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财务报销审批流程与凭证标准化模板

一、适用范围与常见应用场景

二、标准化操作流程指南

步骤1：报销申请与材料准备

申请人需在费用发生5个工作日内（特殊情况可延长至10个工作日，需提前向部门负责人说明原因），填写《财务报销申请表》（详见模板表格），并附相关消费凭证。

消费凭证需清晰反映费用发生时间、地点、金额、事由等关键信息，保证无涂改、无破损。例如：交通费需注明起止地点及行程事由；办公采购需附物品清单及验收记录；差旅费需附行程单及住宿明细。

若为多人共同发生的费用（如团队接待、集体采购），需明确费用分摊方式，并在申请表中备注说明。

步骤2：部门初审

申请人将填写完整的《财务报销申请表》及附件提交至部门负责人处。

部门负责人需重点审核以下内容：

费用是否与部门业务计划相符，是否符合预算管理要求；

报销事由是否真实、合理，是否存在虚报、冒领风险；

消费凭证是否齐全、合规，金额与申请表是否一致。

审核通过后，部门负责人在“部门审核意见”栏签字确认，并注明审核日期；若存在疑问或需补充材料，需明确告知申请人修改方向，暂不流转。

步骤3：财务复核

部门审核通过后，申请人将材料提交至财务部门。

财务审核员重点复核：

报销单据填写是否完整（如申请人信息、部门、日期、费用类别等无遗漏）；

消费凭证是否符合企业财务制度（如是否为合规渠道支出，是否超过标准限额）；

费用计算是否准确（如小写金额与大写金额是否一致，分摊计算是否正确）。

复核通过后，财务审核员在“财务复核意见”栏签字，并加盖“财务审核章”；若复核不通过，注明退回原因（如“凭证不齐”“超标准”等），返回申请人补充修改。

步骤4：分级审批

根据费用金额实行分级审批制度，具体标准如下（可根据企业规模调整）：

小额费用（≤5000元）：由部门负责人审批（步骤2已涵盖），无需额外流程；

中等费用（5000元-20000元）：在部门负责人审批基础上，需提交至分管领导审批，分管领导在“分管领导审批”栏签字；

大额费用（＞20000元）：需经分管领导审批后，提交至总经理最终审批，总经理在“总经理审批”栏签字。

审批人需在3个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

步骤5：支付与入账

所有审批流程完成后，申请人将《财务报销申请表》及附件提交至财务部门出纳岗。

出纳核对审批手续是否齐全，确认无误后，按企业规定方式（银行转账、备用金报销等）支付报销款项，并在“支付确认”栏签字及支付日期。

财务会计根据审批通过的报销单据，及时进行账务处理，保证账实相符，相关凭证归档保存（保存期限不少于5年）。

三、财务报销凭证标准化模板

表1：财务报销申请表

报销单号：

申请日期：年月日

费用期间：年月日至年月日

申请人信息

姓名：*

部门：*

联系方式：*

岗位：*

费用明细

序号

费用类别

1

□办公费□差旅费□招待费□其他

2

3

合计

附件清单

1.消费凭证（如：消费记录、验收单等）共页2.其他说明材料（如：行程单、会议通知等）共页

部门审核意见

□同意报销□需补充以下材料：签字：*日期：年月日

财务复核意见

□复核通过，同意流转□复核不通过，退回原因：签字：*日期：年月日

分级审批意见

分管领导（5000-20000元）：签字：*日期：年月日总经理（＞20000元）：签字：*日期：年月日

支付确认

支付方式：□银行转账□备用金支付日期：年月日出纳签字：*

四、操作要点与风险提示

凭证规范要求

所有消费凭证需真实、合法，保证与报销事由一致，禁止伪造、变造凭证；

凭证上需清晰注明费用发生时间、地点、金额及收款方信息，无法提供完整凭证的费用不予报销；

电子凭证需打印并由申请人签字确认，截图或模糊不清的凭证无效。

金额与标准控制

严格按照企业《费用管理制度》中的标准限额执行（如差旅住宿标准、招待费人均标准等），超标准部分需由申请人说明原因并经总经理特批后方可报销；

报销金额需大小写一致，小写前加“￥”，大写前加“人民币”，无角分的大写金额后需加“整”字（如“人民币壹仟元整”）。

时限与流程衔接

申请人需在费用发生后及时提交申请，逾期超过30天的原则上不予受理，特殊情况需提交书面说明并经总经理审批；

各环节审批人需在规定时限内完成审核，避免因流程延误导致员工垫付资金压力过大。

特殊情况处理

紧急费用（如突发维修、应急采购）可先通过电话向部门负责人及财务部门报备，事后2个工作日内补全手续；

跨月度报销需在申请表中备注费用所属期间，便于财务部门准确核算成本。

责任与监督

申请人需对报销材料的真实性、完整性负直接责任，若存在虚报、冒领行为，将按企业规定追究责任；

财务部门定期对报销凭证进行抽查，对违规行为及时上报，保证费用报销合规有序。