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技术文档编写与管理体系工具模板

一、适用场景说明

本体系适用于需要规范化管理技术文档的全流程场景，具体包括但不限于：

新产品研发：从需求分析、架构设计到测试上线的全周期文档沉淀，保证研发过程可追溯、可复现；

系统迭代升级：针对现有系统的版本更新、功能优化等场景，同步更新配套文档，保障信息一致性；

跨团队协作：研发、测试、运维、产品等多团队协同时通过标准化文档明确职责分工与接口规范；

知识沉淀与传承：将技术经验、解决方案等结构化存储，降低人员流动带来的知识断层风险；

合规与审计：满足行业监管（如ISO、CMMI等）对文档完整性的要求，为项目审计提供支撑。

二、标准化操作流程

（一）文档规划阶段

明确文档范围

根据项目类型（如软件研发、硬件部署、系统集成等）确定需编写的文档清单，例如《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试报告》《用户手册》等。

输出：《项目文档清单模板》（见“核心工具模板清单”表1）。

分配文档职责

指定每份文档的编写负责人、审核人及发布人，明确职责边界（编写人负责内容准确性，审核人负责逻辑性与规范性，发布人负责版本管理）。

示例：《需求规格说明书》由产品经理工编写，技术负责人经理审核，项目经理*工发布。

（二）文档编写阶段

选择模板框架

根据文档类型调用对应模板（如《系统设计》需包含架构图、模块说明、接口定义等章节），保证结构统一。

内容撰写规范

术语统一：使用项目术语表中的标准化词汇，避免歧义（如“用户端”统一为“客户端”，“接口服务”统一为“API接口”）；

逻辑清晰：采用“总-分”结构，章节标题按“1→1.1→1.1.1”层级编号，图表需编号并标注来源（如图1-1系统架构图）；

数据准确：涉及功能指标、配置参数等数据需经测试验证，注明数据来源（如“经压力测试，并发支持1000用户，误差率≤0.1%”）。

（三）文档审核阶段

自审

编写人完成初稿后，对照《文档自检清单》检查：内容完整性（是否覆盖所有必要章节）、逻辑一致性（前后描述是否矛盾）、格式规范性（字体、段落、图表编号是否符合模板要求）。

交叉审核

邀请关联角色参与审核：技术文档需经研发、测试、运维三方交叉审核，重点检查技术可行性、测试覆盖度、运维兼容性；

审核人需在《内容审核表》（见“核心工具模板清单”表2）中填写审核意见，明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改建议。

终审

由项目负责人或文档管理委员会对审核通过的版本进行最终审批，确认文档满足发布标准后，签字确认归档。

（四）文档发布与分发

版本管理

采用“主版本号.次版本号.修订号”格式（如V1.0.0），主版本号架构重大变更时递增，次版本号功能新增或优化时递增，修订号内容修正时递增；

每次发布需更新《版本变更记录表》（见“核心工具模板清单”表3），记录变更内容、变更人、变更日期及审批人。

分发渠道

通过内部文档管理系统（如Confluence、SharePoint）发布，设置查阅权限（如公开、部门内、仅项目组）；

关键文档（如《用户手册》《运维手册》）需同步分发至项目相关方，并记录分发签收情况。

（五）文档维护与更新

触发更新机制

当发生以下情况时，需启动文档更新：产品需求变更、系统架构调整、功能版本迭代、发觉文档错误或遗漏。

更新流程

由变更提出人填写《文档更新申请单》，说明变更原因及内容，经原审核人审核后更新版本，并同步通知所有查阅者。

（六）文档归档

分类存储

按项目、文档类型、时间维度分类存储，例如“项目/研发文档/2024年/需求规格说明书_V1.2.0.docx”；

电子文档存储于指定服务器目录，纸质文档（如需）统一存档至档案室，标注归档编号。

权限与追溯

归档文档设置为“只读”权限，禁止直接修改，如需查阅需提交申请；

保留文档历史版本，支持版本回溯（如查询V1.0.0版本的变更记录）。

三、核心工具模板清单

表1：项目文档清单模板

文档名称

文档类型

编写负责人

计划完成日期

审核人

当前状态（草稿/审核中/已发布）

备注

需求规格说明书

产品需求文档

*工

2024-03-15

*经理

草稿

需补充用户场景

系统架构设计文档

技术设计文档

*工

2024-03-20

*工

审核中

待补充功能指标

接口测试报告

测试文档

*工

2024-03-25

*经理

未开始

-

表2：内容审核表

文档名称

版本号

审核环节（自审/交叉审核/终审）

审核人

审核日期

审核意见

审核结果（通过/修改后通过/不通过）

系统架构设计文档

V1.0.0

交叉审核

*工

2024-03-18

3.2章节“数据库设计”缺少ER图，需补充；5.1章节“接口响应时间”未注明测试环境。

修改后通过

需求规格说明书

V1.1.0

终审

*经理

2024-03-16

内容完整，逻辑清晰，符合项目要求

通过