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会议纪要高效记录及执行模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于企业内部各类会议场景，包括但不限于：周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会、决策评审会等。通过标准化记录框架和执行跟踪机制，解决传统会议纪要“内容散乱、责任不清、跟进滞后”的痛点，实现“会议有结论、执行有分工、结果有反馈”的闭环管理，提升团队协作效率与目标达成率。

二、高效记录操作步骤

（一）会前准备：明确框架，预控信息

梳理会议议程

提前与主持人确认会议核心议题、讨论顺序及各议题预计时长，保证记录时能快速聚焦重点。例如：“议题1：Q3营销方案评审（负责人，30分钟）；议题2：客户投诉处理流程优化（负责人，20分钟）”。

熟悉参会人员与背景

知晓各议题涉及的关键角色（决策人、执行人、关联部门）及前期背景信息（如项目进展、争议点），避免记录时出现“人物错位”“逻辑脱节”。

准备记录工具

电子版：推荐使用Word/Excel模板（同步开启录音辅助，但需提前告知参会人员）；纸质版：提前打印模板表格，标注重点议题栏位，方便快速填写。

（二）会中记录：抓取关键，结构化呈现

聚焦“决策-行动-资源”三角

记录时优先捕捉三类核心信息：

结论性内容：明确会议最终决策（如“同意采用A方案”“预算调整为50万元”）；

行动项：具体任务描述（如“完成竞品分析报告”）、负责人（*）、完成时限（“9月30日前”）；

资源需求：执行所需支持（如“需技术部*协调数据接口”“申请市场推广费用2万元”）。

用“符号+缩写”提升效率

约定简化记录规则：例如“△”代表结论、“?”代表行动项、“★”代表风险点，“R”（Responsible）负责人，“DDL”（Deadline）截止日期。避免完整句子，以关键词为主（如“竞品分析报告?R:*DDL:9.30”）。

实时确认模糊信息

对讨论中未明确的内容（如“负责人待定”“时间需协调”），当场举手提问确认，避免会后反复沟通。例如：“关于‘客户反馈流程优化’，执行人是否确认由*负责？”

（三）会后整理：提炼归纳，推动执行

2小时内完成初稿

根据会议记录快速整理纪要，按“基本信息-议程回顾-决议事项-行动清单”结构化输出，重点突出“行动项”（包含任务、负责人、DDL、所需资源）。

交叉核对关键信息

与主持人及行动项负责人逐一核对决议内容、任务描述及时间节点，保证无遗漏、无歧义（如“’9月30日前’是指提交初稿还是终稿？”）。

分发与归档

纪要定稿后，在24小时内通过企业/邮件发送给所有参会人员，抄送相关领导，并同步至共享文件夹（命名规则：“会议名称_日期_版本号”，如“Q3营销方案评审会v1”）。

三、会议纪要模板表格

（一）模板说明

本表格包含会议全流程关键要素，分为“基础信息”“议程与记录”“决议与行动”“后续跟进”四大模块，兼顾记录完整性与执行可操作性。

（二）模板样式

会议纪要

基础信息

内容

会议名称

例：Q3营销方案评审会

会议时间

例：2023年9月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/腾讯会议（会议号：*–）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（市场部）、（销售部）、（财务部）、（技术部）

缺席人员

*（请假：因出差）

会议目标

评审Q3营销方案可行性，明确预算分配及责任分工

议程与记录

议题内容

讨论要点

关键结论

议题1：Q3营销方案评审

负责人*介绍方案背景、目标（销售额提升30%）、渠道规划（线上+线下）

1.线上预算占比是否偏低？2.线下活动转化率如何保障？3.与竞品差异化优势是否突出？

△线上预算由原计划的40%提升至50%，增加短视频投放；△需在9月20日前补充竞品差异化分析报告。

决议与行动

决议/行动项编号

具体内容

责任部门/人

完成时限

所需资源/支持

状态

决议1

同意Q3营销方案框架，预算调整为120万元（原100万元）

市场部根据会议意见修改方案细节

*（市场部）

9月18日前

无

已完成

行动1

?ACT-001

完成竞品差异化分析报告，明确核心卖点

*（市场部）

9月20日

需技术部*提供竞品技术参数数据

进行中

行动2

?ACT-002

制定短视频投放计划（含平台选择、内容方向、预算分配）

*（市场部）

9月25日

预算50万元（从总预算中列支）

未开始

行动3

?ACT-003

销售部反馈一线客户对线下活动的需求，9月30日前提交3个活动备选方案

*（销售部）

9月30日

市场部配合提供活动物料设计支持

未开始

后续跟进

需协调事项

风险点

应对措施

预算调整流程

市场部需提交预算变更申请，经财务部、总经理审批

审批周期可能影响方案落地时间

9月18日同步提交申请，优先走线上审批流程

竞品数据获取

技术部数据接口权限申请需3个工作日

可能导致