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行政文书档案管理标准化流程与分类方法

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业、事业单位、机关及社会组织的行政部门，旨在规范文书档案的全生命周期管理。典型应用场景包括：年度工作总结、会议纪要、合同协议、人事任免文件、财务凭证、制度规范、外来函件、项目资料等具有保存价值的行政文书的系统化管理，保证档案的完整性、可用性和安全性，支撑日常办公决策与合规审计需求。

二、标准化操作流程详解

（一）档案收集：明确范围与责任主体

收集范围界定：根据《文书档案保管期限表》，明确需纳入管理的档案类型，包括：

本单位形成的红头文件、请示批复、会议纪要、工作计划与总结；

外单位发来的函件、通知、合作协议；

人事类（劳动合同、任免文件、奖惩记录）、财务类（报销凭证、账簿、审计报告）；

项目类（立项文件、验收报告、成果资料）；

其他具有长期保存价值的文书（如资质证书、荣誉证明等）。

责任分工：

各业务部门为档案收集的第一责任人，指定专人（如*专员）负责本部门文书的日常收集与初步整理；

行政档案管理员（*某）负责统筹协调，定期（每月末）督促各部门提交档案，保证无遗漏。

收集要求：文书需为正式版本，内容清晰、无破损，电子档案需为PDF或PDF/A格式（避免格式过时导致无法打开），纸质档案需为原件或复印件（加盖“与原件核对无异”章）。

（二）档案分类：建立科学分类体系

采用“年度-机构-保管期限-文种”四级分类法，保证分类逻辑清晰、层级分明：

第一级：年度

以自然年度为单位，如“2023年度”“2024年度”，跨年度形成的文书（如项目周期跨2年）归入办结年度。

第二级：机构

按文书形成或承办的部门划分，如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”“市场部”等，部门合并或调整时，按调整后的机构归类。

第三级：保管期限

依据《文书档案保管期限规定》，分为永久、30年、10年三类：

永久：反映本单位主要职能和基本历史面貌的文书（如年度工作总结、机构沿革、重要合同、审计报告）；

30年：在较长时间内反映本单位一般工作活动的文书（如会议纪要、一般性通知、财务凭证、人事任免文件）；

10年：在较短时间内反映本单位一般性工作的文书（如日常函件、内部管理制度、临时性请示批复）。

第四级：文种

按文书的具体类型划分，如“文件”“合同”“纪要”“报告”“凭证”等，同类文种按形成时间顺序排列。

示例：“2024年度-人力资源部-永久-任免文件”

（三）档案整理：规范整理与编目

排序与编页：

纸质档案：按分类层级从低到高排序（年度→机构→保管期限→文种），每份文书右下角用铅笔编写页码（正页为1、2、3…，背面为1’、2’…，单面编页时不编背面）；

电子档案：按“年度-机构-保管期限-文种-序号”规则命名文件（如“2024-人力资源部-永久-任免文件-001”），并建立对应文件夹层级。

装订与备考表：

纸质档案：使用不锈钢夹或线装装订（避免使用金属钉，防止氧化损坏），每卷档案附《档案备考表》，注明档案数量、页数、整理人、检查人、备注（如“缺第5页”“复印件”等）；

电子档案：每卷档案附电子版《备考表》，与文书一并存储，格式为PDF。

编制目录：

依据《档案分类目录表》（见“核心管理工具模板”），逐项填写档案编号、名称、形成日期、页数、保管期限、存放位置等信息，保证与实物（或电子文件）一一对应。

（四）档案归档：办理交接与入库

部门移交：各部门整理完毕后，填写《档案归档移交登记表》（见模板），经部门负责人（*经理）签字后，在每月5日前将档案移交至行政档案室。

档案室接收：档案管理员（*某）核对档案数量、质量、分类准确性，确认无误后在《档案归档移交登记表》上签字接收，双方各执一份备查。

入库上架：

纸质档案：按分类顺序放入档案盒，标注档案盒名称（如“2024年度-综合管理部-永久-文件”），存入档案柜（柜外标注“年度-机构”标签）；

电子档案：至单位档案管理系统（或指定服务器），设置读取权限（仅授权人员可访问），定期（每季度）进行备份（异地备份与本地备份结合）。

（五）档案保管：环境维护与安全防护

存放环境要求：

纸质档案库房：温度14-24℃，相对湿度45-60%，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，远离易燃易爆物品；

电子档案存储介质：使用专用硬盘或服务器，避免与强磁场、高温物体接触，定期（每年）检测存储介质完好性。

定期检查：

每季度检查纸质档案有无霉变、虫蛀、破损，发觉问题及时处理（如除湿、修复）；

每半年检查电子档案备份有效性，保证可正常读取；

每年末对档案数量、保管状况进行全面清点，形成《档案年度清点报告》。

（六）档案利用：规范借阅与复制流程

借阅申请：因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请审批表》（见模板），说明借阅事由、档案名称、借阅期限（纸质档案不超