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跨部门协作沟通计划及反馈模板

一、适用情境与目标

项目联合推进：如新产品研发、市场活动策划、业务流程优化等需多部门配合的项目；

资源协调支持：如部门间人力、物料、预算等资源调配需求；

问题协同解决：如客户投诉处理、流程断点疏通、突发风险应对等需多部门协作的事项；

信息同步与决策：如战略目标对齐、跨部门政策宣导、重要方案评审等需统一共识的场景。

核心目标：通过规范化的沟通流程，明确协作边界、提升信息传递效率、保证责任到人、形成闭环反馈，减少跨部门协作中的推诿、信息差等问题，推动目标高效达成。

二、协作沟通全流程操作指南

（一）准备阶段：明确协作框架

发起沟通需求

项目/事项发起部门（以下简称“发起部门”）需明确协作目标、核心需求及预期成果，填写《跨部门协作沟通计划及反馈记录表》中“基本信息”“沟通目标”部分。

示例：若为“新产品上市推广项目”，需明确“目标：3个月内实现产品销售额X万元；需求：市场部提供推广方案，研发部配合技术支持，销售部落实渠道铺货”。

确定参与部门与人员

发起部门根据需求梳理协作部门清单，明确各部门对接人（一般为部门负责人或项目接口人），同步至表格“参与方”信息栏。

原则：涉及核心决策的需部门负责人参与，执行层面可指定具体经办人，保证“决策层-执行层”沟通层级清晰。

制定沟通议程与材料准备

提前3-5个工作日向参与部门发送沟通会议通知（含时间、地点/线上、议程），并同步相关背景资料（如项目计划、问题说明、初步方案等）。

议程需聚焦核心问题，避免冗余，示例：“1.项目目标与背景介绍（10分钟）；2.各部门职责与需求对齐（20分钟）；3.现有问题与解决方案讨论（30分钟）；4.下一步行动计划确认（10分钟）”。

（二）执行阶段：高效沟通与共识达成

召开沟通会议

由发起部门负责人或指定主持人主持会议，开场重申沟通目标与议程，引导各部门围绕核心议题发言，避免偏离主题。

保证每部门均有表达机会，主持人需控制发言时间，对争议问题及时引导聚焦，避免陷入细节争执。

记录关键信息

指定专人（建议发起部门安排）担任记录人，实时同步记录讨论要点、结论、争议点及待办事项，填写表格“议程与讨论内容”“任务分配”部分。

记录要求：结论需明确“谁负责、做什么、何时完成”，争议点需标注未达成共识的内容及后续处理建议（如“需进一步调研后下次会议确认”）。

确认核心共识

会议结束前，主持人需逐项复述结论与任务分配，各部门负责人现场确认签字（或线上确认），避免理解偏差。

（三）跟进阶段：任务落地与进度同步

分发会议纪要与任务清单

会后1个工作日内，由记录人整理正式会议纪要（含结论、任务、责任人、截止时间），发送至所有参与部门，并抄送相关领导。

定期跟踪进度

各责任人按任务节点推进工作，发起部门需建立进度跟踪机制（如周例会、线上群同步），对逾期未完成的任务及时提醒，分析原因并协调解决。

若遇任务依赖其他部门的情况，需提前3个工作日催办，避免因延迟影响整体进度。

（四）反馈阶段：闭环复盘与持续优化

收集阶段性反馈

任务关键节点或阶段性成果完成后，责任人需向发起部门提交书面进展反馈（含成果、问题、下一步计划），填写表格“反馈与跟进”部分。

项目/事项复盘

全部任务完成后，发起部门组织参与部门召开复盘会，总结协作中的亮点与不足（如沟通效率、责任明确性、资源支持等），形成《跨部门协作复盘报告》，同步至管理层作为后续协作优化参考。

闭环确认

所有反馈问题解决后，由发起部门在表格“备注”栏标注“协作已闭环”，并归档记录，保证事事有跟进、件件有结果。

三、跨部门协作沟通计划及反馈记录表

基本信息

沟通主题

（例：新产品上市推广项目跨部门协作启动会）

发起部门

（例：市场部）

协作周期

（例：2024年X月X日-2024年X月X日）

记录人

*

日期/时间

（例：2024年X月X日14:00-15:00）

地点/线上方式

（例：3号会议室/腾讯会议）

参与方

部门

姓名*

市场部

张*

研发部

李*

销售部

王*

客服部

赵*

沟通目标|（例：明确各部门在新产品推广中的职责分工，确认推广方案与技术支持时间节点，协调资源分配）|

议程与讨论内容

序号

议题

1

项目背景与目标介绍

2

各部门职责与需求对齐

3

推广预算与资源分配

4

下一步行动计划确认

任务分配

任务描述

负责人*

制定推广方案初稿

张*

提供产品测试版及技术文档

李*

完成销售渠道培训

王*

收集客户反馈并整理问题清单

赵*

反馈与跟进

反馈内容

反馈人*

推广方案初稿已完成，待评审

张*

测试版开发遇技术难题，需延期3天

李*

渠道培训已完成，覆盖80%销售人员

王*

备注|（例：推广方案评审会定于X月X日14:00召开，参会人员同本次会议；研发部技术难题需提交书面说明