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企业物资采购审批及流程执行标准化模板

一、适用范围与场景说明

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与初审

需求提出：各部门根据实际工作需要，由需求经办人填写《物资采购需求申请表》（详见第三部分表单），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、期望交付时间等信息，并附必要说明（如新物资需提供技术参数，替换物资需说明原因）。

部门初审：需求部门负责人（经理/主管）对采购需求的必要性、合理性进行审核，重点核查：

物资是否为部门工作必需；

数量是否与实际需求匹配；

预估价格是否参考历史采购价或市场行情（如有历史数据）。

审核通过后签字确认，若不通过需注明理由并退回需求经办人调整。

（二）采购申请提交与流转

提交申请：需求经办人将初审通过的《物资采购需求申请表》及附件（如技术图纸、比价记录）提交至企业采购部（或行政部/综合管理部，根据企业实际架构确定），同时通过OA系统或纸质流程发起审批流转。

采购部备案：采购部收到申请后，1个工作日内完成备案，检查表单信息完整性，缺失项需及时联系需求经办人补充。

（三）采购方式确定与执行

采购方式选择：采购部根据采购金额、物资类型及企业采购制度，确定采购方式：

小额采购（预估金额≤5000元）：可采用询价比价，至少联系2家合格供应商报价，选择性价比最优者；

大额采购（预估金额＞5000元）：需启动招标或竞争性谈判流程，严格按照《企业招标管理办法》执行，邀请3家及以上供应商参与，形成比价/招标报告。

供应商选择：采购部根据比价/招标结果，结合供应商资质（营业执照、相关行业认证、过往合作评价）确定最终供应商，保证供应商合法合规。

合同/订单签订：采购专员*与企业法定代表人或授权代表签订采购合同/订单，明确物资规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同需经法务部门（如有）审核通过。

（四）物资交付与验收

交付确认：供应商按合同约定时间交付物资，需求经办人与采购专员*共同核对物资名称、规格、数量、外观等是否与订单一致，确认无误后在《物资交付单》上签字。

质量验收：

办公类物资：由需求部门检查功能是否正常（如电脑开机测试、文具数量清点）；

生产类/技术类物资：由技术部门或专业人员进行质量检测，出具《质量验收报告》；

服务类采购：由需求部门按服务标准验收，填写《服务验收确认单》。

验收不合格的，采购部需及时与供应商沟通处理（退换货、索赔等），合格后方可进入入库流程。

（五）入库与财务结算

入库登记：验收合格后，仓库管理员*根据《物资交付单》《质量验收报告》办理入库，填写《物资入库单》，登记物资编号、存放位置等信息，同步更新库存台账。

付款申请：采购专员*收集合同、发票（合规发票，抬头及税号与企业一致）、《验收确认单》《入库单》等资料，填写《付款结算申请表》，提交财务部。

财务审核与付款：财务部*审核资料的完整性、合规性及金额准确性，确认无误后按合同约定付款方式（转账/支票）办理付款，并在付款后3个工作日内将凭证反馈至采购部。

（六）档案归档

采购部负责将采购全流程资料（需求申请表、审批记录、比价/招标报告、合同、验收单、入库单、付款凭证等）整理归档，保存期限不少于3年，以备审计或查询。

三、核心流程表单模板

表1：物资采购需求申请表

申请部门

申请日期

申请编号

物资名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

采购类型（□新购□替换□维修□其他）

用途说明

期望交付时间

附件清单（□技术参数□比价记录□其他：__________）

需求经办人：

需求部门负责人审核：

审核意见：

签字：

日期：

表2：采购审批流程表

流程环节

审批人

审批意见

审批时间

需求部门初审

*经理/主管

采购部复核

*采购经理

财务部审核

*财务主管

管理层审批（□分管副总□总经理：根据金额确定）

备注：审批意见需明确“同意/不同意”，不同意时需注明理由

表3：物资验收入库确认单

供应商名称

合同/订单编号

交付日期

物资名称

规格型号

单位

质量验收

□合格（报告编号：__________）□不合格（处理意见：__________）

验收人：

入库信息

库位编号

保管人：

需求部门确认：

采购部确认：

签字：

签字：

日期：

表4：付款结算申请表

供应商名称

合同编号

申请付款金额（元）

付款方式

付款事由

□货款□服务费□其他：__________

附件清单（□发票□验收单□入库单□合同：__________）

采购部审核：

财务部审核：

意见：

意见：

签字：

签字：

日期：

日期：

审批人：

四、关键执行要点提示

合规性优先：所有采购行为需严格遵守国家法律法规及企业内部采购制度，严禁违规操作（如指定供应商、拆分订单规避审批）。

信息准确性：需求申请、采购合同、验收单等资