会议组织与会议纪要编写模板.docVIP

会议组织与会议纪要编写通用模板

一、适用范围与常见应用场景

二、会议组织全流程操作指南

（一）会议筹备：明确目标与基础要素

界定会议核心目标

召集人需明确会议需解决的核心问题（如“确定产品上线时间节点”“解决跨部门协作流程卡点”），避免召开“无议题会议”。

目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），例如“3小时内完成Q3营销方案初稿评审并输出修改意见”而非“讨论营销方案”。

确定参会人员与分工

核心参会人：与会议目标直接相关的决策者、执行者（如项目推进会需包含项目经理、技术负责人、业务方接口人）。

列席参会人：需知晓会议内容但不参与决策的人员（如新入职员工、支持部门代表）。

明确角色分工：指定主持人（控流程、防跑题）、记录人（实时记录关键信息）、材料准备人（提前分发议程、背景资料）。

规划会议时间与地点

时间：优先选择参会人工作低谷时段（如上午10:00-11:30，避免临近下班或周一早高峰），单次会议时长建议控制在1.5-2小时内，超过2小时需设置中场休息。

地点：优先使用固定会议室，线上会议需提前测试平台（如腾讯会议、钉钉）功能，保证音视频稳定、共享屏幕流畅，并提前发送至参会人。

准备会议材料与设备

材料清单：议程表（含各议题时长分配）、背景资料（如项目进度报告、数据报表）、待讨论问题清单、决策依据文档。

设备检查：线下会议需提前调试投影仪、麦克风、白板、马克笔；线上会议需确认摄像头、麦克风权限，准备备用会议。

（二）会议通知：保证信息精准触达

通知内容要素：标题（如“关于项目V2.0版本需求评审会的通知”）、会议时间（起止时间+时区，线上会议需注明）、会议地点（会议室名称/线上）、参会人员（明确“需出席”或“列席”）、会议议程（按优先级排序，标注各议题负责人）、准备材料（要求参会人提前阅读的文档清单）、联系人及联系方式（记录人姓名及内部沟通渠道）。

发送要求：至少提前2个工作日通过企业内部通讯工具（如企业钉钉）发送，重要会议需电话确认参会人是否收到。

（三）会议实施：聚焦目标与高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人开场：明确会议目标、预期成果、时间规则（如“每人发言不超过3分钟”“避免讨论无关议题”）。

确认议程：与参会人同步议程，若有调整需说明原因并重新分配时长（如“因技术负责人临时离会，议题三推迟至下次会议”）。

议题讨论与决策控制

按议程逐项讨论，主持人需引导发言顺序（如“先请业务方说明需求，再请技术评估可行性”），避免某一人垄断发言或讨论偏离议题。

区分“讨论项”与“决策项”：讨论项需记录不同观点，决策项需明确“通过/否决/暂缓”，并说明决策依据（如“根据用户调研数据，方案A通过80%用户认可，故采用方案A”）。

突发情况应对

参会人迟到/缺席：主持人简要说明缺席人员已授权的代表人，或调整议题顺序。

争议较大：无法当场达成共识时，主持人需记录分歧点，明确“会后由牵头补充调研，下次会议再决策”，避免陷入无休止争论。

（四）会议收尾：总结成果与明确后续

简要总结：主持人复述会议核心结论（如“本次会议确定：1.项目上线时间为9月30日；2.市场部需在9月15日前完成宣传素材初稿”）。

确认行动项：明确每项任务的负责人、截止时间、成果要求（如“技术负责人*负责完成系统压力测试，截止9月10日，输出测试报告”）。

宣布散会：提醒记录人1个工作日内完成纪要初稿，明确纪要分发范围及时间。

三、会议纪要编写规范与步骤

（一）纪要编写核心原则

客观性：仅记录事实与结论，不添加个人观点（如“张认为方案可行”而非“张错误地认为方案可行”）。

准确性：数据、决策、行动项需与会议内容一致，模糊表述（如“尽快完成”）需明确具体时间（如“9月15日前完成”）。

完整性：包含会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、行动项、其他需跟进事项。

（二）纪要编写步骤

整理会议记录（会后1小时内）

记录人需根据会议中的手写/电子笔记，补充未记录完整的细节（如讨论中的关键数据、不同参会人的核心观点），保证信息无遗漏。

提炼核心内容（会后2-4小时内）

议题讨论要点：按议程顺序梳理，保留不同观点但避免冗长描述（如“关于预算方案，财务部提出需增加10%备用金，市场部认为当前预算已覆盖核心支出，最终决定维持原预算”）。

决议事项：明确“通过/否决”的结论及依据，避免模糊表述（如“通过《项目验收标准V1.0》，依据为《产品需求说明书》第3章”）。

明确行动项（必选要素）

行动项需包含：任务描述（具体做什么）、负责人（姓名+部门）、截止时间（年/月/日）、成果要求（需交付的文档/结果）。

示例：

任务描述

负责人

截止时间

成果要求

完成用户调研报告

李*（产品部）

2023-09-20

包含100份有效问卷分析结果

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