机关单位文件管理与档案整理.docxVIP

机关单位文件管理与档案整理

一、文件管理：从源头把控，确保规范高效

文件管理是档案工作的基础，其质量直接决定了后续档案整理的难易程度和利用价值。做好文件管理，需从文件的“诞生”之初就注入规范的基因。

（一）文件的形成与办理规范化

文件的形成是管理的起点。拟稿阶段，应严格遵循国家及本单位关于公文格式、行文规则的规定，确保内容真实准确、表述严谨清晰、逻辑层次分明。对于涉及多部门协同的事项，需明确主办与协办关系，避免职责不清导致文件流转不畅或内容疏漏。审核环节至关重要，核稿人需对文件的政策依据、事实数据、文字表述、格式规范等进行全面把关，必要时应进行会商研判，确保文件的严肃性和权威性。签发后，正式印制前需进行复核，防止在排版、印制过程中产生新的错误。

（二）文件的收发文登记与传阅

无论是外来文件还是本单位制发文件，均需建立规范的收发文登记制度。登记项目应至少包括文件标题、文号、来文单位（或承办部门）、成文日期、收（发）文日期、份数、密级、处理情况等，以便于追溯和统计。文件传阅应根据内容涉密程度和工作需要，确定传阅范围和方式。对于涉密文件，必须严格按照保密规定进行管理，限定传阅人员，使用专用阅文夹，并做好传阅记录，防止失泄密事件发生。非涉密但重要的文件，也应控制传阅范围，避免无关人员接触。传阅过程中，应提倡“当日事当日毕”，加快流转速度，避免文件积压。

（三）文件的日常保管与利用

日常工作中形成的文件，应按照一定的规则进行分类存放，通常可按年度、部门、业务类型等维度进行初步划分，便于查找。对于正在办理的文件，应妥善保管，防止丢失、损毁或污损。已办理完毕的文件，应及时整理，区分需归档与无需归档两类。文件的借阅利用需履行必要的手续，明确借阅期限和要求，重要文件的借阅需经相关领导批准。归还时应检查文件的完整性，确保无误后再行注销。

二、档案整理：规范有序，服务长远

档案是机关单位历史活动的原始记录，是宝贵的信息资源。档案整理工作是将零散的、具有保存价值的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化、条理化处理，使之成为有序体系的过程。

（一）归档范围的精准界定

准确界定归档范围是做好档案整理的前提。各机关单位应依据国家及行业档案管理规定，结合本单位工作实际，制定科学合理的文件材料归档范围和档案保管期限表。通常而言，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有查考利用价值的文件材料均应归档。反之，临时性、事务性、重复性的文件材料，以及无查考利用价值的草稿、复印件等，则可不予归档。在实际操作中，需防止“有文必档”或“应归不归”两种倾向，确保归档材料的质量。

（二）档案整理的基本原则与方法

档案整理应遵循“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基本原则。目前，机关单位档案整理普遍采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”的分类方法。具体到整理环节，通常包括分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等步骤。

*分类与组合：将归档文件按年度分开，再按机构（或问题）进行二级分类，同一类别的文件再按保管期限划分。在组合时，应将同一事由形成的相关文件材料组合在一起，即所谓的“一事一档”或“一组相关文件为一件”。

*排列与编号：在同一保管期限内，归档文件可按事由结合时间、重要程度等顺序排列。排列完毕后，对每份文件进行编号，即档号的编制，档号应具有唯一性和稳定性。

*编目与装订：编目是档案整理的重要环节，主要包括编制归档文件目录，目录项目应包含件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。文件材料在装订前需去除易锈蚀的金属物，对破损的文件进行修复，采用符合档案保护要求的装订方式，如线装或不锈钢钉装订。

*装盒与填写备考表：将整理好的归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表。备考表应注明盒内文件的缺损、修改、补充、移出等情况。

（三）特殊载体档案的整理

随着办公自动化的普及，机关单位形成的档案载体日益多样化，除传统的纸质档案外，还包括电子档案、声像档案、实物档案等。对于这些特殊载体档案，也应参照相应的管理规范进行整理。例如，电子档案的整理应注重元数据的采集与著录，确保其真实性、完整性、可用性和安全性；声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、事由等要素，并配以文字说明；实物档案应登记造册，妥善保管。

三、提升路径：内外兼修，常抓不懈

机关单位文件管理与档案整理工作是一项系统工程，需要常抓不懈，持续改进。

（一）强化制度建设与责任落实

应建立健全覆盖文件形成、办理、管理、归档、利用、保管等各个环节的规章制度，明确各部门及相关人员的职责。将文件管理与档案整理工作纳入单位日常管理和年度考核范畴，确保各项制度落到实处，责任到人。

（二）