一存至共享文件夹（如“会议记录-2023年8月”），按“会议主题-日期”命名，便于后续查阅。

配套工具模板清单

模板1：会议基本信息表

项目

内容示例

会议主题

Q3产品迭代项目推进会

会议时间

2023年8月10日14:00-16:00

会议地点

3楼会议室A（线上会议：企业群内）

参会人员

经理（主持人）、主管（技术部）、*专员（市场部）

记录人

*助理

会议目的

明确Q3产品迭代功能优先级及开发时间节点

模板2：会议记录表（核心内容节选）

议题

讨论要点

决议事项

待办事项

功能优先级

技术部建议优先开发用户反馈量高的A功能；市场部认为B功能能提升用户粘性

按用户反馈量排序，优先开发A功能，B功能延后至Q4

技术部：8月12日前提交A功能开发评估报告；市场部：8月11日前提供用户反馈数据汇总

资源协调

当前开发人力紧张，需增加1名前端工程师

同意申请1名前端工程师，由*经理负责协调

*经理：8月13日前完成人力申请流程

模板3：任务跟进表

任务描述

负责人

截止时间

优先级

当前状态

备注

提交A功能开发评估报告

*主管

2023-08-12

高

进行中

需包含技术难度、工时估算

提供用户反馈数据汇总

*专员

2023-08-11

高

待开始

整理8月1日-8月9日用户反馈

完成前端工程师人力申请流程

*经理

2023-08-13

中

待开始

需与HR部门对接，同步技术部需求

使用关键要点提示

记录准确性：避免主观评价，仅记录客观事实（如“主管提出开发周期需延长2周”而非“主管消极拖延”），关键数据（如时间、预算）需经参会人确认。

任务明确性：待办事项需包含“做什么、谁来做、何时完成”，避免模糊表述（如“尽快完成方案”