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行政公文撰写规范及模板手册

前言

本手册旨在规范行政公文的撰写格式与表达逻辑，提升公文处理效率与规范性，适用于机关、企事业单位等各类组织在日常行政管理中涉及的公文写作场景。手册涵盖通用格式规范、常见公文类型撰写要点、模板示例及注意事项，为公文撰写者提供系统性指导。

一、通用格式规范

（一）页面排版

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm（A4纸标准）。

字体字号：

二号小标宋简体，居中；

副标题（若有）：三号楷体GB2312，居中，前破折号后空一格；

三号仿宋GB2312，首行缩进2字符，行距28磅；

附件说明、发文机关、成文日期：三号仿宋GB2312。

页码：页码位于页脚外侧，阿拉伯数字，字体为宋体，页脚距边界1.5cm。

（二）要素构成

公文一般包含以下要素（根据类型可增减）：

发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成（如“××公司文件”），红色小标宋体，居中排布。

发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成（如“×办〔2023〕5号”），年份用六角括号“〔〕”标注，在发文机关标志下方居中排列。

准确概括公文内容，一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“××部关于2023年度工作总结的报告”），简洁明了，不超过50字。

主送机关：公文的主要受理机关，顶格书写，后加冒号；多个机关间用顿号分隔，同类机关间用逗号分隔。

公文的主体内容，包括开头（依据、目的）、主体（事项、要求）、结尾（希望、号召等），逻辑清晰，层次分明。

附件说明：如有附件，在下空一行左空二字编排“附件：”，后标附件名称全称和顺序号（如“附件：1.××××方案”）。

发文机关署名：署发文机关全称或规范化简称，加盖印章（印章用红色，上不压，下压成文日期）。

成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字将年、月、日标全（如“2023年10月15日”）。

二、通知类公文

（一）适用情境

适用于发布规章、部署工作、批转转发文件、告知事项等，是行政公文中使用频率最高的文种之一。常见场景：

下达年度工作计划、专项任务安排；

发布内部管理制度（如考勤、报销规定）；

转发上级单位文件并提出落实要求；

召开会议、组织活动等事项告知。

（二）撰写流程与规范

确定明确发文事由，如“××公司关于开展2023年度安全生产检查的通知”。

标注主送机关：根据通知范围确定，如“各部门、各子公司：”“全体员工：”。

撰写

开头：说明发文依据和目的，如“为贯彻落实上级安全生产要求，切实消除安全隐患，根据《××安全生产管理办法》，现将有关事项通知”。

主体：分条列项说明具体事项，每条用“一、”“二、”序号，每项内用“（一）”“1.”“（1）”等层级区分；内容需明确“做什么、怎么做、何时完成”，避免模糊表述。

结尾：提出执行要求或号召，如“请各部门高度重视，严格落实责任，于×月×日前将落实情况报××部。”

标注附件：如有配套文件（如检查表、方案），在后注明附件名称。

署名与日期：发文机关全称及成文日期，加盖公章。

（三）模板示例

××公司文件

×办〔2023〕12号

关于开展2023年度员工健康体检的通知

各部门、各子公司：

为保障员工身体健康，建立员工健康档案，根据公司年度福利计划安排，现将2023年度员工健康体检有关事项通知

一、体检时间

2023年11月1日至11月30日（工作日8:00-12:00）。

二、体检地点

××市第一人民医院体检中心（××路×号）。

三、参检对象

公司全体在职员工（含试用期员工）。

四、体检项目

常规项目：血常规、尿常规、肝功能、肾功能、心电图、胸片；

专项项目（根据岗位需求）：

（1）一线操作岗位：肺功能、听力检测；

（2）管理岗位：颈椎腰椎CT、血脂四项。

五、注意事项

体检当天需空腹（禁食8小时），前一天避免饮酒、剧烈运动；

请携带本人证件号码原件，提前1天在“××公司内部系统”预约体检时段；

体检报告将于12月15日前通过系统发放，请及时查阅。

六、其他事项

各部门需于10月25日前将参检人员名单报人力资源部，联系人：×经理，联系方式：××××-×××××××。

特此通知。

××公司（公章）

2023年10月15日

（四）关键注意事项

标题简洁：避免使用“关于……的紧急通知”“关于……的重要通知”等冗余表述，事由需明确。

事项具体：时间、地点、要求等要素需准确无误，避免“近期”“原则上”等模糊词汇。

逻辑清晰：主体部分按“重要性”或“流程顺序”分条，避免交叉重复。

语气得体：通知类公文以“告知+要求”为主，语气应庄重、明确，避免口语化表达。

三、报告类公文

（一）适用情境

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，或向本单位职工代表大会报告重要事项。