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合同管理文档审批流程一览表

一、适用业务场景

本流程一览表适用于企业各类合同（如采购合同、服务合同、销售合同、劳动合同等）的全生命周期审批管理，覆盖合同起草、内部审核、修订、签署、归档等关键环节。适用于以下场景：

新合同签订前需完成多部门合规性审核；

合同条款变更或补充协议的审批；

合同到期续签或终止流程的规范；

跨部门协作合同（如涉及法务、财务、业务部门）的审批跟踪。

通过标准化流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险，提升审批效率。

二、审批流程操作指南

合同审批需严格按照以下步骤依次执行，各环节负责人需在规定时限内完成审核并反馈意见，保证流程无缝衔接。

步骤1：合同发起与材料提交

操作主体：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）

操作内容：

根据业务需求起草合同文本，明确合同双方主体信息、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；

准备配套材料，包括但不限于：合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、需求说明书、技术规格书、过往合作履约记录（如有）；

通过企业OA系统或合同管理平台创建审批流程，合同文本及配套材料，填写《合同审批发起单》（注明合同类型、预计签署日期、紧急程度等）。

输出成果：完整的合同文本初稿、配套材料扫描件、《合同审批发起单》。

步骤2：业务部门初审

操作主体：业务部门负责人（如部门经理*）

操作内容：

审核合同内容与业务需求的匹配度，保证标的、数量、价格等符合部门预算及业务规划；

核对合作方资质的有效性（如营业执照是否在有效期内、授权范围是否涵盖合同内容）；

检查合同条款中是否存在业务风险点（如交货周期、验收标准是否明确）；

审核通过后，在系统中提交初审意见并流转至下一环节；若存在需修改内容，退回经办人并明确修订要求。

时限要求：1个工作日内完成（紧急合同需加急处理）。

步骤3：法务部门合规审核

操作主体：法务专员/法务经理（如法务主管*）

操作内容：

重点审核合同条款的合法性、合规性，包括但不限于：主体资格是否适格、权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否符合企业规定；

检查合同是否存在法律风险（如知识产权归属、保密条款、不可抗力约定等）；

对合同中的模糊条款或法律歧义提出修改建议，必要时与业务部门沟通完善；

审核通过后，在系统中签署合规意见；若存在法律风险，暂缓审批并上报管理层。

时限要求：2个工作日内完成（复杂或重大合同可延长至3个工作日）。

步骤4：财务部门审核

操作主体：财务负责人（如财务经理*）

操作内容：

审核合同金额与预算的一致性，保证费用支出符合企业财务制度；

核对付款条款（如付款节点、比例、方式）的合理性，避免资金风险；

检查合同中涉及的税费、发票开具要求等财务相关条款是否规范；

审核通过后，在系统中签署财务意见；若存在预算超支或付款风险，退回业务部门调整。

时限要求：1个工作日内完成。

步骤5：管理层审批

操作主体：根据合同金额及重要性分级审批（如分管副总、总经理、董事会*）

操作内容：

分级标准示例：

金额≤10万元：分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元或涉及重大战略合作：董事会审批；

审核合同的商业价值、战略匹配度及整体风险可控性；

审批通过后，在系统中签署最终意见；若未通过，明确否决原因并退回至发起部门。

时限要求：分管副总1个工作日内，总经理2个工作日内，董事会3个工作日内。

步骤6：合同用印与签署

操作主体：行政部（用印专员*）、业务部门经办人

操作内容：

审批通过后，经办人至行政部提交《合同用印申请表》及最终版合同文本；

行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批版本的一致性，确认无误后加盖企业合同专用章；

业务部门持盖章合同与对方签署，签署后回收原件（至少2份，企业留存1份，对方1份）。

时限要求：用印审核1个工作日内，签署完成后1个工作日内提交归档。

步骤7：合同归档与备案

操作主体：档案管理员（如行政专员*）、法务部门

操作内容：

档案管理员将签署完毕的合同原件、审批流程记录、相关材料扫描后，至企业档案管理系统，分类编号存储（如按合同类型、年度、编号归档）；

法务部门留存合同电子台账，记录合同关键信息（编号、对方主体、履行期限、金额、状态等），定期更新履约进展；

涉及保密合同的，需在档案系统中标注密级，限制查阅权限。

时限要求：签署完成后3个工作日内完成归档。

三、合同审批流程跟踪表

合同基本信息

内容

合同编号

（由系统自动或按规则填写，如“HT-年份-部门简称-序号”，例：HT-2023-CG-001）

合同名称

（如“设备采购合同”“项目技术服务合同”）

合同类型

□采购□销售□服务□租赁□劳动合同□其他_________

合同对方主体

（公司全称、统一社会信用代码）

合同金额（元）