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中小企业应收账款管理办法

一、总则

应收账款作为中小企业流动资产的重要组成部分，其管理效率直接关系到企业的资金周转、经营成果及持续发展能力。为规范公司应收账款管理，加速资金回笼，防范坏账风险，提高资产质量，特制定本办法。

本办法适用于公司所有因销售商品、提供劳务等经营活动所形成的应收账款的全过程管理，包括客户信用评估、合同签订、发货控制、账款跟踪、催收及坏账处理等环节。公司各相关部门及人员均须严格遵守本办法规定，协同配合，确保应收账款管理工作有效开展。

二、事前管理：客户信用评估与合同规范

应收账款管理的核心在于预防，而非事后补救。事前对客户进行严格的信用评估和筛选，并规范合同条款，是控制应收账款风险的第一道防线。

（一）客户信用评估

1.建立客户档案：销售部门负责为每一位新客户建立详细档案，内容应包括客户基本信息、经营状况、财务状况（如可获得）、行业声誉、过往合作记录（如有）及主要负责人联系方式等。档案信息应定期更新，确保其准确性和时效性。

2.信用调查与评级：对于新客户或拟扩大合作规模的老客户，应由销售部门牵头，会同财务部门进行信用调查。调查可通过收集公开信息、行业口碑、客户提供的资料及必要的实地考察等方式进行。根据调查结果，对客户进行信用评级，划分信用等级。

3.确定信用额度与信用期限：依据客户信用评级结果，结合客户的经营规模、合作潜力及公司自身的资金状况和风险承受能力，为不同信用等级的客户设定合理的信用额度和信用期限。信用额度是指允许客户欠款的最高限额，信用期限是指从发货到付款的最长时间间隔。原则上，对于首次合作或信用等级较低的客户，应采取款到发货或预付部分款项的结算方式。

（二）合同规范与审批

1.合同条款的严谨性：所有销售业务（除小额零售或特殊约定外）均须签订书面销售合同。合同条款应明确标的物、数量、价格、付款方式、付款期限、交货方式、验收标准、违约责任（尤其是逾期付款的违约责任，如逾期罚息的计算方式）等核心内容。其中，付款方式和付款期限的约定应清晰、具体，避免模糊不清的表述。

2.合同审批流程：建立规范的合同审批制度。销售部门拟定合同后，须经过财务部门审核（重点审核付款条件、信用条款等对公司资金安全有影响的内容）及法务部门（或指定人员）审核（重点审核合同的合法性、完整性和严谨性），最后按权限报公司领导审批。未经审批的合同不得执行。

三、事中管理：发货控制与账龄监控

在货物发出至款项收回的过程中，需加强动态跟踪与管理，确保款项按约回收。

（一）发货与开票管理

1.发货审核：仓库部门在发货前，必须依据经审批的销售合同及销售部门开具的发货通知单（或类似凭证）进行发货。对于超出信用额度或信用期限的发货申请，须经销售部门负责人及财务部门负责人特别审批，必要时上报公司分管领导或总经理审批。

2.及时开具发票：货物发出并经客户确认（或按合同约定条件满足后），财务部门应及时开具符合税法规定的销售发票，并送达客户，同时提醒客户按合同约定付款。发票信息应与合同、发货单保持一致。

（二）应收账款跟踪与对账

1.建立台账：财务部门应建立应收账款明细台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、发生日期、金额、约定付款日期、发票号码、已收款金额、未收款金额等信息，并定期与销售部门进行核对，确保账账相符。

2.定期对账：财务部门应至少每月与客户进行一次应收账款对账。对账工作可由财务部门直接与客户财务部门进行，也可由销售部门协助沟通。对账单应明确截止日期、欠款金额、明细构成，并由双方签字盖章确认。对账单回执应妥善保管，作为债权确认的依据。

3.账龄分析：财务部门每月（或每季度）对应收账款进行账龄分析，将应收账款按账龄（如0-30天、31-60天、61-90天、____天、180天以上等区间）进行分类统计，分析不同账龄段应收账款的占比及风险状况，并编制《应收账款账龄分析表》提交公司管理层。

4.动态跟踪与预警：销售部门是应收账款日常跟踪的主要责任部门，销售人员应主动与客户保持沟通，了解客户的经营状况及付款意愿，及时掌握款项回收进度。对于临近付款期限的应收账款，应提前提醒客户准备付款。对于已逾期的应收账款，应立即启动催收程序。

四、事后管理：催收策略与坏账处理

针对逾期应收账款，应采取积极有效的催收措施，并对确实无法收回的款项按规定程序进行坏账处理。

（一）催收策略与流程

1.分级催收：根据应收账款逾期时间的长短、金额大小及客户的实际情况，采取不同的催收策略和力度：

*逾期初期（如逾期1-30天）：由销售人员通过电话、邮件、微信等方式进行友好提醒，了解逾期原因，协商付款计划。

*逾期中期（如逾期31-90天）：若友好提醒无效，由销售部门负责人介入，与客户进行正式沟通，发送书面催收函（可通过快递或