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会议纪要编写与执行跟进指南

一、适用场景与核心价值

本指南适用于各类企业内部会议（如项目启动会、周/月度例会、跨部门协调会、问题复盘会、决策评审会等）的纪要编写与后续执行跟踪，旨在通过标准化流程提升会议效率、明确责任分工、保证会议结论落地。核心价值体现在：

信息沉淀：避免讨论内容遗漏，形成可追溯的会议记录；

责任落地：通过行动项明确负责人与时间节点，避免“议而不决、决而不行”；

效率提升：标准化模板减少纪要编写耗时，聚焦关键结论与待办事项；

协同对齐：帮助未参会人员快速知晓会议核心内容，同步团队认知。

二、会议纪要编写全流程操作步骤

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议目标与议程

提前获取会议通知，确认会议主题、核心目标（如“明确Q3产品迭代计划”“解决跨部门协作流程卡点”）及议程顺序；

若议程未明确，主动与会议主持人沟通，补充关键议题（如“需讨论的3个备选方案”“需决策的2个资源申请”）。

梳理参会人员与角色

列出主持人、核心决策人、执行负责人、记录人（可指定专人或轮值）；

标记关键角色（如项目负责人、技术负责人、业务方代表*），重点关注其发言与承诺。

准备记录工具与框架

电子工具：推荐使用Word/Excel/在线协作文档（如飞书文档、腾讯文档），提前创建纪要模板（参考第三节）；

纸笔工具：若需快速记录，可提前准备“议题-结论-行动项”三栏便签纸，按议程顺序排列；

框架预设：按“会议基本信息-议程讨论-关键结论-行动项-后续计划”划分模块，预留填写空间。

（二）会中记录：聚焦核心信息抓取

实时记录“关键结论”与“待办事项”

结论记录：优先标记“确定方案”“达成共识”“明确方向”类内容（如“确定采用A方案，由*负责3天内输出详细排期”）；

行动项记录：必须包含“任务描述+负责人+截止日期+交付物”（如“完成用户调研报告初稿，负责人*，截止8月15日，交付物：含3个核心痛点的调研PPT”）；

争议点记录：对未达成一致的内容，客观记录分歧观点（如“市场部认为需优先推广功能B，技术部认为需先保障功能A稳定性，后续需*组织专项讨论”）。

区分“事实陈述”与“主观观点”

多记录数据、方案、承诺等客观信息（如“当前项目延期5天，原因是开发资源不足2人”），少记录个人评价（如“*的发言毫无逻辑”）；

若需记录观点，需标注来源（如“*认为：若不增加资源，Q3目标可能”）。

及时确认模糊信息

对不确定的术语、数据、时间节点，当场提问确认（如“刚才提到的‘下周一’是指8月12日还是8月19日？”）；

对复杂议题，可请主持人或发言人复述核心结论（如“*，您刚才确认的行动项是负责客户对接，对吗？”）。

（三）会后整理：形成规范纪要文档

信息核对与补充

会后1小时内整理初稿，对照会议录音/笔记（若允许），补充遗漏的关键信息；

向参会人（尤其是行动项负责人）确认内容准确性（如“*，您负责的‘技术方案评审’是否确认8月16日完成？”）。

结构化输出纪要内容

按“会议基本信息-议程讨论与结论-行动项跟踪表-后续计划”四部分编写，保证逻辑清晰、重点突出：

会议基本信息：包含会议名称、时间、地点/线上会议、主持人、记录人、参会人（含缺席人员及原因）、会议主题；

议程讨论与结论：按议程顺序分点记录，每段先写议题，再写讨论要点（简明扼要），最后写结论或待决议项；

行动项跟踪表：单独列表（参考第三节模板），明确“任务描述、负责人、截止日期、优先级（高/中/低）、当前状态（未开始/进行中/已完成/延期）、备注”；

后续计划：明确下次会议时间（若有）、需提前准备的材料、未决议项的跟进人。

审核与签批

纪要初稿完成后，提交主持人审核，重点检查结论准确性、行动项完整性；

审核通过后，按公司要求签批（如无需签批，可直接分发）。

（四）分发与归档：保证信息触达与留存

明确分发范围与时限

分发对象：所有参会人、需知晓会议内容的部门/人员（如项目组全体成员、上级领导）；

分发时限：会议结束后24小时内完成（紧急会议可缩短至12小时）。

规范归档要求

电子归档：按“会议名称-日期”命名（如产品迭代启动会纪要”），存储至指定共享文件夹（如“公司会议纪要-2024年8月”）；

版本管理：若纪要需更新，注明修订日期及修订内容（如“V2.0新：*的截止日期调整为8月18日”）。

（五）执行跟进：闭环管理行动项

建立定期跟踪机制

日常跟踪：行动项负责人需在截止日前1天提醒（如通过企业/钉钉发送“明天需提交报告，请确认是否按时完成”）；

会议跟踪：在下次例会中优先回顾上期行动项完成情况（如“上期5个行动项，已完成3个，延期1个，未开始1个，请*说明延期原因”）。

处理延期与未完成事项

若行动项逾期，负责人需提前说明原因（如“资源不足”“需求变更”）及