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企业费用审批与报销操作手册

一、适用范围与常见应用场景

本手册适用于企业内部员工因公开展各项业务活动产生的费用报销管理，涵盖以下常见场景：

日常办公费用：如办公用品采购、通讯费、快递费等；

差旅费用：员工因公出差的交通、住宿、市内交通、伙食补贴等；

业务相关费用：如客户接待费、会议费、市场调研费、宣传物料制作费等；

其他合规费用：经企业批准的其他因公支出。

重要提示：所有费用发生前需确认符合企业预算管理要求，大额或特殊费用（如单笔超过5000元）需提前向部门负责人提交书面事前申请，获批后方可执行。

二、费用报销全流程操作指引

步骤一：费用发生与凭证整理

费用产生：因公支出时，务必索取合规凭证（如消费清单、合同、付款凭证等），凭证需注明费用发生日期、事由、金额及收款方信息，保证真实、完整、清晰。

凭证分类整理：按费用类型（如办公费、差旅费）将凭证分类粘贴，每张凭证右上角用铅笔注明“费用所属月份及简短事由”（如“2024-03办公用品采购”），避免凭证遗漏或混乱。

步骤二：填写《费用报销申请单》

获取申请单：通过企业OA系统或行政部领取标准《费用报销申请单》（模板见第三部分），使用黑色签字笔或钢笔填写，保证字迹工整。

填写关键信息：

申请人信息：姓名、所属部门、员工编号、联系方式；

费用基本信息：费用所属月份、报销日期、费用类型（勾选对应类别）；

费用明细：分项列示每笔费用（如“交通费：北京-高铁票，金额350元”），注明每项费用对应凭证张数；

报销总金额：大写与小写金额保持一致，错误处需加盖申请人公章或签名；

事由说明：简要描述费用发生原因（如“参加行业展会，差旅费报销”）。

步骤三：部门负责人初审

提交申请单：将填写完整的《费用报销申请单》及整理好的凭证提交至部门负责人。

审核要点：部门负责人需确认以下内容：

费用是否因公发生，是否符合部门年度预算；

费用金额、事由与实际业务是否一致；

凭证是否齐全、事由标注是否清晰。

签署意见：审核通过后，在“部门负责人审批”栏签署姓名及日期；若不通过，需注明退回理由并交申请人修改。

步骤四：财务部门复核

提交材料：携带部门负责人审批后的申请单及凭证至财务部。

财务审核：财务人员重点核查：

凭证合规性（如是否有收款方盖章、金额是否与申请单一致）；

费用标准是否符合企业规定（如差旅住宿标准、交通补贴标准）；

审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全）；

计算准确性（报销总金额、补贴金额等是否正确）。

处理结果：审核通过后，财务人员在“财务审核”栏签字；若发觉问题，当场告知申请人需补充或修改的内容，退回重新整理。

步骤五：分级审批（根据金额确定）

小额费用（≤5000元）：由财务部门负责人审批，在“财务审批”栏签署意见后，流转至出纳岗位。

大额费用（＞5000元）：需经财务负责人审核后，提交至总经理审批，总经理在“总经理审批”栏签署姓名及日期。

步骤六：报销款项到账

出纳付款：审批完成后，出纳在3个工作日内通过企业对公账户或员工工资卡支付报销款项，付款后请在“报销状态”栏标注“已支付”及日期。

到账提醒：员工可通过OA系统查询报销进度，若超过5个工作日未到账，可联系财务部（联系人：*芳，分机号：8021）咨询。

三、标准费用报销申请单模板

项目

内容

申请人

*明

所属部门

市场部

员工编号

M2024001

联系方式

5678

费用所属月份

2024年3月

报销日期

2024年3月25日

费用类型□办公费□差旅费□业务招待费□会议费□其他：市场调研费

费用明细

日期

2024-03-10

2024-03-15

报销总金额

人民币（大写）：贰仟元整

小写

￥2,000.00

事由说明

开展2024年第一季度消费者行为调研相关费用支出

审批意见

部门负责人：*华（签字）日期：2024-03-25

财务审核：*强（签字）日期：2024-03-26

财务审批：*磊（签字）日期：2024-03-27

总经理：*总（签字）日期：2024-03-28

报销状态

□已提交□审核中□已支付□已退回

备注

无

四、操作要点与风险提示

费用合规性：所有报销费用必须与企业经营相关，禁止报销与工作无关的个人支出（如个人娱乐、购物等），一经发觉将按企业规章制度处理。

凭证完整性：每笔费用需至少附1张合规凭证，凭证丢失需由申请人提交书面说明（部门负责人签字确认），财务部根据实际情况审核处理。

填写规范性：申请单信息需填写完整，不得涂改；费用明细需分项列示，不得合并填写（如“交通费+住宿费”需分开标注），否则财务部有权退回。

审批时效性：费用需在发生后30天内提交报销，逾期未提交需向总经理提交书面说明，经批准后方可延期（最长不超过3个月）。

特殊情况处理：如遇紧急费用需先垫付，可提前通过OA系统提交“紧急报