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合同审核流程与模板文档库使用指南

一、适用范围与核心价值

本工具模板类文档库适用于企业各部门在对外签订各类合同时的标准化管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作框架协议、保密协议等常见类型。通过规范审核流程与统一模板标准，可实现合同全生命周期管理，有效降低法律风险、提升审批效率、保证条款合规性，同时为企业合同数据统计与复盘分析提供基础支撑。

二、合同审核全流程操作指引

（一）合同发起与材料准备

发起主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理、项目负责人等）为合同发起人，对合同内容的真实性、完整性负首要责任。

材料清单：

对方主体资质材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签订））；

合同草案（需明确双方基本信息、合作内容、权利义务、金额、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款）；

与合同相关的附件（如技术规格书、验收标准、会议纪要、招投标文件等）；

《合同审核申请表》（模板见“三、常用模板工具清单”）。

内部提交：发起人将上述材料整理成册，通过企业OA系统或指定审批路径提交至部门负责人初审。

（二）部门初审：业务真实性核查

审核主体：业务部门负责人（如采购部经理、销售总监）。

审核重点：

合同内容是否符合部门年度业务目标及公司战略方向；

合作需求是否基于真实业务场景（如采购合同需附采购申请单，销售合同需附客户需求确认函）；

对方主体资质是否满足合作要求（如供应商是否具备相关行业资质，客户信用状况是否良好）；

合同金额、付款方式、交付标准等业务条款是否在部门权限范围内。

处理结果：

审核通过：在《合同审核申请表》中签字确认，流转至法务部门；

审核不通过：注明修改意见，退回发起人调整后重新提交。

（三）法务审核：合规性与风险把控

审核主体：公司法务专员或外部合作律师（视合同重要性及企业配置而定）。

审核重点：

主体合法性：对方营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容，是否存在经营异常或法律诉讼风险；

条款完备性：是否包含《民法典》规定的合同必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等）；

法律风险：格式条款是否公平（是否存在“霸王条款”），违约责任是否明确且合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否有利于企业；

合规性：合同内容是否符合行业监管规定（如涉及数据安全、知识产权等需额外满足专项法规要求）。

处理结果：

无重大问题：出具《法务审核意见表》，标注“审核通过，建议签署”；

存在风险：列出具体修改条款（如“违约责任建议增加‘逾期付款按日万分之五支付违约金’”），发起人根据意见调整后重新提交法务确认；

存在法律风险（如对方主体存疑、核心条款违法）：建议终止合作流程，并上报管理层。

（四）跨部门协同：专项条款确认

适用场景：合同涉及财务、技术、人力资源等专项内容时，需启动跨部门确认。

部门职责：

财务部门：审核付款方式、税务处理、发票开具要求、财务担保条款等，保证资金安全及合规入账；

技术部门：审核技术标准、交付成果、验收流程、知识产权归属等，保证技术可行性与权属清晰；

人力资源部门：涉及劳动合同、服务外包等合同时审核用工性质、保密义务、竞业限制条款是否符合《劳动合同法》规定。

确认方式：各专项部门在《合同审核申请表》对应栏位签署意见，或出具专项确认函作为审核附件。

（五）最终审批：决策与授权

审批权限：根据合同金额及重要性分级审批（示例）：

金额≤5万元：部门负责人+法务专员双签即可；

5万元＜金额≤50万元：需分管副总（如运营副总、财务副总）审批；

金额＞50万元或涉及重大战略合作：需总经理或总经理办公会审批。

审批内容：最终审批人对合同的整体业务价值、风险可控性及决策合规性负责，签署《合同审批意见表》后，合同审批流程正式结束。

（六）合同签署与归档

签署规范：

合同文本需与最终审批版本完全一致，未经允许不得擅自修改；

签署人需为法定代表人或其合法授权代理人（需提供授权委托书并作为合同附件）；

建议采用“骑缝章”形式签署多页合同，避免单页被抽换。

归档管理：

审批通过的合同原件（含附件、审核记录）由行政部或法务部统一编号、登记，纳入企业合同管理系统；

电子版合同加密存储，纸质版合同按“年度-合同类型-编号”分类归档，保存期限不少于合同履行期满后5年。

三、常用模板工具清单

（一）合同审核申请表

合同编号

合同名称

对方单位名称

合同金额（元）

签订日期

发起部门

发起人

联系方式

合同类型（□采购□销售□服务□其他）

合同主要内容摘要（200字内）：

审核环节及意见

部门负责人初审意见：

签字：

日期：

法务审核意见：

签字：

日期：

财务/技术/人力专项意见（若有）：

签字：

日期：

最终审批意见：

签字：

日期：

附件清单（请列