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行政物资采购流程标准化管理工具

一、适用范围与核心价值

本工具适用于各类企业、事业单位及社会团体的行政物资采购管理，涵盖办公耗材、设备配件、后勤用品等非生产性物资的采购全流程。通过标准化流程设计，可实现采购需求规范化、审批链条清晰化、供应商选择透明化、成本控制精细化，有效避免采购过程中的随意性、重复性及资源浪费，提升行政物资管理效率与合规性，同时为跨部门协作提供统一指引。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与申请

操作主体：各行政物资使用部门（如行政部、人力资源部、财务部等）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、设备维护、日常办公消耗等），填写《行政物资采购申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明及到货时间要求。

需求部门负责人对申请的必要性及合理性进行初审，确认无误后签字提交至采购管理部门（如行政部或专职采购岗）。

输出成果：《行政物资采购申请表》（部门负责人签字版）

（二）需求审核与预算确认

操作主体：采购管理部门、财务部门

操作内容：

采购管理部门收到申请表后，1个工作日内完成需求复核，重点审核：

物资名称、规格、数量是否清晰明确，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化为“A4纸100包、签字笔50支”）；

是否符合行政物资采购范围（如非生产性、非资本性支出，若涉及固定资产需同步标注）；

预估单价是否与历史采购价或市场行情基本匹配，是否存在明显虚高。

复核通过后，采购管理部门将申请表转至财务部门，财务部门2个工作日内审核预算余额，确认采购项目在部门年度预算额度内，并加盖“预算审核”章。若超预算，需需求部门提交书面预算调整说明，按预算审批流程追加。

输出成果：《行政物资采购申请表》（采购管理部门复核、财务预算审核通过版）

（三）供应商选择与比价

操作主体：采购管理部门、需求部门（必要时）

操作内容：

根据采购金额及物资类型，确定采购方式：

小额采购（单笔金额≤5000元）：采购管理部门从《合格供应商名录》中筛选2家及以上供应商，通过电话、线上平台等方式询价，填写《比价/询价记录表》，对比价格、质量保障、供货周期等因素，选择最优供应商。

大额采购（单笔金额＞5000元）：需组织3家及以上供应商参与比价（或公开招标，若单位有招标管理要求），比价过程需需求部门代表、采购部门负责人共同参与，形成《比价/询价记录表》并由三方签字确认。

若《合格供应商名录》中无合适供应商，需进行新供应商资质审核（营业执照、经营范围、供货能力、信用记录等），审核通过后方可纳入比价范围。

输出成果：《比价/询价记录表》（含供应商报价、对比分析及最终选择意见）

（四）采购执行与下单

操作主体：采购管理部门

操作内容：

采购管理部门根据比价结果，向选定供应商发出《采购订单》，明确物资名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、付款方式及质量标准等条款。

采购订单需经采购部门负责人签字盖章后，正式发送至供应商（电子订单需同步发送盖章版扫描件）。

下单后，采购管理部门需与供应商保持沟通，确认生产/备货进度，保证按时交付；若需调整订单内容（如数量、交付时间），需书面通知供应商并双方确认，避免口头约定。

输出成果：《采购订单》（签字盖章版）、供应商确认回执

（五）物资验收与入库

操作主体：需求部门、采购管理部门、仓库管理部门

操作内容：

物资送达后，需求部门与仓库管理部门共同参与验收：

数量验收：核对实际到货数量与订单数量是否一致，短缺或多余需当场记录；

质量验收：检查物资规格、型号、外观、包装是否符合订单要求，试用功能是否正常（如电子设备需通电测试）；

单据核对：供应商需提供送货清单（加盖公章），与订单、到货物资逐一匹配。

验收合格后，三方在《物资验收单》签字确认；验收不合格（如质量问题、数量不符），需当场拍照留存证据，通知采购部门联系供应商退换货，并记录不合格原因及处理结果。

验收通过后，仓库管理员将物资入库，更新库存台账，需求部门按需领用。

输出成果：《物资验收单》（三方签字版）、不合格处理记录（若有）

（六）付款结算与归档

操作主体：采购管理部门、财务部门

操作内容：

采购管理部门在验收合格后，收集全套单据（采购申请表、比价记录表、采购订单、验收单、供应商发票/合规票据），提交财务部门审核。

财务部门核对单据完整性、金额准确性及审批流程合规性，确认无误后按单位财务制度办理付款（如月度集中付款或货到付款）。

采购管理部门将采购全流程单据（电子+纸质）整理归档，保存期限不少于3年，保证可追溯。

输出成果：付款凭证、归档目录

三、关键流程表单模板

（一）行政物资采购申请表

申请部门

申请日期

物资类别（□办公耗材□设备配件□后勤用品□其他）

物资名称

规格型号

单位

用途说明（请详细说明使用场景及必要性）：