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合同管理标准化流程操作手册

第一章总则

1.1手册目的

为规范企业合同全生命周期管理，防范法律风险与经营风险，明确各环节职责分工，提高合同管理效率，保障企业合法权益，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于企业及所属各部门、分支机构在合同起草、审核、签订、履行、变更、解除、归档等全流程管理活动，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等常见业务类型。

第二章合同管理业务场景

2.1日常业务合作场景

企业为实现生产经营目标，与供应商、客户、服务商等外部主体开展采购原材料、销售产品、提供技术服务、租赁场地等业务时，需通过合同明确双方权利义务，保障交易安全。

2.2项目合作场景

企业承接外部项目或与其他单位联合开展项目时，需通过项目合同约定合作范围、交付标准、进度要求、费用结算、违约责任等核心条款，保证项目顺利实施。

2.3资产管理场景

企业涉及固定资产购置、转让、租赁，或无形资产（如专利、商标）授权使用时，需通过合同明确资产权属、使用权限、费用支付、维护责任等内容，规范资产管理流程。

2.4劳动人事场景

企业招聘员工、签订劳动合同或与外部人员（如顾问、实习生）签订劳务协议时，需通过合同明确岗位职责、薪酬福利、保密义务、竞业限制等条款，保障企业与员工的合法权益。

第三章合同管理标准化操作流程

3.1合同立项与起草

3.1.1责任主体

业务部门（需求提出方）、法务部（支持配合）。

3.1.2操作步骤

（1）需求确认：业务部门根据业务需求，明确合作方基本信息、合作内容、合同金额、履行期限等核心要素，填写《合同立项申请表》（见附件1），经部门负责人*审批通过后启动合同起草。

（2）信息收集：业务部门与合作方对接，获取其营业执照、法定代表人证件号码明、授权委托书（如需）等资质文件，核实合作方主体资格（如经营范围、履约能力等）。

（3）合同起草：业务部门根据合作需求，参照企业《合同示范文本库》（如无示范文本，可参考行业通用模板）起草合同初稿，内容应包括：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表等）；

合作标的（名称、规格、数量、质量标准等）；

权利义务（双方主要责任、履行方式、地点、期限等）；

费用条款（价款、金额、支付方式、发票类型等）；

违约责任（违约情形、违约金计算方式等）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖机构等）；

其他约定（保密条款、不可抗力、合同生效条件等）。

3.1.3输出成果

《合同立项申请表》、合作方资质文件、合同初稿。

3.2合同内部审核

3.2.1责任主体

业务部门（初审）、法务部（法律审核）、财务部（财务条款审核）、相关业务部门（会审，如涉及技术、采购等）。

3.2.2操作步骤

（1）部门初审：业务部门负责人*对合同初稿的业务合理性、条款完整性进行审核，重点核对合作需求与合同内容的一致性，填写《合同审核意见表》（见附件2）并签字确认。

（2）法务审核：法务部*对合同的法律合规性、条款严谨性进行审核，重点关注：

主体资格是否合法有效；

条款是否违反法律法规或企业规章制度；

权利义务是否对等，违约责任是否明确；

争议解决方式是否约定清晰。

法务部需在3个工作日内完成审核，提出修改意见并反馈至业务部门。

（3）财务审核：财务部*对合同的支付方式、价款计算、税费承担、发票开具等财务条款进行审核，保证符合企业财务管理制度，避免资金风险。

（4）会审（如需）：涉及技术、专利等专业条款时，邀请技术部、研发部等部门参与审核，保证专业内容准确无误。

（5）意见整改：业务部门根据各审核部门意见修改合同，形成《合同修订说明》（见附件3），逐条反馈修改情况，直至所有审核部门无异议。

3.2.3输出成果

《合同审核意见表》（各审核部门签字版）、《合同修订说明》、合同修订稿。

3.3合同商务谈判与修订

3.3.1责任主体

业务部门（主导）、法务部（支持）、高层领导（重大合同参与）。

3.3.2操作步骤

（1）谈判准备：业务部门根据审核后的合同修订稿，制定谈判方案，明确谈判底线、核心条款及让步空间，必要时邀请法务部参与谈判策略制定。

（2）商务谈判：业务部门与合作方就合同条款进行沟通协商，重点聚焦价格、履行期限、交付标准、违约责任等争议条款，谈判过程需形成《谈判纪要》（见附件4），记录双方主要观点及协商结果。

（3）合同修订：谈判达成一致后，业务部门根据《谈判纪要》修改合同，最终定稿并提交至法务部复核，保证修改内容与协商结果一致且无法律风险。

3.3.3输出成果

《谈判纪要》、合同最终版（双方确认稿）。

3.4合同审批与签订

3.4.1责任主体

业务部门（提交）、审批领导（按权限审批）、行政部（盖章管理）。

3.4.2操作步骤

（1）审批提交：业务部门