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企业内部文件存档管理制度模板（安全存储型）

一、适用范围与业务场景

本制度适用于企业内部各类具有保存价值的文件资料的安全存储管理，涵盖但不限于：

日常业务文件：合同协议、项目方案、会议纪要、业务报表等；

行政管理文件：制度规范、人事档案、培训资料、固定资产记录等；

财务类文件：凭证账簿、审计报告、预算表、税务资料等；

特殊载体文件：电子档案（含加密数据）、影像资料、实物档案（如印章、证书）等。

适用于企业各部门、各分支机构的文件存档管理场景，保证文件在收集、整理、存储、借阅、销毁全生命周期中的安全性、完整性与可追溯性。

二、文件存档管理全流程操作指引

1.文件收集与移交

操作步骤：

明确责任主体：各部门指定文档管理员（可兼职）负责本部门文件收集，保证文件形成后3个工作日内完成初步整理。

收集范围确认：仅收集具有长期保存价值、反映部门职能及业务活动的文件，重复性、临时性文件无需存档。

移交登记：文档管理员将收集的文件填写《文件移交清单》（见模板1），与接收部门档案管理员共同核对文件数量、完整性，双方签字确认后完成移交。

关键要求：移交时需注明文件密级（如公开、内部、秘密）、形成日期及关联业务信息，保证后续分类准确。

2.文件整理与分类

操作步骤：

分类标准：按“部门-业务类型-年度”三级分类法，例如“市场部-项目方案-2023年”。

编号规则：采用“部门代码（2位）-文件类别代码（2位）-年度（4位）-流水号（3位）”格式，如“01-03-2023-005”（01代表行政部，03代表制度类文件）。

目录编制：档案管理员根据分类结果编制《文件分类目录表》（见模板2），包含文件编号、名称、密级、页数、存储位置、保管期限等信息，保证每份文件可快速定位。

关键要求：电子档案需同步命名（编号+文件名），与纸质档案保持一致；扫描件分辨率不低于300DPI，保证清晰可读。

3.文件存储与保管

操作步骤：

存储介质选择：

纸质档案：存入符合档案管理标准的铁皮柜，柜体锁具由档案管理员专人保管；

电子档案：存储于企业内部加密服务器，禁止使用个人电脑、U盘等非授权设备存储；

特殊载体：影像资料刻录为不可擦写光盘，实物档案存入专用防潮防尘柜。

存储环境管理：

档案库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备温湿度计并每日记录；

定期检查消防设施（灭火器、烟雾报警器），保证库房内无易燃、强腐蚀性物品。

加密与权限管控：

电子档案按密级设置访问权限（如“秘密”级文件仅部门负责人及以上岗位可查阅）；

档案管理员每季度核查一次权限列表，离职人员权限需立即注销。

关键要求：涉密文件（如未公开合同、财务数据）需单独存放，存储区域加装监控设备，监控录像保存30天以上。

4.文件借阅与使用

操作步骤：

借阅申请：员工需填写《文件借阅申请表》（见模板3），注明文件名称、借阅事由、借阅期限（原则上不超过3个工作日），经部门负责人审批后提交至档案管理员。

审批权限：

公开级文件：部门负责人审批；

内部级文件：部门负责人+分管领导审批；

秘密级文件：部门负责人+分管领导+总经理审批。

借阅与归还：

纸质档案借阅需当场核对文件完整性，借阅人不得涂改、抽取、复制文件（经批准的除外）；

电子档案借阅需通过内部系统在线查看，禁止或截屏，档案管理员需记录借阅日志。

归还时，档案管理员检查文件是否完好，确认无误后收回并注销借阅记录。

关键要求：涉密文件原则上不得借阅出档案库房，确需借出需由部门负责人全程陪同，使用后立即归还。

5.文件鉴定与销毁

操作步骤：

保管期限届满鉴定：档案保管期限届满前1个月，由档案管理员牵头，组织部门负责人、法务专员组成鉴定小组，对文件价值进行评估。

销毁审批：

无保存价值的文件：填写《文件销毁审批表》（见模板4），经部门负责人、分管领导审批后销毁；

涉密文件销毁：需额外经总经理审批，并由2人以上共同监销。

销毁执行：

纸质档案采用碎纸机粉碎处理，保证无法复原；

电子档案彻底删除存储介质数据，并进行格式化或物理销毁；

监销人需在《文件销毁审批表》上签字确认，销毁记录保存10年以上。

关键要求：任何部门或个人不得擅自销毁文件，违者将按企业相关规定追究责任。

三、配套管理表单模板

模板1：文件移交清单

移交部门

移交人

移交日期

文件编号

文件名称

页数

密级

接收人

备注

备注：1.本单一式两份，移交部门与档案室各执一份；2.移交时需核对文件完整性，如有破损需注明。

模板2：文件分类目录表

部门

文件类别

年度

文件编号

文件名称

页数/存储大小

存储位置（柜号/路径）

保管期限

密级

责任人

模板3：文件借阅申请表

申请部门

申请人

申请日期

联系方式

文件编号

文件名称

借阅事由

借阅期限

审批意见：

部门负责人签字：

日期：

分管