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企业邮箱与云存储平台使用指南
一、适用业务场景
本指南适用于企业日常办公中的内外部沟通协作及文件管理需求，具体场景包括：
1.内部协同办公
跨部门沟通：通过企业邮箱发送工作通知、项目进展更新，保证信息同步；利用云存储平台共享项目文档（如会议纪要、方案草稿），支持多人实时协作编辑。
任务分配与反馈：主管通过邮件向下属分配任务，员工通过邮件反馈工作成果；云存储用于存放任务相关资料，便于追溯文件版本。
2.外部商务往来
客户沟通：使用企业邮箱（以企业域名为后缀，如namecompany）发送正式合作邀请、合同文件，提升企业形象；通过云存储分享产品手册、报价单等资料，客户可通过安全获取。
供应商协作：与供应商对接时，通过云存储共享技术规格书、交付清单等文件，避免附件大小限制导致发送失败；邮件同步关键节点提醒（如截止日期、验收标准）。
3.文件归档与管理
重要资料存储：将合同、财务报表、法律文件等敏感资料加密存储至云平台，设置访问权限，保证数据安全；通过邮件归档功能自动分类历史邮件，便于检索。
团队知识沉淀：将培训资料、工作模板、行业报告等至云存储指定文件夹，形成企业知识库，新员工可通过权限申请快速获取资源。
二、企业邮箱核心操作流程
（一）邮件发送与接收
1.登录邮箱
网页端：打开浏览器，输入企业邮箱登录地址（如pany），输入员工账号（工号company）及密码，“登录”；首次登录需修改初始密码（密码需包含大小写字母、数字及特殊字符，长度不少于8位）。
客户端配置：以Outlook为例，进入“文件→账户→添加账户”，选择“手动配置服务器设置”，输入接收服务器（imappany）和发送服务器（smtppany）地址，勾选“SSL加密”，输入账号密码完成配置。
2.撰写与发送邮件
“写邮件”，填写收件人（内部员工填工号company，外部客户填完整邮箱地址）、抄送/密送对象（非必需）、邮件主题（简洁明了，如“关于项目进度汇报的函”）。
编辑内容，可插入文本、表格、图片（单附件不超过20MB，超大文件需通过云存储分享后插入）。
“发送”，若需定时发送，勾选“定时发送”并选择具体时间。
3.接收与处理邮件
登录后默认进入收件箱，系统自动同步新邮件；“刷新”手动更新。
邮件列表显示发件人、主题、时间及未读标识，邮件标题查看详情。
操作选项：回复（仅回复发件人）、全部回复（回复所有收件人）、转发（转发给第三方）、删除（移至“已删除”文件夹，30天后自动清空）。
（二）邮件文件夹管理
新建文件夹：在左侧文件夹列表右键“新建文件夹”，命名规则如“项目归档-2024年”“客户资料-合作方”，便于分类存储。
邮件分类：选中邮件，“移动至”目标文件夹；或使用“规则设置”（如“发件人为‘*经理’的邮件自动移至‘重要通知’文件夹”），实现邮件自动归档。
三、云存储平台核心操作流程
（一）文件与管理
1.登录与空间概览
网页端：打开浏览器，输入云存储平台地址（如cloudpany），使用企业邮箱账号及密码登录；进入“个人空间”可查看剩余容量（默认初始空间50GB）、文件列表及操作记录。
客户端/移动端：官方客户端（支持Windows/Mac/iOS/Android），登录后同步本地文件，实现手机与电脑间文件互传。
2.文件/文件夹
单文件：“文件”，选择本地文件（支持PDF、Word、Excel、图片等格式，单文件最大支持5GB）；后文件自动保存至“我的文件”根目录。
批量：“文件夹”，选择本地文件夹及其子文件夹，系统自动保留文件夹结构；进度可在“传输列表”中查看，支持断点续传。
新建文件夹：“新建文件夹”，按“部门-用途-日期”命名（如“市场部-活动策划-2024年3月”），避免使用特殊字符（如/:*?“|）。
3.文件编辑与版本管理
在线编辑：选中Word/Excel/PPT文件，“在线编辑”，系统自动调用Office/WPS在线编辑器（需登录个人账号），编辑后“保存”自动更新至云存储（原版本自动转为历史版本）。
版本历史：右键文件选择“版本历史”，可查看文件的修改记录（包含修改人、修改时间、版本号），支持“恢复至历史版本”或“旧版本”。
（二）文件共享与权限设置
1.分享
选中文件或文件夹，“分享”，选择“分享”；设置有效期（默认7天，最长180天）和提取码（勾选“需要提取码”提升安全性），“”。
复制发送给收件人（邮件可添加访问说明，如“附件为项目方案，提取码：”），外部需勾选“允许外部访问”。
2.设置文件夹权限
选中文件夹，“分享→指定人员分享”，添加企业内部员工账号（或部门群组）；设置权限类型：
查看：仅可在线预览、文件，不可编辑或分享；
编辑：可修改文件内容、新建子文件夹，支持分享给他人；
管理员：可管理文件夹内所有文件（
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